淺談檔案管理工作的重要性

滿紅梅

摘 要：黨的十八大對各個領域做出了重要部署，要求個領域加速經濟建設，促進我國小康社會的建成。隨著我國社會經濟不斷發展壯大，企業和事業單位越來越重視檔案管理的重要性，新時期檔案管理工作出現了新的問題，對檔案管理人員提出了全新的要求。傳統的檔案管理只是對實物進行記錄和保管為主，但是這種檔案管理模式的真實性和科學性不足，不能方便日后對檔案的管理和查詢，在一定程度上阻礙了企事業的發展。檔案管理工作是社會進步的重要體現，是企業發展和進步和重要見證，因此，做好檔案管理工作十分的重要。本文主要就檔案管理工作的重要性進行分析，并論述了檔案管理工作的幾點建議，希望本次研究對更好的發揮檔案管理的作用有一定的幫助。

關鍵詞：檔案管理；重要性；對策

企業在開展檔案管理過程中，需要借助一定的科學理論作為依據，現如今還有很多企事業單位還不重視檔案管理工作，對于檔案管理在企業是單位中的重要作用認識不清晰，對檔案管理事業不重視，導致檔案管理過程中存在很多混亂和不規范的現象。在檔案管理過程中，包含著很多理論科學成果，同時還包含著巨大的信息和客戶的資料，因此，做好檔案管理工作，發揮其應有的作用，不僅關系到企業的整體的發展，同時還關系到國家未來的全面發展和進步。

1 檔案管理工作的意義和作用

1.1 檔案管理工作的意義

科學合理的對企事業的檔案進行管理不僅能夠有效的衡量企業或者單位的業績，同時還能夠對企業或者單位的實際水平進行衡量。由于檔案中記錄的內容包括了企事業單位的發展歷程和優秀的成果，因此，我們可以說檔案是為企業向前發展提供的最權威、最全面的材料，可以利用這些材料對對企業的發展做最全面的分析，同時也是企業事業單位制定發展規劃和計劃的重要的參考標準。隨著我國市場經濟不斷進步和發展，檔案管理工作需要擺脫傳統的管理文書的觀念上，應該不斷更新管理理念，改變傳統的管理方式和管理方法，利用全新的理念開展檔案管理工作，全面反映出企業的現狀和潛力。企業在發展過程中，企業規劃、發展模式、取向以及戰略等發展都受到檔案較大的影響，所以，檔案管理工作能夠為企事業單位贏得更加的市場份額，對促進企事業單位全面發展有著十分重要的作用和意義。

1.2 檔案管理的作用

在企業事業單位中重視檔案管理主要有以下幾方面的作用，首先，其作為借鑒依據的作用。作為一種見證企事業單位發展的證明物，其與其他的文獻存在較大的差異性，檔案具有一定的法律效力。由于檔案自身存在的特點以及形成的方式，是的檔案在管理和記錄過程中更加的客觀和公正，其記錄的內容也更加的權威和具有說服性，因此檔案是作為一種真實存在的證據見證了企事業單位的發展歷程；其次，參考作用。檔案在企業發展過程中見證了企業發展的整個歷程，因此其具備了較強的參考價值，其不會被隨意篡改，因此是反應了真實情況的最為客觀的材料，是最直接證據。檔案的參考性還體現在檔案的內容和材料都十分的廣泛，在任何地區都會有自己的額檔案管理辦公室，所以當遇到問題之后，只需要到當地的檔案部門調閱檔案便可以了解清楚。通過上述的研究我們可以看出檔案在企事業單位扮演者十分重要的角色，因此，作為一名檔案管理人員，在工作過程中要切實做好檔案管理工作，嚴格按照國家的法律規定開展檔案管理工作，并在檔案管理過程中，始終樹立法制觀念，保證檔案工作的順利進行。

2 檔案管理工作的重要性分析

2.1 檔案管理工作的規范化

檔案具有一定的法律效力，檔案管理具有顯著的保密性，因此，在開展檔案管理工作過程中需要我們對檔案進行集中管理，這樣才能確保檔案的質量和保密性。在管理檔案過程中，不僅需要制定統一的檔案袋和相關的工具，而且還需要對檔案管理人員進行專業的技能培訓，實行統一的檔案整理方式和驗收方式，制定完善的檔案管理標準。在進行檔案管理過程中要對每一個環節都進行嚴格的管理，只有嚴格規范檔案的使用和管理流程，才能切實發揮檔案管理的重要作用。對于檔案管理的最基礎的工作，檔案服務創新也發揮著十分重要的作用。在開展檔案管理過程中，良好的服務工作能夠切實帶動整個基礎檔案管理隊伍的積極性，同時對于促進我國檔案管理理論研究也有著十分重要的作用和意義。檔案服務創新的開展，使得檔案部門的檔案在接收、保管和整理以及編目等一系列的工作量降低了不少，最近幾年，很多地區都逐漸開始了對檔案收集、整理、歸檔進行了創新實踐、研究和分析，并逐漸將信息化技術應用到檔案管理過程中，使得我國的檔案管理工作效率更高，檔案質量更好。

2.2 檔案管理工作的信息化

檔案管理工作開展過程中，檔案錄入的及時性和靈活性嚴重影響著檔案管理工作的質量和效率，因此，為了切實發揮檔案管理企事業單位中的重要作用，必須加強信息化建設。隨著科學技術的不斷發展和進步，與傳統的檔案管理相比家，最近幾年的檔案管理工作出現了新的生機，檔案管理過程中將電子檔案管理和紙質檔案管理相結合，改變了檔案管理工作不及時和不靈活的困擾。結合現代計算機和互聯網技術，改變了檔案管理的方式，實現了檔案管理的信息化，這樣不僅能夠切實提高檔案管理的質量和效果，同時還能將更多的成功應用到檔案管理中，切實發揮檔案管理的重要性。

2.3 檔案管理具有安全性

檔案管理工作中的每一個環節，每一個細節都需要通過嚴格的制度和法律規范才能開展，不管是在檔案的查閱還是在歸檔過程中都需要在檔案管理人員的監督下進行，因此，我們可以說安全是檔案管理工作中十分重要的環節。同時保證檔案具有法律效力聯系最為緊密的因素。目前，我國的檔案在進行管理過程中實行的是集中管理，檔案的安全性得到了很好的保障。在檔案建立過程中，已經采取了制定了嚴格的監督機制，在檔案查閱過程中，制定了規章制度中明確標明，與檔案無關的人員或者沒有通過批準的人員禁止進行檔案查閱。這樣做能夠更好的發揮檔案管理的多重作用，更好的促進企事業單位的健康穩定的發展。

3 檔案管理工作需要注意的幾點事項

首先，應該加強檔案管理人員的管理意識和專業素質。在檔案管理過程中要保證所有的材料齊全，不存在丟失的現象。加強對檔案管理人員的監督，切實提高檔案管理人員的管理意識，同時還需要通過專業培訓或者崗位學習提高管理人員的工作積極性；其次，加強檔案管理人員安全保密意識教育。要想保證檔案的安全性就必須切實加強檔案管理人員的安全意識教育，做好防火、防盜的安全措施，保護好各種檔案。在工作要加強對檔案管理人員的專業素質培訓，提高管理人員的安全意識，同時在遇到問題時能夠及時的反應，及時的解決，以便更好的滿足工作的需求，切實發揮檔案管理工作的重要作用。

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