事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化策略探討

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

隨著信息技術的飛速發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的重要趨勢。事業(yè)單位作為國家機構的重要組成部分，該類單位的檔案數(shù)字化進程對提高工作效率、保障信息安全以及促進資源共享具有關鍵作用。但當前事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作仍面臨諸多挑戰(zhàn)，包括管理標準不統(tǒng)一、技術應用不充分以及人員能力不匹配等，這些問題在一定程度上制約了數(shù)字化檔案管理的進一步開展。因而深人探討事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化策略，對推動檔案管理現(xiàn)代化、提高事業(yè)單位管理水平具有迫切的現(xiàn)實意義。

一、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的意義探討

事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理，即將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，并利用信息技術手段存儲、管理和利用的過程，這一轉(zhuǎn)變不僅具有技術層面的革新意義，還在多個維度上展現(xiàn)出深遠的影響。

其一，從技術層面看，數(shù)字化檔案管理實現(xiàn)了檔案的快速檢索和高效利用，極大地提高了檔案管理的工作效率，且通過數(shù)字化手段，檔案的存儲、檢索和利用都變得更為便捷，使得檔案管理人員能夠更輕松應對大量的檔案管理工作。

其二，從信息安全層面考慮，數(shù)字化檔案管理為檔案的保密和安全提供了更為可靠的保障，且數(shù)字化檔案可通過加密、權限設置等技術手段，有效防止檔案被篡改和非法訪問，確保檔案的完整性和真實性。

其三，數(shù)字化檔案管理還有助于促進檔案資源的共享和利用。數(shù)字化手段可以支持檔案資源跨越時空限制，實現(xiàn)遠程訪問和共享，為學術研究、政策制定等提供更為豐富的信息資源。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

1.缺乏先進的檔案管理設備

在事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的進程中，一個顯著的問題是缺乏先進的檔案管理設備，如部分事業(yè)單位在推進數(shù)字化檔案管理時，仍然依賴于老舊的硬件設備，如低性能的服務器、陳舊的掃描儀和打印機等，這些設備在處理大量數(shù)據(jù)時效率低下，且容易出現(xiàn)故障，嚴重影響數(shù)字化檔案管理的進程和質(zhì)量。此外，也有部分事業(yè)單位在數(shù)字化檔案管理設備的投入上顯得捉襟見肘，因資金有限，只能購買一些基本的設備，無法引進更先進、更高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，限制了數(shù)字化檔案管理的效率，也影響了檔案信息的完整性和安全性。

2.辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容

事業(yè)單位的辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)得到了廣泛應用，但許多單位的辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間卻存在不兼容的問題，導致在檔案信息的生成、傳遞和存儲過程中，常常需要人工二次處理，不僅增加工作量，還容易出現(xiàn)信息丟失或錯誤的情況。與此同時，辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容的問題，還體現(xiàn)在數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換上，原因在于兩個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)格式不兼容，且常常需要復雜的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，增加了技術難度，也降低了工作效率。此外，不兼容的系統(tǒng)還可能導致檔案信息的重復錄入和冗余存儲，增加了檔案管理的成本。

3.缺乏高素質(zhì)、高水平的專業(yè)技術人才

事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的成功實施，離不開高素質(zhì)、高水平的專業(yè)技術人才，而在現(xiàn)實中，仍有多個事業(yè)單位面臨著專業(yè)人才短缺的問題。一方面，由于檔案管理在事業(yè)單位中往往被視為輔助性工作，因而很難吸引和留住高素質(zhì)的專業(yè)人才。另一方面，部分事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏必要的數(shù)字化技能和知識，難以適應數(shù)字化檔案管理的新要求。

此外，事業(yè)單位在數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)上也存在不足，許多單位沒有建立完善的培訓體系，無法為檔案管理人員提供必要的培訓和指導，致使檔案管理人員在數(shù)字化檔案管理過程中常常感到力不從心，未能充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化策略

1.全面升級檔案管理硬件設備設施

在事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化策略中，全面升級檔案管理的硬件設備設施是至關重要的一環(huán)，這一策略不僅關乎數(shù)字化檔案管理的效率與質(zhì)量，還直接影響檔案信息的存儲、檢索與利用。例如，人事檔案作為事業(yè)單位極具重要性的檔案類型，其包含的員工信息對單位的人力資源管理、績效考核及員工個人發(fā)展等方面都具有重要意義，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，成為事業(yè)單位檔案管理改革的重要方向，具體應從以下幾個方面展開。

其一，高性能存儲設備。隨著檔案數(shù)量的不斷增加，對存儲設備的容量和性能提出更高的要求，事業(yè)單位應引進大容量、高速度的存儲設備，如企業(yè)級硬盤陣列、固態(tài)硬盤（SSD）等，以確保檔案數(shù)據(jù)的完整存儲和快速訪問。

其二，高精度掃描設備。在檔案數(shù)字化過程中，需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像，高精度掃描設備不可或缺，事業(yè)單位應選擇具備高分辨率、高速掃描功能的掃描設備，如A3幅面高速掃描儀，以確保掃描出的圖像清晰、準確，為后續(xù)的數(shù)字化處理提供可靠基礎。

其三，安全備份與恢復設備。在數(shù)字化檔案管理中，數(shù)據(jù)的安全性和可靠性至關重要，事業(yè)單位應配備安全備份與恢復設備，如磁帶庫、云存儲等，以確保檔案數(shù)據(jù)在遭遇意外情況，如自然災害、設備故障等時，能夠得到及時、有效地恢復。

2.無縫融合辦公與檔案管理系統(tǒng)

在事業(yè)單位的日常運營中，辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)作為信息流轉(zhuǎn)與存儲的核心環(huán)節(jié)，其無縫融合對于提高工作效率、優(yōu)化資源配置以及強化信息安全具有不可估量的價值。

其一，標準化數(shù)據(jù)接口：奠定融合基礎。數(shù)據(jù)接口的標準化是實現(xiàn)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無縫融合的前提，包括數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、傳輸協(xié)議的明確以及訪問權限的嚴格界定。因而制定并遵循這些標準，兩個系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)能夠以一種高效、安全的方式交換和共享，避免了因格式不兼容或權限設置不當而導致的信息孤島現(xiàn)象。

其二，集成開發(fā)：構建協(xié)同工作的橋梁。集成開發(fā)是實現(xiàn)系統(tǒng)無縫融合的關鍵步驟，在此過程中開發(fā)者需將辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的功能模塊深度整合，通過共享數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一用戶認證和消息推送等先進技術，確保兩個系統(tǒng)能夠協(xié)同工作。例如，通過共享數(shù)據(jù)庫，員工在辦公系統(tǒng)中處理完文件后，可自動將其歸檔至檔案管理系統(tǒng)，無須手動操作，大幅提高了工作效率。

其三，模塊化設計：提升系統(tǒng)靈活性與可擴展性。模塊化設計的應用，使得辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的功能模塊成為可插拔、可配置的組件，這種設計不僅便于系統(tǒng)的維護與升級，還能夠根據(jù)事業(yè)單位的實際需求，靈活地選擇和組合功能模塊，實現(xiàn)系統(tǒng)的定制化開發(fā)。例如，對頻繁需要查閱歷史檔案的員工，可以為其配置專門的檔案檢索模塊，以提高工作效率。

其四，用戶友好界面：優(yōu)化用戶體驗。一個用戶友好的界面設計，是實現(xiàn)系統(tǒng)無縫融合不可或缺的一環(huán)，界面應簡潔明了，易于操作，符合用戶的使用習慣和需求，并可通過合理的布局、清晰的導航以及直觀的圖標，讓事業(yè)單位檔案管理人員能夠輕松地在辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間切換，降低學習成本，提升工作滿意度。

3.強化檔案數(shù)字化管理人才培養(yǎng)

隨著信息技術的不斷發(fā)展和應用，事業(yè)單位開展檔案數(shù)字化管理，其管理人員不僅需要具備檔案管理的基礎知識，還要掌握數(shù)字化技術、信息安全和數(shù)據(jù)分析等多方面的技能。

一是明確人才培養(yǎng)目標。包括提升檔案管理人員的數(shù)字化技能，使其能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)；增強信息安全意識，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性；提高數(shù)據(jù)分析能力，為事業(yè)單位提供決策支持。例如，某市檔案館在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，明確提出要培養(yǎng)一批既懂檔案管理又精通信息技術的復合型人才，以滿足數(shù)字化檔案管理的需求。

二是構建多元化培訓體系。為了滿足不同層次、不同崗位檔案管理人員的培訓需求，事業(yè)單位應構建多元化的培訓體系，包括內(nèi)部培訓、外部培訓和在線學習等多種方式。其中，內(nèi)部培訓可以邀請專家開展專題講座，分享數(shù)字化檔案管理的最新技術和經(jīng)驗；外部培訓可以組織檔案管理人員參加行業(yè)研討會、交流會，拓寬視野，了解行業(yè)動態(tài)；利用在線學習平臺，提供豐富的課程資源，方便檔案管理人員自主學習。例如，某省檔案局與某知名大學合作，開設了檔案數(shù)字化管理在線課程，為全省檔案管理人員提供了便捷的學習途徑。

三是實踐鍛煉與項目驅(qū)動。包括檔案數(shù)字化處理、檔案數(shù)據(jù)庫建設和檔案信息安全防護等，通過參與項目，檔案管理人員可以將所學知識應用于實際工作中，提高實際操作能力。例如，某事業(yè)單位在實施檔案數(shù)字化處理項目時，組織檔案管理人員全程參與，從檔案整理、掃描和錄入到數(shù)據(jù)庫建設，每個環(huán)節(jié)都有詳細的培訓和指導，以此有效提升檔案管理人員的數(shù)字化技能。

四是建立激勵機制與職業(yè)發(fā)展路徑。為了激發(fā)檔案管理人員的學習熱情和積極性，事業(yè)單位應建立相應的激勵機制，包括設立獎勵基金、評選優(yōu)秀檔案管理人員和提供晉升機會等，同時為檔案管理人員規(guī)劃清晰的職業(yè)發(fā)展路徑，讓其看到自己在數(shù)字化檔案管理領域的成長空間和發(fā)展前景。例如，某事業(yè)單位設立了檔案管理專家崗位，為表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員提供了晉升機會和更高的薪酬待遇。

4.建立科學的檔案數(shù)字化管理制度

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理正逐步向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型，為確保這一轉(zhuǎn)型過程的順利開展，并充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，建立一套科學、完善和適應事業(yè)單位特點的檔案數(shù)字化管理制度顯得尤為重要。

其一，明確制度目的與原則。通過制度規(guī)范事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理流程，提高檔案管理效率，保障檔案信息安全，促進檔案資源的有效利用。首先，是標準化原則。應遵循國家檔案局及行業(yè)相關標準，確保檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化、標準化。其次，是安全性原則。強化檔案信息安全意識，采取必要的技術和管理措施，防止檔案信息被泄露、篡改和丟失。再次，是高效性原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案數(shù)字化處理效率，降低管理成本。最后，是易用性原則。設計友好的用戶界面，簡化操作流程，方便員工使用。

其二，檔案數(shù)字化管理流程。首先，明確檔案收集范圍。整理、分類收集的檔案，確保檔案信息的完整性和準確性。其次，采用先進的掃描、識別技術，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，同時確保數(shù)字檔案的清晰度和可讀性。再次，建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案庫，對數(shù)字檔案統(tǒng)一存儲、管理和備份，確保檔案信息的長期保存和可追溯性。最后，提供便捷的檢索工具。支持關鍵詞、日期和分類等多種檢索方式，方便員工快速找到所需檔案，并鼓勵檔案資源的合理利用，支持跨部門、跨單位的檔案共享。

其三，監(jiān)督與反饋。一是單位內(nèi)部監(jiān)督。需設立專門的檔案管理監(jiān)督機構，對數(shù)字化檔案管理流程定期檢查和評估，確保各項制度得到有效執(zhí)行。二是外部反饋。鼓勵員工對數(shù)字化檔案管理提出意見和建議，通過問卷調(diào)查、座談會等方式收集反饋意見，不斷改進和優(yōu)化管理制度。

四、結語

綜上所述，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化策略涉及硬件、軟件及人才等多個方面。一方面，可通過全面升級檔案管理的硬件設備，確保數(shù)字化進程的順利開展。另一方面，應借助辦公與檔案管理系統(tǒng)的無縫融合，減少人為錯誤，大幅提高工作效率。此外，還應強化檔案數(shù)字化管理人才培養(yǎng)，全面推動事業(yè)單位檔案管理向數(shù)字化、智能化和高效化方向發(fā)展，最終為事業(yè)單位改革與發(fā)展提供堅實的信息支撐。

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作者單位：五蓮縣公共就業(yè)和人才服務中心