淺談人事檔案統計分析

趙金卓?熊珊珊

摘 要：檔案統計工作是檔案事業中一項重要的業務，檔案事業的改革發展、開拓創新都離不開基礎統計數據。運用檔案統計可以從不同層面的樣本來分析、研究人事檔案管理理論，把檔案統計數字同檔案工作實際有機地結合起來，從各個方面有效地拓寬人事檔案管理的整體水平。

關鍵詞：淺談；人事檔案；統計分析

本文為2013年度湖北省教育廳人文社科研究項目“論高校人事檔案的統計工作”（項目編號：13y062）成果之一。

人事檔案統計工作是人事檔案目標管理的基礎性工作，是人事檔案事業中一項重要的業務，檔案事業的改革發展、開拓創新都離不開基礎統計數據。運用檔案統計可以從不同層面的樣本來分析、研究人事檔案目標管理理論，把檔案統計數字同檔案工作實際有機地結合起來，有利于分析判斷人事檔案統計數字的準確程度，有利于研究改進人事檔案管理目標中的收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護、利用與傳遞，有利于完善人事檔案統計分析手段，提高人事檔案目標管理的整體水平。

1 人事檔案統計工作是檔案管理工作拓寬服務的新手段

統計分析是在統計調查和整理的基礎上，根據統計研究的目的，綜合運用有關的統計指標和方法，將數字資料與具體情況結合起來，對所研究的醫療衛生現象分析研究，從而掌握其發展規律[1]。運用檔案統計分析方法，對人事檔案管理工作目標中的收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護、利用與傳遞進行分析研究，可以為有關部門制定人事檔案事業發展規劃提供參考依據，進一步認識和掌握檔案工作的基礎規律。通過統計數據分析掌握檔案工作目標管理信息，也可以更好地開發檔案信息資源，拓寬人事檔案管理手段，從不同角度提升服務。

2 利用人事檔案統計工作，突出檔案資料收集重點，提高人事檔案管理工作效率

建立資料的收集方案，明確調查目的和指標，是人事檔案工作的基礎，其工作質量的好壞，不僅直接影響到人事檔案工作的其他環節，而且對全面和準確地選人、用人起著重要的作用。檔案人員在收集、歸檔、編目等一系列工作中，要經常利用統計指標來判斷各階段各類別資料是否齊全，做到通觀全局，心中有數，從而保證檔案的書寫合格率、歸檔

率、完整率[2]。在實際工作中按照資料的來源，將人事檔案分為兩類：一類是經常性資料，

另一類是一時性資料。經常性資料包括：人員調入、調出，考察、考核，任免，人員填寫的履歷表等材料（干部人事調配科負責，簡稱1組）；自傳材料，加入黨、團的材料，政治歷史有關材料，黨員登記表，獎勵材料，違紀材料（組織、統戰科負責，簡稱2組）；學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料，干部的創造發明、科研成果，繼續教育學歷認定，（人才、培訓科負責，簡稱3組）；人事工資待遇，津、補貼呈報審批表，職工辭、退、離呈報審批表（工資科負責，簡稱4組）；一時性資料包括：實行《公務員制度》中形成的招、考、錄等方面的材料；黨代會、人大會政協等會代表登記表；獎懲材料；出國、出境人員登記表等。現以2012年人事檔案經常性資料的收集為實例進行統計分析，掌握人事歸檔材料在單位時間段中的收集重點：

表1 經常性檔案資料收集時間統計表 單位：份

分析：通過（表1）“經常性檔案資料收集時間統計表”可以觀察到： 2010 年度人事調配科（簡稱1組）人員調入、調出，考察、考核，任免，人員填寫的履歷表等，1月-3月材料收集數量為1135份，高于其他科室，第一季度為收集重點；工資科（簡稱4組）人事工資待遇，津、補貼呈報審批表，職工辭、退、離呈報審批表4月-6月材料收集數量為為1183份，高于其他科室，第二季度為收集重點；人才、培訓科（簡稱3組）學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料，干部的創造發明、科研成果、繼續教育學歷認定，7月-9月材料收集數量為173份，高于其他科室，第三季度為收集重點；組織統戰科（簡稱2組）自傳材料，加入黨、團的材料，政治歷史有關材料，黨員登記表，獎勵材料，違紀材料；材料形成均衡，第三季度略高于其他季度，收集方法平穩。

由此可見，將原始材料數據加以統計分析，從不同的側面、不同的時間和不同的類別反映其不同的內容，使枯燥的數字更直觀醒目了。

3 加強人事檔案統計工作，提高人事檔案信息資源的開發和利用

人事檔案信息資源的開發和利用是檔案工作者的職責。長期以來，人事檔案的收集、整理、立卷、歸檔的程序完成后，便進入了靜態的管理階段，檔案資料的開發和利用是檔案信息資源管理的目標和歸宿。檔案信息資源管理的目標是最大限度地提供社會實踐，在當前和今后一個時期，信息資源建設將是我國信息化工作的一個重點。信息是一種戰略性資源，是現代社會生產力中最新、最活躍、最具有生命力的組成部分，如何將運行機制中的人事檔案統計分析信息加以科學的開發與利用，是信息化時代賦予我們必須加以研究的迫切命題。一方面從檔案管理的基礎數據庫入手，匯集檔案目錄資料，并使匯集的數據庫應以查閱、了解、使用情況作為匯集重點，建立目錄內容，如：姓名、出生年月、職稱、從事專業、所在科室等方面，利用數據庫將人事檔案建立專任教師、中層人事和一般人事合為一體的目錄檢索，使查閱檔案更加方面、快捷；另一方面將數據信息作專題分析，在基礎數據的基礎上，按一定目的和要求對檔案信息分類，并根據其特征進行分析，以便相關部門有側重點地掌握所需要的某一專題情況。下面將人事檔案兩組（本科及以上、專科及以下）學歷利用情況作專題分析：

表2 兩組學歷人事檔案利用率的比較 單位：卷

以上資料利用數理統計方法中的X2進行論證：

括號內為相應的理論數[計算過程略]分別為：576.78 、 139.22 、 90.22 、21.78

（1）、建立檢驗假設和確定檢驗水準：

H0：兩組學歷人事檔案利用率相同。

H1：兩組學歷人事檔案利用率不相同。

（2）、計算X2：（計算過程略）

故：X2 =19.77

（3）、確定P值：先確定自由度（n），然后根據自由度（n）查X2界值表，確定P值。四格表資料自由度（n）等于1，

查X20.05（1）=3.84、 X20.01（1）=6.63

因為：X2≥X20.01（1） 所以：P≤0.01 有極顯著性意義

（4）、判斷結果：

根據：n=1時，X2值、P值與差別意義的關系表判斷X2≥X2 0.01（1），所以P≤0.01，拒絕 H0，接受H1，即認為有極顯著性意義，接受H1檢驗假設，兩組學歷人事檔案利用率不同。

分析：對（表2）“兩組學歷人事檔案利用率比較”資料進行研究判斷：本科及以上學歷利用率明顯高于專科及以下人事檔案利用率。

4 人事檔案的統計工作是檔案部門創新服務的新切入點

注重加強相關硬件和軟件的建設，使人事檔案統計分析工作與檔案信息管理現代化建設同步發展，可以借助網上檔案信息系統交流檔案統計數據，提高人事檔案統計分析數據的時效性和利用效益。檔案統計所提供的統計數據和情況分析是領導進行決策的參考依據，有助于領導系統地了解和掌握檔案工作的基本情況，為人事檔案工作的發展尋找正確的方法和途徑，為領導的決策服務。掌握檔案統計數據及情況分析，可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業發展規劃提供可靠的科學依據，為制定檔案發展計劃服務。檔案各項業務工作是相互聯系、相互依存的，通過人事檔案統計分析，可以了解和掌握人事檔案工作的現狀和發展趨勢，揭示其中存在的問題和困難，總結經驗，進一步提高人事檔案業務工作水平，充分發揮其在人事檔案事業中的積極作用，為人事檔案業務建設服務。

參考文獻

[1]陳永益、何克春.統計學原理.中國財政經濟出版社.1991（492）

[2]趙金卓.“淺談統計在干部人事檔案中的應用”.山西醫科大學學報（基礎醫學教育版）.2003（541）

作者簡介

趙金卓（1963-），女，湖北隨州人，大學本科，研究館員，主要研究方向：人事檔案管理。

熊珊珊（1969-），女，湖北鄂州人，大學本科，副研究館員，主要研究方向：綜合檔案管理，為本文通訊作者。