高校智慧檔案館系統(tǒng)設(shè)計(jì)探析

方瓊

（三峽大學(xué)，湖北宜昌 443002）

高校智慧檔案館系統(tǒng)設(shè)計(jì)探析

方瓊

（三峽大學(xué)，湖北宜昌 443002）

高校檔案是高校重要的原生信息，加強(qiáng)檔案館智慧化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)時(shí)代和高校發(fā)展的客觀要求。文章針對現(xiàn)存問題，提出建設(shè)高校智慧檔案館的整體原則、系統(tǒng)架構(gòu)及注意事項(xiàng)，為其融入智慧校園和智慧城市奠定基礎(chǔ)。

高校；檔案館；智慧；系統(tǒng)

高校檔案是高校重要的原生信息，是高校和社會(huì)寶貴的信息資源，如果缺乏相對完善的檔案管理方案及其相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，不僅將造成檔案工作與社會(huì)發(fā)展的嚴(yán)重脫節(jié)，并將影響和制約社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的信息化進(jìn)程。高校檔案館擔(dān)負(fù)著檔案收集、存儲(chǔ)、整合并提供利用的重要職能，加強(qiáng)檔案館智慧化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)時(shí)代和高校發(fā)展的客觀要求，也是進(jìn)一步提高檔案管理和服務(wù)水平的必由之路。高等學(xué)校應(yīng)采取有效措施，將檔案館的智慧化建設(shè)納入校園整體規(guī)劃，確保檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，全面推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

1 現(xiàn)存問題

雖然建設(shè)數(shù)字檔案館已在全國形成風(fēng)潮，但有些系統(tǒng)缺乏頂層設(shè)計(jì)，難以滿足不同網(wǎng)絡(luò)、不同對象、不同來源的應(yīng)用需求。檔案館局域網(wǎng)主要依據(jù)傳統(tǒng)實(shí)體管理思路，在電子檔案管理方面相關(guān)理論尚不成熟，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也未出臺(tái)，在滿足規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化方面存在明顯的不足。校園網(wǎng)各個(gè)系統(tǒng)都是于不同時(shí)間、采取不同標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫、在不同開發(fā)環(huán)境下進(jìn)行建設(shè)的，信息孤島現(xiàn)象突出，重復(fù)性、一致性差，因此系統(tǒng)間彼此獨(dú)立，各部門需要其他部門分管的數(shù)據(jù)時(shí)甚至還有賴于落后的Excel文檔、人工拷盤甚至是紙質(zhì)介質(zhì)等低效率的方式。由于多個(gè)系統(tǒng)之間彼此獨(dú)立，進(jìn)入校園網(wǎng)不同應(yīng)用系統(tǒng)，需要不同的身份標(biāo)識(shí)和密碼，導(dǎo)致在互聯(lián)網(wǎng)接入時(shí)比較難以實(shí)現(xiàn)［1］。

2 高校智慧檔案館設(shè)計(jì)原則

近幾年來高校發(fā)展速度快，規(guī)模越來越大，形成的檔案數(shù)量和門類相應(yīng)增多，檔案管理部門應(yīng)該在“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、資源共享、確保安全”的原則上，立足最先進(jìn)的信息技術(shù)和全新的發(fā)展思路，逐步建立起檔案資源的收集、存儲(chǔ)、加工、利用的過程體系和高校教育系統(tǒng)檔案管理的模式，建立包括文獻(xiàn)、影像、照片等在內(nèi)的檔案目錄資源庫、電子全文資源庫、管理過程信息資源庫，最終構(gòu)建基于各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的大規(guī)模分布式信息系統(tǒng)，將高校檔案館建設(shè)成為歷史檔案記錄遺產(chǎn)永久保管基地、電子檔案信息資源管理與共享中心和政務(wù)信息公開主要場所，為高校發(fā)展提供一個(gè)良好的檔案信息資源支持環(huán)境，不斷滿足檔案利用者和檔案管理者的需求。

基于以上目標(biāo)，高校智慧檔案館整體系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)遵循以下幾個(gè)原則：（1）先進(jìn)性，設(shè)計(jì)一個(gè)高起點(diǎn)并有良好伸縮性的系統(tǒng)，采用模塊化結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)思想，能通過自擴(kuò)展的方式適應(yīng)資料信息的變化，便于擴(kuò)展升級(jí)和延長系統(tǒng)的生命周期。（2）規(guī)范性，無論是網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、軟件體系結(jié)構(gòu)，還是傳輸介質(zhì)、通訊方式和接口都必須符合國際標(biāo)準(zhǔn)；支持標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)交換格式，按國家檔案館制訂的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式定義，在業(yè)務(wù)規(guī)范、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)格式、保密性能等方面確保系統(tǒng)的使用既方便又安全、既規(guī)范又靈活。（3）實(shí)用性，系統(tǒng)設(shè)計(jì)以業(yè)務(wù)需求為主導(dǎo)，以完整的地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)預(yù)期功能為目標(biāo)，無論是在實(shí)施方案規(guī)劃、應(yīng)用平臺(tái)構(gòu)建、功能模塊設(shè)計(jì)還是在產(chǎn)品選型方面必須做到能夠滿足檔案管理的核心業(yè)務(wù)邏輯需求和實(shí)際運(yùn)作情況。（4）安全性，系統(tǒng)應(yīng)在信息的處理、存儲(chǔ)、管理、分類和安全分級(jí)和授權(quán)查詢方面提供安全的、有效的、統(tǒng)一的、細(xì)致的權(quán)限管理、身份認(rèn)證和審核機(jī)制，確保信息的原始真實(shí)性。

3 高校智慧檔案館系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)總體架構(gòu)

高校智慧檔案館的總體架構(gòu)是基于云計(jì)算環(huán)境下的服務(wù)模式，按照基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)層、數(shù)據(jù)服務(wù)層、平臺(tái)服務(wù)層和應(yīng)用服務(wù)層的模型設(shè)計(jì)，主要設(shè)計(jì)與建設(shè)內(nèi)容如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)總體架構(gòu)

3.1.1基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)層（IaaS）

智能化檔案庫房、數(shù)字化場地和中心機(jī)房是信息系統(tǒng)運(yùn)行的物理場所和信息資源建設(shè)與數(shù)字化加工的工作環(huán)境，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)包括局域網(wǎng)、校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)三部分，系統(tǒng)硬件和系統(tǒng)軟件平臺(tái)包括主機(jī)與服務(wù)器、存儲(chǔ)備份系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫與中間件等，網(wǎng)絡(luò)協(xié)議包括HTTP/SSL/FTP/LDAP/SMTP/ SOAP/MMS/X.509等，分別為超文本傳輸、傳輸加密、大文件傳輸、網(wǎng)格數(shù)據(jù)傳輸、目錄訪問、數(shù)據(jù)交換、流媒體播放等B/S架構(gòu)下的應(yīng)用提供技術(shù)支撐。

3.1.2 數(shù)據(jù)服務(wù)層（DaaS）

數(shù)據(jù)庫包括在檔案目錄資源總庫的基礎(chǔ)上，建設(shè)條線上以及技術(shù)形態(tài)上的目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。

3.1.3 平臺(tái)服務(wù)層（PaaS）

技術(shù)構(gòu)件包括基礎(chǔ)組件平臺(tái)、系統(tǒng)管理平臺(tái)、報(bào)表平臺(tái)、EEP封裝平臺(tái)、信息發(fā)布平臺(tái)等平臺(tái)，以及格式轉(zhuǎn)換服務(wù)、OCR識(shí)別服務(wù)、三性保證服務(wù)、全文檢索服務(wù)、電子文件封裝服務(wù)、流媒體服務(wù)等以Web Service方式提供的應(yīng)用服務(wù)。通過對檔案業(yè)務(wù)的系統(tǒng)總結(jié)和分析，形成一套自己的業(yè)務(wù)構(gòu)件，在此基礎(chǔ)上可以靈活實(shí)現(xiàn)多種業(yè)務(wù)功能，如檔案歸檔、接收、整理、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定等。

3.1.4 應(yīng)用服務(wù)層（SaaS）

應(yīng)用系統(tǒng)包括檔案局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)兩部分，每部分都部署有相應(yīng)的應(yīng)用子系統(tǒng)，分別面向領(lǐng)導(dǎo)用戶、館內(nèi)用戶、立檔單位和社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)；另外還包括實(shí)現(xiàn)對部分不聯(lián)網(wǎng)立檔單位檔案管理的分布式檔案管理系統(tǒng)；建立檔案綜合管理與利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)等對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研；建立校園網(wǎng)內(nèi)電子文件歸檔和檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)立檔單位的電子文件接收以及檔案信息資源的共享，為校園網(wǎng)用戶提供在線檔案查閱利用；建立與整合檔案公共服務(wù)與檢索平臺(tái)，滿足社會(huì)公眾對檔案查詢和利用的需求。

3.2 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)框架

系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)融合了局域網(wǎng)、校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，如圖2所示。局域網(wǎng)是一個(gè)連接檔案館各部門和人員的小型內(nèi)部專網(wǎng)，屬涉密信息網(wǎng)絡(luò)，用于存放館內(nèi)的公開和不宜公開的所有數(shù)據(jù)，是檔案數(shù)據(jù)資源總庫，是本校檔案信息資源的采集、匯總、加工、管理中心和集散地。校園網(wǎng)是一個(gè)連接校直機(jī)關(guān)單位和各學(xué)院的網(wǎng)絡(luò)，屬非涉密網(wǎng)，檔案館非涉密主機(jī)將全部接入該網(wǎng)，通過該網(wǎng)可存儲(chǔ)和傳輸非涉密信息，該網(wǎng)由于接入面廣，也是關(guān)鍵應(yīng)用的主要平臺(tái)和最大的數(shù)據(jù)資源聚集地?；ヂ?lián)網(wǎng)面向廣大公眾的開放網(wǎng)絡(luò)，提供網(wǎng)上開放檔案利用服務(wù)，典型的應(yīng)用系統(tǒng)包括互聯(lián)網(wǎng)檔案信息門戶、網(wǎng)上辦事等。

圖2 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)框架

3.3 系統(tǒng)業(yè)務(wù)架構(gòu)

高校智慧檔案館的業(yè)務(wù)架構(gòu)包括收、管、用三個(gè)階段，如圖3所示。

第一階段為“收”：館藏檔案數(shù)字化以及各種電子文件的收集的渠道包括電子文件歸檔、數(shù)字化加工、模數(shù)轉(zhuǎn)換、資源整合、互聯(lián)網(wǎng)信息征集、在線上報(bào)、脫機(jī)上報(bào)等各種方式；第二階段為“管/存”：檔案的入庫、格式轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)和管理按照“雙軌制”要求，對實(shí)體檔案和電子檔案進(jìn)行生命周期的管理；第三階段為“用”：檔案資源的信息發(fā)布并提供檢索利用，通過各個(gè)網(wǎng)域面向不同用戶提供各種檔案信息服務(wù)，包括網(wǎng)站信息發(fā)布、檔案利用服務(wù)平臺(tái)、多媒體檔案利用、普通的檢索利用和電子閱覽室利用等［2］。

3.4 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)

沒有制度的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案館智慧化建設(shè)就難以實(shí)現(xiàn)，因此，高校檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國際、國內(nèi)和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并結(jié)合高校自身的發(fā)展需要來制定共同遵守的檔案信息化管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息從采集、存儲(chǔ)、傳輸?shù)热^程都有章可循，為科學(xué)規(guī)范檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)，使高校檔案工作在客觀上有共同的衡量標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)作依據(jù)、協(xié)調(diào)保證，以便為建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)做好準(zhǔn)備，真正走上檔案信息資源共享之路。需要建立的標(biāo)準(zhǔn)主要有兩項(xiàng)：其一為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，這是信息系統(tǒng)建設(shè)的指導(dǎo)方針，也是數(shù)據(jù)交換和共享的基礎(chǔ)，主要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息安全、軟件工程、檔案管理等方面；其二為安全保障與運(yùn)維體系，這是構(gòu)建在管理上符合分級(jí)、等級(jí)保護(hù)的信息安全體系，采用不同的安全防護(hù)體系建設(shè)可靠和有效的信息安全系統(tǒng)，包括網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全、信息安全、設(shè)備安全、信息介質(zhì)安全和計(jì)算機(jī)病毒防治等各個(gè)方面［3］。

圖3 系統(tǒng)業(yè)務(wù)架構(gòu)

4 高校智慧檔案館建設(shè)中應(yīng)注意的事項(xiàng)

4.1 注重規(guī)劃，分期實(shí)施

智慧檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及內(nèi)容極為廣泛、技術(shù)要求非常高，不可能一蹴而就，因此要做好長期建設(shè)的準(zhǔn)備。建設(shè)前期最重要的工作就是要做好近、中、長期規(guī)劃，有效分配使用人力、物力、資金，保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

4.2 避免盲目，形成特色

應(yīng)注重學(xué)習(xí)和研究反映自身特點(diǎn)的新內(nèi)容，必須避免一味照抄、盲目跟風(fēng)的情況出現(xiàn)，必須避免一味照抄、盲目跟風(fēng)的情況出現(xiàn)，必須以實(shí)際應(yīng)用為前提，避免華而不實(shí)的情況出現(xiàn)，確保實(shí)際建設(shè)的效果，真正發(fā)揮智慧化成果帶來的管理水平和工作效率的提高，形成自己的理論和特色。

4.3 新舊兼顧，和諧統(tǒng)一

原有硬件設(shè)備應(yīng)加以利用，新的硬件設(shè)備間彼此融合，避免出現(xiàn)不兼容的局面和設(shè)備的浪費(fèi)；原有系統(tǒng)和新建系統(tǒng)之間，應(yīng)該在流程上彼此銜接、業(yè)務(wù)上相互連通，避免建設(shè)中顧此失彼、造成新的問題；老系統(tǒng)和新系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間，要相互承接，老數(shù)據(jù)要加以利用，能夠與新數(shù)據(jù)接軌，避免老數(shù)據(jù)丟失帶來的損失和減少后其補(bǔ)救的難度。只有做到新舊兼顧、和諧統(tǒng)一，才能使智慧檔案館的建設(shè)真正體現(xiàn)包容性和現(xiàn)代設(shè)計(jì)特點(diǎn)。

5 結(jié)語

高校智慧檔案館的建設(shè)必將帶來高等學(xué)校檔案管理根本性變化，最主要的是通過建立一整套規(guī)范的管理流程、方法和手段，形成一整套的標(biāo)準(zhǔn)和制度，使檔案管理更加精細(xì)化、科學(xué)化，將檔案工作統(tǒng)一為一致的行動(dòng)，從而提高工作效力和管理質(zhì)量，加快融入智慧校園、智慧城市。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.121

G270.7

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1673-0194（2015）19-0210-04

2015-05-13