淺議高校檔案信息化管理

蘇文英

隨著社會的現代化發展，檔案事業也步入了數字化和網絡化的時代。

一、學生檔案管理手段的變革勢在必行

學生檔案管理是每一所高校不可缺少的重要組成部分， 它包含了學生的基本信息、家庭情況信息、獎勵和懲處信息、是否畢業信息等，對于如何管理好檔案至關重要。在這個科學技術不斷發展，計算機技術日漸成熟，工作效率日漸提高的社會，光靠人工管理文件檔案的方式已經過時了，隨著時間的流逝，海量文件、數據的查找，更新和維護難度加大，難以滿足師生需求。

有些學校是由學工處管理學生檔案，有些學校是由教務處管理，各單位對檔案的重視程度也不相同，目前大都由專職輔導員負責，他們既要做好教育工作，又要做好服務工作，任務繁重，往往要拖到學生即將畢業前才突擊性地進行收集整理學生檔案，這就很難齊全。利用了信息技術則這一問題徹底解決了，學生進校后按照電子檔案的特征和格式填寫內容，并要求各二級學院在規定的時間內匯總學生的相關信息，杜絕了各二級學院搞突擊整理，確保學生檔案的完整性。

二、信息化管理高校學生檔案的優點

按照以往的工作方法，面對大量的學生數據材料，手工處理方法已經跟不上現代化的步伐，隨著現代信息技術的飛速發展，許多學校已經具備了應用計算機和網絡的能力，因此學生檔案管理信息化必將使學生檔案更加完善。

首先，信息技術改變高校學生檔案的建立方式。信息的網絡化和電子化方式管理后，學生信息不僅有紙質化信息，而且還有虛擬的電子信息，這就保證了檔案材料不會缺失。

其次，信息技術擴大高校學生檔案管理的空間廣度。學生檔案與其它檔案相比具有保管時間短的特點，出于對檔案信息利用最大化的考慮，在校期間能幫助廣大師生、就業以后能幫助社會各界查詢所需要的信息。

再次，信息的完整性也使檔案有了一定的時效性。利用現代信息技術可以使高校學生檔案實現信息完整化，也增強了檔案的時效性，學生可以在就業期間讓自己的信息材料充分發揮應有的作用。

三、進一步推進高校學生檔案信息化管理

隨著信息技術日新月異的發展，運用現代信息技術推動教育的改革，成為當今社會發展的潮流。當前高校學生檔案信息化管理的主要目標和措施如下：

第一，加強網絡建設是推進檔案信息化管理的技術保障。網絡是檔案信息資源傳輸，交換和共享的載體，為了充分發揮檔案信息化管理的整體效用，就要進行網絡建設。在檔案管理人、機結合的基礎上，對檔案信息建立數據庫，逐步實現檔案信息網絡化，在原有的基礎上進一步改進，形成管理功能齊全的電子檔案管理系統，更好地管理學生檔案。

第二，加強電子文件的管理是做好檔案信息化管理的關鍵。電子文件的載體穩定性差，易損壞，這就要求我們在生成，流轉，處理，保管電子文件時的歸檔意識，加強對電子文件的管理，確保電子文件數據的原始性、安全性、可靠性、真實性、準確性。

第三，強化管理制度是檔案信息化管理的安全保障。為了保證檔案的安全完整，更要注意保密。為此，在查閱檔案的過程中，必須采取可靠的加密手段和嚴格的制度措施，這樣才不會造成數據庫的損壞和丟失。

第四，嚴把檔案材料質量關是進行信息化管理的基礎。實行紙質檔案和電子檔案共存，管理人員將由二級學院或學工處、團委所形成的各類材料收集，整理，然后輸入電腦，同時將紙質的材料放入學生檔案袋保存，形成紙質檔案與電子文件的一一對應，這樣在查詢是就準確、快捷地可以查詢所需要的檔案信息了。在接收材料時就要嚴把質量關，不規范的材料須退回重做，雖然眼前煩了點，但大大方便了日后管理，查詢，提高了檔案管理的利用效率。

第五，檔案管理人員的專業化是檔案信息化管理的基本保障。高校必須重視對從業人員的培養，在配備專職和專業的學生檔案管理人員的同時，要對這些人員進行檔案管理方面的知識和信息技術基礎的培訓，使他們能夠靈活地操作電子檔案管理系統，提高管理人員的業務能力。

時代在發展，各種管理方式也必須與時俱進，高校學生檔案管理的信息化勢在必行，我們必須更新理念，加強學習，大力借助現代化信息技術，努力使檔案管理工作插上信息化的翅膀躍上新的平臺。

（作者單位：常州工學院 ）

（責任編輯 劉冬楊）