淺談電力企業文書檔案的現代化管理

李云娟

摘 要：討論了電力企業文書檔案的現代化管理方法，旨在為提升電企檔案管理效率而獻計獻策。

關鍵詞：電力企業；文書檔案；檔案管理；現代化

在當前，在數字化環境和設備中形成，以數碼形式存儲于光盤、磁盤等載體，依托網絡技術對各類信息進行處理的電子檔案的產生，改變了多年來紙質文書檔案“記賬式”存檔的格局。伴隨著科學技術的快速發展，當代文書檔案呈現出了種類、內容、形式的多樣化特點，這使得檔案管理模式也隨之發生了巨大變化，無論是“集中統一”的管理體制還是“條塊結合”的運行模式，都不同程度的顯現出與檔案特點之間的相互矛盾和相互掣肘。在新形勢下，解決這一矛盾的唯一途徑是實行檔案現代化管理模式，而現代化檔案管理模式的成型，則需要企業對現有的軟硬件設施進行一系列的改革和升級。對此，本文圍繞電力企業文書檔案現代化管理模式的構建進行了探討。

1 加強人員素質建設

當前，計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給電力檔案工作者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。文書檔案管理工作者必須掌握現代化信息技術，熟練和運用電子計算機以及現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護，勝任計算機時代的文書檔案管理工作。電力企業應強化訓練，對檔案專（兼）職工作者分層次進行基礎知識培訓及檔案專業知識培訓，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案管理生力軍，培養和選拔優秀人才，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。只有這樣才能在實踐中建設一支政治合格、業務精通、紀律嚴明、作風過硬、服務優質的文書檔案管理隊伍，進而全面提高電力企業檔案工作的服務意識和管理水平。

2 建立標準化檔案管理機制

在實踐中，標準化檔案管理機制的建立有賴于科學合理的管理制度，因此，在實踐中，電企領導班子應制定完善的檔案管理制度，加強內部控制，建立現代化檔案管理指標，規范檔案管理流程，全面加強檔案管理力度和提升檔案管理水平。在工作實踐中，企業管理層可通過向檔案管理人員滲透檔案管理理念和思想等方式來激發管理人員的工作熱情，進而，用制度來加強對檔案管理工作的約束。其中，制度建設需體現三個原則：①人性化原則，結合檔案管理的實際情況，從加強對檔案管理人員的培訓和解決管理人員在工作中所面臨著問題入手，消除其后顧之憂；②法律性原則，要在制度中體現檔案管理的保密性，體現檔案的嚴謹性和法律性；③權威性原則，要讓檔案管理人員正確認識制度的建立意義，讓他們感受制度的權威，感受檔案管理工作的重要性。

3 加強軟硬件設施庫建設

軟、硬件設施是數字檔案庫建設的主要媒介，在實踐中，電力企業必須要通過加強軟、硬件建設來提升數字化檔案庫的功效，實現文書檔案現代化管理。首先，在硬件方面，電力企業需要建立一個以計算機為載體的檔案信息采集、歸檔管理和錄入檔案庫的工作平臺，實現所有數據數字化，信息傳送網絡化。其次，在軟件方面，電力企業應組建內部局域網計算機組，利用局域網中的文件管理、應用軟件共享、打印機共享等功能，實現全面檔案管理工作數字化；同時引進檔案管理軟件，目前在我們電力系統應用較為廣泛的是協同辦公系統，該系統基本實現了無紙化辦公的所有功能，最后環節是歸入檔案庫由管理人員按分類歸檔電子文件。

4 加強文書檔案管理

強化檔案管理的主要手段有三種。

一是要對檔案信息來源進行歸納整理。檔案信息的來源往往是檔案的實際形態，在實踐中，企業可為每一個部門配備計算機和兼職信息錄入人員，通過計算機的資源共享，檔案管理部門定期將各部門的檔案信息進行匯總，為每一個部門配置一個專門的信息來源窗口，并歸納好如責任者、文件號、題名、日期和頁數等詳細信息，從而提升檔案信息來源的管理效能。

二是要做好定期歸檔工作。在實踐中，企業需要利用計算機系統建立至少三四個檔案庫，一是臨時檔案庫，主要負責存儲經過立卷處理的工程檔案信息；二是具有索引和關鍵詞查詢功能的主檔案庫，負責儲存各項經過審計核實的工程檔案信息；三是通用檔案庫，主要為各部門提供查詢服務。四是不歸檔庫，主要是存儲銷毀文件的信息。其中，臨時數據庫中的檔案信息不宜存放太長時間，要定期進行歸檔處理。在歸檔過程中，錄入通用檔案庫的檔案信息需要進行敏感或重要信息篩選和剔除處理，以消除潛在的風險隱患。

三是要將檔案庫視作企業的信息產品來管理，并依照生產產品的管理方式，通過質量控制體系進行監管。在管理過程中，企業可將檔案內容通過組織協調組建一個體系，在這一體系中，管理者將檔案庫維護作為一個單獨的項目進行管理，并建立評價機制，采用模擬檢索形式審查檔案庫的設計是否科學合理，檢查數據是否完整、準確，并評價在數據收集、錄入、備份等環節是否提升了工作效率。

參考文獻

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