電子檔案的利用與管理工作探微

左鳳敏

摘 要：本文就電子檔案的利用與管理工作論題，說明了電子檔案的內涵；指出了電子檔案利用的方法；闡明了電子檔案整理程序及電子檔案管理措施；論述了電子檔案提供利用的方法。

關鍵詞：電子檔案；利用；整理；管理

1 電子檔案內涵

是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的利用與紙質檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的枝術上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應的管理措施才能夠實現。

2 電子檔案的利用

電子檔案這一新生事物越來越被廣泛的利用到各個領域當中，作為檔案管理者就必須認清電子檔案性質，搞好電子檔案在檔案工作中的利用。

2.1 講求真實、合法是電子檔案利用的前提

從電子檔案的可修改性我們不難看到這一點，紙質檔案雖能修改但沒有電子檔案更好修改，一旦修改后不易留下任何痕跡，更難分辨其真?zhèn)巍ａ槍λ倪@一特性我們檔案工作者在電子檔案的利用當中就要更加遵守職業(yè)道德，真實、合法的保管電子檔案使電子檔案具有檔案必有的原始性和真實性，真正的成為合法參考的憑證和依據。

2.2 掌握電子檔案的操作方法

學習計算機基礎知識，從而熟練掌握計算機的基礎應用與操作，以便做好電子檔案的保存與管理。掌握WORD等文檔、表格處理軟件的應用以及相關數據編緝與處理軟件的應用，便于做好電子檔案的原始信息整理與編輯工作。掌握并熟練應用本單位所使用的檔案管理系統(tǒng)。學習計算機的病毒防護知識，電子檔案的原始信息的采集有時靠各個部門利用郵箱、載體等形式集中傳過來，難免會感染一些病毒，那么我們就必須掌握計算機的病毒防護知識，通過對計算機病毒的防護來減免各種病海對我們檔案庫的感染與侵入，保證電子檔案的完好性。

2.3 做好電子檔案的初期整理

電子檔案整理的好壞，影響電子檔案的使用性和考察性，這就要求檔案工作者必須務實、認真、仔細地做好電子檔案的整理。作為一名檔案工作人員不能只停留于以前的工作程序和方式，要不斷的加強檔案管理知識的學習，擴充檔案管理方面的新知識，以便更好的統(tǒng)籌規(guī)劃檔案庫，以有利于對電子檔案的分層分段與初期編輯與整理。必須對所在的單位，做好各種檔案的歸類。我們需要注意的是單位的主體人決定文書電子檔案的整理與規(guī)劃。例：本人所在的單位屬于職院，它的主體人是學生和教師，而一般企事業(yè)單位的主體人是單位的職工，所以在整理文書檔案時一定要搞清單位的主體人。那么我們就以職院學生口的電子檔案為例大致作以介紹。學生口電子檔案的整理要緊扣三個環(huán)節(jié)，即學生的入學、在校、畢業(yè)。

2.4 保證電子文件的原始性以及法律憑證作用

電子文件信息與載體的分離性、內容的易改性，使得其憑證作用產生疑議。為此，需要對電子文件的原始性賦予新的解釋：對一份電子文件來說，只要它內容是原來的，是原作者撰寫或制作出來的，以后從未更改過，就應當承認它是原始的，不管它的形式如何變化。這樣我們就拋棄了文件形式的原始性，只要文件所含信息是真實情況的記錄，就視其有原始性。為確保提供所利用電子檔案所具有的最初的原始性，對于電子文件本身所存在的局限性，要采取有效的手段予以克服。為其憑證性、有效性提供保障。第一，技術途徑是保證電子文件真實性和憑證性的基本前提。第二，法律是保證電子文件真實性和可靠性的最有力的武器。只有確定了電子文件的法律地位，才有求得電子文件法律憑證作用的解決。第三，有效的管理是保證電子文件真實性的重要措施。根據國際檔案界和國家檔案局制定的有關電子文件管理方面的相關的一些法規(guī)與指導，各負責管理的檔案部門在結合實際的基礎上科學的規(guī)定出電子文件的產生、歸檔、鑒定、保管及利用等一系列的制度確保其原始性。

3 電子檔案整理程序

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案等分類管理然后再按項目歸檔。簡單介紹以下三種：基建檔案：基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃拊，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。設備檔案單位引進技術和購置各種設備時，商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，而且單位的管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附E電子文件內容說明和注意事項。科研檔案：科研檔案要先根據科研項日進行分類，再根據科研項目里的相關內容進行規(guī)劃分層歸檔整理。

4 電子檔案管理措施

電子檔案有許多不同于傳統(tǒng)紙質檔案的特性，決定了其在保管與維護方面的特殊性。電子檔案管理其實就是如何保護所存信息能被長久或永遠地安全利用，這是一項經常性、系統(tǒng)性的工作，也是一項技術性工作，必須采取綜合措施。由于電子文件的特殊性，載體損害、設備故障、操作失誤、病毒入侵、黑客攻擊、網上篡改、技術淘汰都可能對電子檔案的完整安全造成威脅。

1.實現電子檔案的可靠性、安全性管理。 一方面應用支撐環(huán)境能夠通過數字證書、電子印章等先進技術保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值。另一方面要有安全機制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。要實現對電子檔案安全級別的劃分和標志，并根據不同的級別和權限進行訪問控制。

2.實現權限的靈活、方便管理。 系統(tǒng)能夠采用CA和數據加密技術實現用戶對數據訪問的身份控制。權限體系能夠適應稅務系統(tǒng)不同的組織機構設置、適應不同的管理模式。能夠實現權限的分級管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時發(fā)放等。

5 電子檔案提供利用的方法

1.提供拷貝。檔案部門向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。

2.通信傳輸。即用網絡傳輸電子檔案。這一方法比較適合館際之同的信息資源互相交流及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。

3.直接利用。是利用者通過檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢的一種方法。可為利用者提供技術支援，可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這種方法的可能性，由檔案館網絡系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少來決定。

做好電子檔案的利用與管理，是一個值得重視的新課題，做好這方面的工作，就能準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶的需求。