高校圖書館檔案建設與管理工作分析

李佳

摘 要：高校是一個云集了來自各地的優等學子的場所，圖書館又是高校歷史的積淀以及文化的集合，對于圖書館的建設和管理也是高校建設中重要的組成部分，只有加強了圖書館的建設和管理才能促進高校全面、健康、協調的發展。雖然近幾年我國加強了教育的重視程度，高校的圖書檔案建設與管理工作也取得了一定的成果，同時還是存在著一定的問題，有關學者必須要認真分析，從而采取相應措施推進圖書館管理工作的進行。

關鍵詞：高校圖書館檔案；建設與管理工作；措施

高校的圖書館是高校中重要的組成部分，對于檔案的管理是來自于對圖書館管理工作的實踐，它產生于圖書館的日常業務以及直接形成的文件類型的資料，是對于圖書館的管理工作思路、方法以及措施的如實記載，是對于各項工作展開重要歷史的記錄。對于檔案管理的水平就是圖書管理工作是否科學化、規范化的反映，想要展開圖書館的工作就必須建立在良好的檔案管理的基礎之上，現階段檔案管理工作已經發展成為了對于圖書館的建設與管理的重要方面。

1 高校的圖書館檔案管理工作的意義

圖書館是一個學校進行知識交流的窗口，是能夠進行學術研究的中心，有著相對獨特的文化底蘊。對于圖書館的管理既與高校的管理密不可分，同時又相對獨立，因而使得很多有價值的材料能夠得以保存，特別是在新形勢下，這已經成為了領導進行決策、工作以及組織學術研究信息的重要來源，所以加強檔案建設與管理對于高校來講意義重大。

1.1 對于高校的發展提供了參考和依據

圖書館的檔案起于對圖書館原始活動的記錄，是圖書館的各項工作真實可靠的信息來源。圖書館的管理人員想要制定相關的政策以及規劃，都要以圖書館的檔案為依據；對于圖書館的人力資源的建設決定了圖書館的發展方向，同時系統的資料為人才的規劃和培養又提供了重要的參考；對于讀者的服務以及圖書館的信息資源的建設是圖書館管理工作中基礎性的工作，只有對于前期的工作進行不斷的總結才能促進后續工作的開展，檔案館收集了很多的圖表等信息，對于圖書館工作歷程進行了如實的記錄，因而成為了進行工作總結的一手資料。

1.2 檔案管理是對于圖書館的管理的載體和中介

高校圖書館的管理水平如何與檔案管理的建設是息息相關的，想要建立完善的管理就必須具備健全的檔案體系。圖書館內的檔案涵蓋了各個方面，想要了解圖書館的全貌就可以進行檔案的查閱，從而及時的發現問題，提出解決方案，進而實現科學的管理。想要使得圖書館的管理科學化、規范化、標準化，首先就要求管理人員加強檔案的規范化處理，進而提高工作水平。

1.3 是建設民族文化和國家的需要

檔案是一個民族乃至國家的重要記憶，承載著文明的傳遞。圖書館本身就是知識的集散地，對于其中檔案加強管理是國家和民族的文化建設中重要的組成部分。

2 當代高校圖書管理中的問題

2.1 檔案缺乏統一的管理

圖書館的檔案其實際上是與其他部門的檔案具有同等重要性的，是國家寶貴的資源以及重要的財富，理應歸國家所有，但是在實際操作的過程中，有關的人員并沒有引發足夠的重視，因而并沒有將圖書館的檔案報送相關的部門進行保管。

2.2 管理檔案的結構不合理

從整體上來講，圖書館中的文學類檔案較多，但是以業務為中心的特色檔案的比例相對比較少；從載體的角度出發，圖書館的檔案大多以紙質為主體，其他形式的數量以及種類都比較少，難以適應時代發展的需求。

2.3 檔案缺乏完整、系統的管理

對于館藏的檔案主要是兩個方面的問題，一是來自其他途徑的檔案的完整性有待提高，經常出現缺檔或者是斷檔的現象，或者是應當單獨立卷的沒有進行單獨立卷。二是對于搜集到的資料沒有進行細致的分類整理，導致沒有形成完整的體系，從而使得資源很難得到有效的利用。

2.4 檔案管理員的水平有限，對于讀者新的需求不能滿足

對于高校圖書館的檔案管理就包含了學校圖書館日常的管理活動，在學校的其他的部門也是廣泛存在的。當前檔案管理人員大多屬于兼職或者是退休的教職工，因此管理人員的素質也就參差不齊，其中的大部分人員都僅僅能夠進行登記、保管以及收藏的傳統工作，這些工作都是被動的、落后的，這也加大了管理人員的工作量，使得管理人員疲于應對，與當代的需要極其的不協調。

3 改善圖書管理的現狀的措施

3.1 加強檔案管理的意識，進行管理體制的創新

對于高校的圖書館而言，應當加強思想教育，促使工作人員、管理人員以及領導人員從根本上加強檔案管理的重視。按照“統一領導、分級管理”的原則，對于檔案管理制度進行創新，實行館長分管、專職檔案管理員、各部門設置負責人三級的管理制度。總體上的規劃由分管的館長負責，主要是負責檔案的管理體系建設；對于應當進行歸檔的檔案由專職的檔案管理員進行收集、整理；原始的材料收集交由各部門的負責人，在核實之后再轉交檔案管理員。

3.2 合理安排檔案管理的結構，提供全方位的服務

對于檔案的管理最終的目的就在于對檔案的利用。文學類的檔案能夠拓寬讀者的知識面，增加文化修養，但是具有業務特色的檔案卻是對圖書館的實際工作的體現，因而必須調整檔案的比例。圖書館的管理人員除了要提供查詢以及咨詢的服務之外，還應該建立在保密的基礎之上對于非保密性的檔案上傳到圖書館的網站上，建立健全檔案的資源庫，從而使得資源的共享性能夠得到進一步的加強，使得廣大讀者的需求能夠得到滿足。對于館內的信息還應當進行分析、篩選和編制，從而對于館內的工作以及領導的決策進行配合，對于信息的服務應當及時主動的進行提供。

3.3 對于高校圖書館的檔案進行現代化、信息化的管理

在新形勢下想要加強高校圖書館檔案的管理就必須轉變傳統的模式，應當與時代相適應，實現檔案管理的信息化和現代化。從一方面上來講，對于圖書館的經費需要加強，例如掃描儀、復印機、照相機以及打印機等硬件設備的配置；另一方面來說，對于以現代信息技術為主體的基礎建設應當加強，加快電子檔案的數字化以及網絡化，改變傳統的檔案管理模式，加強虛擬資源的建設，從而形成完整的體系，實現資源共享道路的建設，能夠打破時間和空間的限制，讓讀者能夠更好的享受信息資源。

3.4 隊伍的建設要加強，業務的水平需提高

想要使得高校檔案管理的水平得到提高，一個高水平的隊伍是必不可少的。一方面，對于老員工應當加強宣傳教育、組織學習、進行技術的培訓以及實際的觀摩等等，從而促使管理人員能夠適應新時代對于檔案管理的要求。另一方面，對于檔案管理人員的選拔應當選用高素質的人才，同時還要有很強的事業心，能夠很好的完成交代的任務，只有提高了服務人員的素質，才能更好的進行檔案的管理。根據每個人的特點進行任務的分配，定崗定員，一經落實就應盡量的保持穩定，不能進行隨意的更換。

4 結語

檔案是高校圖書館建設和發展過程中極其重要的信息資源，其對于圖書館的建設管理以及發展的意義都是重大的。尤其是在信息技術高速發展的當今社會，除了要重視硬件的建設之外，對于真實反應圖書館歷程的資料--圖書館檔案，我們必須予以相當的重視，建立健全管理體系，從而使其能夠適應社會發展的需要。

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