由檔案保管期限表及相關問題引發的思考

吳佳林?張巍?趙翊新

摘 要：檔案保管期限表是檔案工作人員鑒定檔案價值和確定檔案保管期限的標準和依據，筆者針對檔案保管期限表的現狀以及如何改善期限表以使檔案鑒定工作和保管工作更加合理的進行提出了幾點設想。

關鍵詞：檔案保管期限表；德爾菲法；權責明確；美國文件中心

對檔案保管期限表優劣的思考，一直有很多的爭論。有學者認為檔案保管期限應該堅持“兩分法”，保管條例越簡單越好；也有學者認為應該借鑒國外檔案保管期限經驗，保管條例越細化越好，越多越好，還有學者認為應該建立完善的檔案保管期限表體系[1]。筆者也針對檔案保管期限表提出了一些看法。

1 檔案保管期限表現狀

各國檔案保管期限表的制定存在兩種態度，一是保持靈活，因而檔案保管期限表趨向概括、抽象；二是力求具體，因而檔案保管期限表趨向機械、細致。我國制定檔案保管期限表持前者的原則和態度[2]，也暴露出相應的缺點：

1.1 期限表用詞過于抽象，程度性詞語過多，且沒有指出期滿之后的處置行為

國家檔案局1987年頒發的《文書檔案保管期限表》和2006年頒發的通用檔案保管期限表《文書檔案保管期限表》中都包括“有長遠利用價值”、“一般工作活動”、“較長時間內”、“典型材料”、“一般材料”“影響大、問題嚴重的”等此類模糊、抽象的字眼。這些問題都沒有一個統一明確的判斷標準，有的檔案工作者認為重要的文件，有的工作人員卻覺得價值不高，或者這份文件本身價值不大，卻被檔案工作者作為重大性檔案永久保存，而具有潛在價值的檔案卻被定期保管，面臨到期銷毀的處境，給檔案價值的鑒定工作和檔案利用工作帶來許多不便。并且對于保管期限已滿的檔案，檔案保管期限表并沒有給出相應的處置行為規定，導致檔案工作人員對保管期滿的檔案的處置處于盲目和隨意的狀態。一方面，由于檔案工作者大都非本專業或未經專門培訓，對檔案的歷史價值知之甚少，即使鑒定工作有機關精通業務的專業人員參與，他們受工作職責、所處地位、環境等各種因素的限制，考慮文件價值的出發點多局限于文件對形成部門的價值，無法充分預測檔案價值的潛在性，導致一些具有研究和利用價值的檔案歸檔在定期保存之列，而一些無價值的檔案卻被長期保管；另一方面，檔案保管期限表中存在的抽象性詞語較多，檔案工作人員為了避免日后在查找利用檔案時出現檔案已被銷毀的情況，減少檔案利用工作的不便和自身所負責任，對于長期和定期保管的檔案，都多采取保管年限“寧多不少”的原則，這種用詞過于抽象的情況，沒有具體的要求和限制，使檔案工作者無法準確對檔案的保管期限做出判斷，給實際操作工作帶來諸多不便，導致許多文件材料處于“有限無期”、“鑒而不毀”的狀態，造成檔案館實際利用價值不大的文件數量過多，不利于檔案的管理和提供利用。

1.2 檔案保管期限過粗，永久保存的檔案比例過高

我國的檔案保管期限表曾將檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三個階段和永久、定期兩個階段，也就是所謂的“三分法”和“兩分法”。美國的保管期限表具有較強的指導作用，條款具體，操作性強，保管期限表中一般都列有300多個條款，具體規定各類文件的保管期限也有十幾個等級；日本的檔案保管期限分為1年、3年、5年、10年、永久五個級別；阿根廷的檔案保管期限則分為6個月、1年、3年、3年、10年、永久等，并且定期保存的檔案規定得較具體。檔案保管期限表的期限與條款，雖然不是越多越好，但是從理論上講，條款細化使其一目了然是非常有必要的。另外我國永久保存檔案的數量也遠遠高于國外一些國家，例如美國永久保存的檔案數量約占1%-2%，檔案館只接收具有永久保存價值的檔案，檔案鑒定工作主要在文件中心進行，對半現行文件擁有最終處置權[3]。而我國永久保存的檔案數量則占到50%-60%，這對檔案館館藏帶來了很大壓力，檔案館庫房建設的增長速度與檔案數量急劇膨脹的矛盾十分突出。

1.3 重宏觀輕微觀，保存的檔案過于重復，反映政治話題的檔案過多

鑒定檔案價值的原則是：從國家和人民的整體利益出發，用全面的、歷史的、發展的、效益的觀點判定檔案的價值”[4]。目前檔案保管期限表中對于宏觀的、方針政策性的綜合性文件的保管期限較長，對于微觀的、典型的文件保管期限較短[5]，無法完整的反映社會政治、經濟、歷史文化等各方面的狀況，滿足不同機構、團體、社會組織及個人的利用需求。我國目前仍屬于發展中國家，檔案數量的急劇膨脹速度遠高于檔案館庫房建設的增長速度；另外很多檔案機構保存的文件中，往往伴隨著一份文件與另外多份文件內容重復、交叉，造成了人力、財力、物力的浪費。而且在實際鑒定工作中，往往出現重政治、重大體的現象，反映行政政治方面的檔案材料較多，反映宏觀的、系統的檔案較多，忽略經濟、文化、科技等方面的重要性和利用需求，忽略典型性、代表性檔案的特殊價值，使檔案無法充分反映社會生活的各個方面。

2 針對檔案保管期限表存在問題的思考

針對檔案保管期限表的問題，筆者認為檔案保管期限表的制定可以借用德爾菲法的原理。檔案保管期限表是確定檔案保管期限的標準，是為了更好的保管檔案并提供利用，檔案工作者和利用單位及個人在這一問題上更有發言權，因此其制定應該建立在對全國各地檔案部門和工作者的調查和對其結果的統計之上，在制定條例之前，廣泛征求這一群體的意見，然后將不同的意見進行匯總，并整理出相對綜合的意見反饋給他們，再次征詢意見，這樣適當次數的反復之后，逐漸得出較為一致合理的意見。這樣不僅可以考慮到不同地區不同機構的實際情況，條例的制定也會更加具體合理。制定期限表時應該條例清晰，權責明確，保證鑒定人員理解容易，方便使用，使檔案工作者在確定保管期限的同時有據可依，即使日后出現了部分檔案在被利用時已經因期滿被銷毀，也是因為檔案保管期限表的不合理和滯后性造成的，檔案鑒定人員是按照規定履行職責，不必承擔法律責任。

對于檔案的鑒定工作，檔案機構可以考慮將檔案館與檔案鑒定工作分離，成立專門機構負責檔案鑒定工作，以減少由于檔案保管期限表的不完善和檔案鑒定人員的非專業性導致的檔案價值鑒定的隨意性和混亂，也可以減少檔案館的工作量，以便其集中精力更好的開展服務利用工作，緩解檔案館館藏壓力。在這個問題上美國各級檔案機構在檔案鑒定工作方面有很大的可取性，他們設立專門組織和人員負責鑒定工作[6]，這個鑒定小組的一項重要任務，就是根據政府機構報送的文件處置申請表，提出審核意見，確定聯邦政府形成的文件中，哪些能反應社會生活并作為珍貴檔案史料被保存下來[7]，我國的檔案機構可以借鑒這種做法，確保被保存下來的檔案的價值性和完整性，做到“留必用之，用必留之”。

參考文獻

[1]宗培嶺：檔案保管期限表研究 檔案學通訊 2002年第5期

[2]中國人民大學出版社 《檔案管理學》 第三版

[3]姚迪：中美檔案鑒定工作比較研究 《浙江檔案》2010年第2期

[4]馮惠玲：檔案管理學 北京：中國人民大學出版社，1993.103-104

[5]付榮校：從館藏優化審視檔案保管期限表的改革 上海檔案 2003年第2期

[6]鄭洪軍：《試述國外檔案鑒定工作的特點及對我國現狀的思考》《遼寧行政學院學報》 2006年第3期

[7]姚迪：中美檔案鑒定工作比較研究 《浙江檔案》2010年第2期