電子文件檔案管理面臨的問題及對策探討

摘 要：目前，各國的信息化技術都在迅猛發展，與之相對應的文件管理工作也朝著電子化的方向邁進。在電子政務系統當中，很多文件都是依靠計算機來實現管理和傳遞，因此不可避免的也會受到各種不利因素的影響。筆者結合電子文件的發展歷程，分析了我國在電子文件管理方面存在的問題，并且提出了解決這些問題的一些方法。

關鍵詞：電子文件；檔案管理；問題；對策

1 電子文件檔案的發展

電子文件檔案起步的時間比較晚，在十九世紀的中期，隨著計算機技術的不斷發展，人們開始認識到計算機對于檔案管理的重要作用。在1961年召開的國際檔案會議當中，曾經激烈地討論過如何達成自動化數據處理的目標，在十年以后的另一次國際檔案會議當中，經過各方人士共同探討，達成了一個共識，即如今的時代，需要依靠信息化的手段來進行檔案的管理。隨后的二十多年里，由于國際上計算機技術水平的發展遇到了阻礙，發展速度緩慢，對于采用計算機來管理檔案的呼吁聲音也逐漸消失。直到80年代的時候，仍沒有開始使用“電子文件”這一個詞語。“電子文件”這一詞語的出現經歷了漫長的發展過程，由最早的機讀文件，到后來的機讀檔案，直到最后的電子文件，直到計算機技術迅猛發展的近幾年，才出現了電子檔案這一說法。

“電子檔案”顧名思義，其文件的存儲形式只能通過計算機才能夠處理，這也是為什么早些人們將“電子檔案”又稱之為“機讀文件”。澳大利亞的相關規定中這樣定義“電子文件”，稱電子文件是依靠計算機來進行維護，和實現相互間交流的文件。

電子文件檔案在中國的發展時間要追溯到20世紀的90年代，在1996年的時候，針對電子檔案的出現，國家的檔案局專門成立的一個研究小組來對電子文件的檔案整理與管理進行研究。在2002年的時候，我國出臺了《電子文件歸檔與管理規范》，在這一文件中，對電子檔案的做出了明確的定義，規定了電子檔案產生的環境是數字設備，其被存儲的形式是光盤、軟盤、磁盤等，其運行依靠的設備是計算機。

2 電子文件檔案管理存在的問題

目前我國很多單位都采用自動化辦公的運作方式，認為這一方法就可以省去大量的工作者來參與到檔案的管理工作。有的單位盡管有檔案管理人員，但是由于這些人員缺乏專業的知識，不能夠很好地勝任這一工作，使得我國在電子文件檔案的管理方面存在很多不足之處。為了能夠使電子文件檔案充分發揮出其內在的價值，實現科學化的運作，首先要找出在管理過程中存在的具體不足之處。

2.1 原始性、真實性不夠完整

作為一份檔案，其最重要的兩個屬性就是原始性和真實性，電子文件檔案同樣也不例外。若是該檔案采用紙質化的制作方式，很容易就能夠分辨出該檔案是否是原始檔案，內容是否是真實的。但是在形成電子檔案的時候，人們可以任意就改變檔案當中的具體內容，并且不容易被外界看出來。同時，電子檔案并不是和其載體密不可分，其一旦離開了原有的載體，原始性就易受到破壞，在這樣的情況下，人們就很難分辨出這個檔案是否還是原始、真實的檔案。

2.2 長久保管出現困難

如上所述，很多電子文件在保管、使用、傳輸的時候都需要依靠載體，會受到計算機硬件系統、軟件系統等各方面因素的影響，同時也受到其數字化環境的制約。作為存儲的載體，其內在具有不穩定性，對環境的要求會比較高，一旦遇到了一些惡劣的自然環境、病毒黑客的進攻、硬盤損害、電壓不夠等各個元嬰，很可能就造成載體的崩潰，所負載的電子文件也會隨之消滅，重要信息會丟失。因此，電子文件在保管的時間上很短，很難達到長久性。

2.3 安全穩定讓人擔心

如今是信息全球化的時代，全球每個角落的人們都能夠自由享受到網絡帶給大家的便捷，因特網具有較強的開放性，其覆蓋了全球各個地區，每個人都能夠自由地進入因特網當中，實現資源的共享。在電子政務系統當中，很多重要文件的傳輸都是通過因特網來進行，電子文件在傳輸的過程中，很容易遭到黑客的攻擊，導致其內容泄露出來，或者內容被偽造。同時，在平時管理、保存、接受一些電子文件檔案的時候，很容易受到病毒的影響，盡管很多電腦都安裝了防火墻系統，但是目前熟練計算機技術的黑客眾多，對于簡單的防火墻系統，很容易就能夠將其攻破。因此，在電子文件管理方面存在了很大的安全隱患。

3 解決對策的分析

針對上文分析的電子文件檔案在管理過程中會出現的種種問題，必須要找到合理地解決措施，才能夠使電子檔案更好地為人們工作服務。

3.1 確立一個統一的管理標準

隨著計算機技術繼續向前發展，每年都會出現更多的電子檔案需要歸檔、管理。管理部門在接受這些弟子檔案的時候，需要對其真實性、原始性進行嚴格的把關，采取科學的方式來對其進行鑒定。目前，很多國家都采取的是“NOARK文件登記簿”的標準，這是標準是對電子文件做出的具體規范。我國在管理電子檔案的時候，應該針對我國實際國情，分析我國的技術水平，制定一個科學的、可行的檔案管理的標準，使檔案從原先的制作、收集，到隨后的整理、使用等，都能夠受到嚴格的制度規范，保證該檔案始終保持其原來面貌，內容足夠真實。

3.2 工作者參與到電子檔案管理中

1.備份制度的設定

在電子檔案制作完畢之后，需要通過存儲媒介完成對電子檔案的備份工作。因為電子檔案在管理過程中會受到各種安全隱患的影響，存在很多不穩定的因素，比如會存在人為的惡意破壞，黑客攻擊竊取檔案等，因此，必須在制作完成的時候就立即進行備份工作。

2.安排專門計算機負責電子檔案管理

用來負責管理電子檔案的計算機必須具有針對性，其只能用作管理工作，并且要安排專門的負責人來進行管理，做到專人專機。采用這一中做法能夠極大程度地提高電子檔案管理過程中的安全性：如果這臺計算機除了檔案的管理，還承擔上網傳遞資料的作用，就容易受到其它傳入信息的影響，受到其附帶病毒的攻擊，造成電子文檔的破損。同時，計算機負責事物過多，會造成內部數據資料的混亂，出現誤刪重要信息的現象。

3.對于重要文檔的保存，可以采用兩部及其

保存重要文檔的計算機，并不一定能夠保證隨時隨地都穩定運行。針對這一問題，可以采用雙機備份的放放。當其中一臺計算機出現故障，無法運行的時候，另一臺計算機可以迅速投入工作，就不會導致電子檔案管理工作出現斷裂，電子檔案也能夠完整地被保存下來。

4. 相關法律的健全

為了保證電子文檔的管理工作能夠平穩開展，必須健全相關法律的制定，保證電子文件能夠具備法律效力。我國目前針對電子檔案管理方面，只有《檔案法》有所設計。該法所針對的多數是紙質的文檔，因此隨著信息技術的不斷發展，我們應當盡快完善立法，建立與《檔案法》相對應的，針對電子文件管理的一套法律規定，用以保障電子檔案管理工作合法、有序的進行。

4 結束語

隨著計算機技術不斷向前發展，我國更多的文件管理工作都會依靠計算機技術來實現，紙質化的文件逐漸會被電子文件鎖取代。因此，我們必須要及時認識到我國電子文件檔案在管理過程中存在的各種不足之處，仔細分析其出現的原因，針對具體問題，找出合理的解決方法，及時彌補我國電子檔案在管理過程中的漏洞，使其能夠更好地為人們的生活、工作服務。

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作者簡介

厲小雅（1982—），女，漢族，漢語言文學學士，2009年7月任杭州市蕭山跨湖橋遺址博物館館員，現任初級職稱，主要從事文書、檔案工作。