淺議高校檔案信息化管理建設

摘 要：闡述了信息化時代要求檔案管理必須實現信息化的管理方式，高等院校的傳統的檔案手工管理方式，已經不能適應信息社會對檔案信息資源的需要，則提出了加快高校檔案管理信息化具有重要的現實意義以及信息化過程中注意的問題。

關鍵詞：高等院校；檔案管理；信息化；建設

“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展”[1]，這是2008年9月1日起頒布施行的《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案信息化建設提出的明確目標。

高校檔案管理信息化建設是指在檔案管理工作中利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術，把文字、圖紙、聲像、表格等檔案資源信息進行處理、管理、開發等，利用現代高校計算機技術，網絡技術，信息技術有效利用和共享，為社會發展提供現代化的服務。檔案信息化管理建設是高校檔案管理的一個質的飛躍，是高校檔案管理的一個迫切需要和高校檔案管理建設和發展的必然選擇。

1 引言

1.1 高校檔案數量急劇增加，是適應檔案管理的需求

高校檔案分黨群、行政、教學、科學研究、產品生產與科技開發、基本建設、儀器設備、出版、外事等許多類別和科目，由于高校的建設規模快速擴張，以及一些高校管理體制改革后的機構的先后進行合并調整，加上大量二級學院的建設，檔案數量的急劇增加，這些因素都促成了高校檔案的信息化管理。

1.2 提高高校檔案管理效率和使用效率。

豐富的檔案館藏使工作人員勞動強度越來越大，檔案歸檔的整理、管理，分揀，分類，編目，保存，辦理調閱手續、回收、再保存、再利用保護工作等繁瑣的程序，傳統手段已經無法圓滿完成，管理創新已經成為一種必然。國內唯一采用數字處理，信息服務網絡檔案傳輸等技術手段進行資源采集，處理 以及傳輸，接入，各方和最終用戶之間的檔案信息化管理的交換信息化，可以大大提高檔案管理的效率和使用效益，大大提高了檔案的重復使用效率。可見高校檔案信息化管理建設是實現檔案管理現代化的客觀要求。

1.3 可以為高校檔案管理降低成本，提高經濟效益

實現檔案信息化管理后，電子文本檔案可以復制和重復使用，從而節省了檔案管理開支資金，提高了檔案再加工的經濟效率。手工檔案管理需要大量的成本，但現在，使原始的檔案管理通過財政需要撥出更多的資金，很多地方財政都難以支撐。只有通過檔案的信息化管理，它才可能以最低成本達到高校檔案管理的最高目標，極大地節約人力與財力，減低管理成本，提高使用效率。

1.4 檔案信息化管理是高校檔案工作的必然選擇

高校檔案管理信息化建設是數字化校園建設的重要組成部分，也是國家建設的重要組成部分，應納入國家信息化體系。高校檔案管理信息化建設必須以檔案網絡建設為基礎，檔案信息資源建設為核心，以檔案信息化資源開發利用為目標，加快檔案資源數字化信息管理規范化，檔案信息服務網絡建設，極大地促進了高校檔案事業發展，也符合國家的數字化校園建設的要求。

2 高校檔案信息化管理建設的基本管理體系

2.1 高校檔案信息化管理提供服務的流程分析

首先，我們舉一個高校檔案信息化服務的應用實例。某高校遠離本部檔案館的二級學院新建一座圖書館，其圖書館排污管道需通過校園主干管道接入。圖書館處于密集校舍區，四周密布管道且已建成四年。該學院基建處處長利用學校檔案信息化管理，以授權口令在學校基建類檔案市政工程子目下查閱到校區管網綜合圖電子文檔，很快設計出排污管道路線圖，避開了原有自來水、燃氣管道，利用周邊道路將圖書館排污管道順利接入了校園主干管。從上述實例，我們可看出，高校檔案信息化管理提供服務是一個由硬件、軟件、系統維護者和使用者構成的一個完整流程。我們可從以上流程反饋的各個環節入手，采取恰當的對應之策來建設好高校檔案信息化管理。

2.2 加大建設專項投入，實現檔案“數字化傳遞”

信息建設經費的投入，是切實做好高校檔案信息化管理一個很好的策略。先進的數字處理技術、網絡技術和通信技術為高校檔案信息化管理和建設提供了基本技術支持，提高高校檔案信息化管理建設專項投資，發展了新的信息管理平臺，推動新高校檔案信息化管理平臺就是將高校檔案利用計算機信息處理技術進行采集并以數字化形式分類存貯后，利用校園內局域網和計算機聯機服務設備進行傳遞，在保證數據的完整性和安全性的前提下，使用戶能以智能檢索為手段同步訪問同一個檔案數據庫，從而實現檔案資源共享的這樣一個系統集成。高校檔案信息化管理平臺就是學校檔案信息資源與學校公共信息傳遞系統結合而成的一個計算機服務平臺。

2.3 檔案信息化管理過程中應注意的幾個環節問題

（1）計算機管理系統的建設。高校檔案信息化管理首先應完成采購檔案的計算機管理系統。它包含掃描儀、數碼攝影機、音視頻設備等各類輸入設備，打印機等輸出設備，服務器等中樞設備，聯機設備，網絡通信設備，終端查詢設備等，并配以各種檔案支持軟件，這是實現數字化網絡傳播的前提，是高校促進檔案信息化管理的物質基礎。

（2）按照信息化管理規則和標準進行檔案管理。為了使數字歸檔允許使用熟悉的方法和應用，以用于查詢用戶搜索，然后存檔收集，整理，分類，編目，存儲和訪問，必須進行按規定和標準的信息管理。計算機編碼標準格式必須與終端應用軟件，使原有電子記錄檔案和目錄應該是“一對一”。按照既定的規則準備，模塊化的硬件系統有助于保持低故障率，降低維護成本，信息存儲單元化將滿足數據庫的不斷擴展和分級授權的需要，電子檔案存貯備份系統應與主系統分開放置以防止同時毀損。按信息化的管理平臺標準和規則，實施檔案信息化管理后，檔案管理將開始由被動值守向主動快捷服務的方式進行轉變。

（3）加強檔案管理隊伍建設。檔案信息化管理的關鍵是人才。通過加強培訓和教育，造就了一大批復合型人才的重要性，已經受到了廣泛的關注。檔案信息化管理骨干的隊伍，是一支計算機技術團隊，提高他們的素質水平直接影響信息化水平。

（4）保證信息網絡的安全。保證網絡安全，檔案信息化管理建設中必須引起高度重視的問題。它能使信息的利用更方便，同時也帶來安全信息。網絡的物理安全，是保護計算機網絡設備、設施、其他媒體等免遭火災、地震、水災等環境事故以及人為操作錯誤、失誤及各種其他計算機犯罪行為導致的破壞過程。計算機病毒應該說是現今網絡業發展中的最大危害，防不勝防。因此，我們要時刻防備病毒襲擊，日常做好檔案的備份工作，以防遭來不測。但是很多部門普遍缺乏基本的備份系統。尤其是基層檔案信息化網絡，在建設過程中，由于資金的限制或為了節約資金，沒有進行同步建立備份系統，建設完成后也沒有隨著產品的安全狀況對系統進行定期升級，導致系統長期存在安全漏洞，一旦發生安全問題則難以及時恢復。因此，檔案信息網絡的安全問題必須引起足夠的重視，館庫安全是安全問題的重中之重。

總之，高校檔案信息化建設具有豐富的內容，具有廣闊的發展前景。二十一世紀的今天，信息化已成為經濟社會發展的一個非常重要的標志。隨著信息化社會的到來，信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演著越來越重要的角色，高校檔案現代化管理和信息化建設，已經成為高校檔案事業發展的必然趨勢。

參考文獻

[1]中華人民共和國教育部、國家檔案局第27號令《高等學校檔案管理辦法》。

作者簡介

徐秀娟（1973-），女，浙江杭州人，浙江科技學院檔案館，助理研究員、大學本科學歷，研究方向：檔案管理