基于中轉(zhuǎn)系統(tǒng)運行的科研預算信息化管理

盧靜，徐旭冉

（南京理工大學，南京 210094）

基于中轉(zhuǎn)系統(tǒng)運行的科研預算信息化管理

盧靜，徐旭冉

（南京理工大學，南京 210094）

科研預算管理是我國普通高?？蒲泄芾淼暮诵膬?nèi)容，需要通過信息化的管理手段對傳統(tǒng)管理方式進行改革。通過對現(xiàn)行科研經(jīng)費預算管理中存在的問題進行分析，提出信息化管理的重點在于對預算管理流程及監(jiān)控手段的完善。通過建立科研經(jīng)費總體管理流程，統(tǒng)一財務與科研部門對科研預算的管理模式。通過建立基于中轉(zhuǎn)系統(tǒng)運行的預算管理系統(tǒng)，實現(xiàn)高效科研預算的信息化管理。

科研預算；信息化管理；運行機制；中轉(zhuǎn)系統(tǒng)

近年來，國家管理部門加強了對高校、科研院所承擔科研項目的財務審計，旨在強化科研經(jīng)費的預算管理，提高科研經(jīng)費的效益，改變我國長期以來科研經(jīng)費供求不均的現(xiàn)狀。為了實現(xiàn)科研經(jīng)費的透明化、精細化管理，各單位都在努力推行信息化管理辦法［1］?？v觀近年來信息化建設的推進，財務與科研管理部門之間存在的系統(tǒng)差異是信息化系統(tǒng)搭建的難點。本文通過剖析科研經(jīng)費預算管理中存在的問題，闡述了基于中轉(zhuǎn)系統(tǒng)運行模式的預算信息化管理模式。

1 經(jīng)費預算管理存在問題研究

1.1 管理職能與管理內(nèi)容存在矛盾

我國高校一直以來沿用了舊時西方國家的項目管理模式。在經(jīng)費使用過程中，項目負責人擁有完全支配權，而學?？蒲泄芾聿块T的管理職能一般僅限于從預算執(zhí)行進度方面進行督促、指導，財務部門則對單筆經(jīng)費開支的合理性、規(guī)范性進行審查。整個項目唯有在結題驗收時，經(jīng)審計程序才能發(fā)現(xiàn)問題，其運行過程無法得到有效的控制。以國撥縱向項目為例，項目需要在立項時編制預算，通過對經(jīng)費使用的明細歸類，以規(guī)范項目承擔者的使用過程［2］。在實際的運行過程中，財務部門沒有有效方法掌握經(jīng)費預算的詳細情況，科研管理部門也無法在項目運行中詳細掌握經(jīng)費使用的動態(tài)現(xiàn)狀，從而失去管理職能的作用［3］。

1.2 預算明細歸類復雜、多樣

現(xiàn)行的科研課題并沒有統(tǒng)一的預算明細歸類，依據(jù)項目來源的不同使用不同的預算歸類。橫向課題一般分為科研業(yè)務費、設備費、外協(xié)費、工資及勞務費、業(yè)務招待費和管理費六大類，根據(jù)項目研發(fā)的內(nèi)容不同，各項配比有所不同。縱向課題則更加專業(yè)化和明細化，有直接費用和管理費兩大類，并依據(jù)主管部門的不同在具體科目上有所不同。除此以外，不同科目的歸類也有所不同。比如，外場實驗的差旅費用有的歸為試驗費，有的則歸為差旅費；勞務費的使用分為外聘人員勞務費、實驗人員勞務費、學生助研費等，所屬類別也不盡相同。這種復雜、多樣的歸類方式給承擔課題的教師帶來了壓力，也是財務審計中調(diào)賬的根源所在。唯有通過發(fā)揮學校部門的管理職能，利用信息化手段，實現(xiàn)對預算明細的動態(tài)錄入和管理，才能有效實現(xiàn)預算使用的控制。1.3執(zhí)行期內(nèi)經(jīng)費監(jiān)控無法落實

項目執(zhí)行過程中，經(jīng)費的使用和管理都是一個動態(tài)的過程。一方面，項目負責人報銷因項目執(zhí)行產(chǎn)生的費用時，財務部門僅對每筆費用的票據(jù)真實性進行審核，并將報銷記錄登記于財務管理系統(tǒng)，這一過程是不與相應的預算歸類直接掛鉤的。另一方面，科研管理系統(tǒng)記錄了項目的立項、經(jīng)費到款等信息，雖然在立項時有對預算明細進行錄入，但由于不與財務管理系統(tǒng)對接，無法獲取各項預算科目的實際開支情況。沒有預算，財務部門難以對費用的合理性進行判斷，并控制各科目支出；沒有經(jīng)費報銷信息，科研管理部門不能掌握項目的執(zhí)行進度，無法及時對項目進行中間檢查、驗收等環(huán)節(jié)控制。預算與實銷信息間缺乏有效的銜接，是目前我國大部分高?？蒲薪?jīng)費管理監(jiān)控缺失的關鍵所在。需要搭建有效的系統(tǒng)方法和運行機制，動態(tài)獲取和控制經(jīng)費使用過程，從而實現(xiàn)項目預算的有效落實［4］。

2 預算信息管理系統(tǒng)的搭建

2.1 科研預算管理系統(tǒng)運行機制

本文以搭建科研與財務聯(lián)動的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)為目標，結合高校管理中積累的經(jīng)驗和實際情況，整合財務與科研管理雙系統(tǒng)，建立了科研經(jīng)費預算管理的運行機制，并通過技術手段予以實現(xiàn)。為實現(xiàn)聯(lián)動，需要在科研和財務之間建立信任機制，實現(xiàn)業(yè)務和數(shù)據(jù)的全面對接。

科研預算管理系統(tǒng)集成主要有以下四部分：

（1）到款集成：財務系統(tǒng)定期將到款數(shù)據(jù)同步至中轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，科研系統(tǒng)再從中轉(zhuǎn)系統(tǒng)獲取最新的到款信息，項目負責人可在科研系統(tǒng)對來款經(jīng)費進行認領。

（2）到賬集成：科研系統(tǒng)定期向中轉(zhuǎn)系統(tǒng)同步經(jīng)費到賬數(shù)據(jù)，財務系統(tǒng)可從中轉(zhuǎn)系統(tǒng)獲取最新的到賬數(shù)據(jù)。

（3）項目預算信息集成：項目立項時須在科研系統(tǒng)中調(diào)用預算模版，填寫每個科目的預算信息。科研系統(tǒng)定期向中轉(zhuǎn)系統(tǒng)推送數(shù)據(jù)，供財務系統(tǒng)獲取預算信息。

（4）支出集成：財務系統(tǒng)將科研經(jīng)費報銷數(shù)據(jù)定期推送至中轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，科研系統(tǒng)定期從中轉(zhuǎn)系統(tǒng)獲取最新的報銷數(shù)據(jù)。

預算管理需求體現(xiàn)的是經(jīng)費收入和支出信息在科研與財務系統(tǒng)之間互動的基本情況。在項目預算信息集成過程中，對于預算科目的設置和推送，是整個系統(tǒng)實現(xiàn)實時控制的關鍵。通過設置各科目的預算閾值，能夠在每次銷賬時對財務報銷人員和項目負責人給予提示，控制各項科目使用不超出預算。支出集成信息的實時互動是保證科研管理部門把握項目進度管理的重要訊息。通過實時監(jiān)控，各項經(jīng)費的使用進度一目了然，避免了突擊花錢、臨時調(diào)賬等情況的出現(xiàn)。

2.2 系統(tǒng)搭建的方法

科研財務管理系統(tǒng)是科研管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)的集成，但并不是兩套系統(tǒng)的簡單合并。對于財務管理系統(tǒng)，需要保證來源信息的安全和可靠性，保持系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)等其他信息系統(tǒng)之間的相對隔離性；對于科研管理系統(tǒng)，由于其基于互聯(lián)網(wǎng)（或內(nèi)網(wǎng)）的物理架構，信息來源廣、信息互動性強。為此，需要構建中間數(shù)據(jù)庫平臺，并搭建信息通道，以完成科研預算管理系統(tǒng)的建設工作。依據(jù)該原理，圖1示意了建立本科研財務管理系統(tǒng)的基本結構。

圖1 科研財務管理系統(tǒng)基本結構示意圖

在搭建的預算管理系統(tǒng)中，獨立設置了中轉(zhuǎn)服務器，專門用于交互信息的存儲、處理和篩選傳輸。它直接與科研服務器相連接，通過建立受信與授權層，將科研服務器內(nèi)有關于科研項目預算、撥款及各項必要的審批、限制信息傳輸至此。在與財務服務器之間建立防火墻，更好的將財務管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)交換進行分離，從物理層面提高數(shù)據(jù)安全性。通過建立SSL通道、為中間數(shù)據(jù)庫平臺提供特殊的網(wǎng)絡防護等措施。雙邊信息集中于中轉(zhuǎn)服務器后，在中轉(zhuǎn)服務器上建立數(shù)據(jù)資源庫和適于管理操作的信息處理平臺，通過計算、篩分等方法，實現(xiàn)雙邊信息的統(tǒng)一對接。信息處理后，再將這些信息反饋給雙邊系統(tǒng)，使財務人員和科研管理人員均能實時收到經(jīng)過處理的預算使用信息，從而實現(xiàn)預算信息的實時性。

3 小結

科研預算管理系統(tǒng)的搭建，是實現(xiàn)科研項目信息化管理的必要手段。系統(tǒng)的運行，是以科技財務管理系統(tǒng)運行機制的搭建為第一步，通過統(tǒng)一財務部門與科研管理部門之間的辦事流程，實現(xiàn)雙邊系統(tǒng)程序的集成。通過設置獨立的中轉(zhuǎn)服務器，建立信任機制，實現(xiàn)了財務與科研管理數(shù)據(jù)信息的集中處理，并對數(shù)據(jù)庫平臺起到必要的網(wǎng)絡防護。該系統(tǒng)在實際運行中，應當根據(jù)各高校不同的經(jīng)費管理流程進行必要的修改，并期待通過長期運行調(diào)試得以完善。

［1］喬志芳，馮妍.以信息化手段助推科研經(jīng)費管理——以××大學為例［J］.中國管理信息化，2014（7），31-32.

［2］許然.淺析新時期高校科研管理中存在的問題及對策［J］.科教導刊，2014（9）：9-11.

［3］王迎霞，沈富可.信息化成就高?？蒲许椖繜o邊界管理［J］.中國教育信息化，2012（4）：4-6.

［4］李欣，陸虹，曹建清，等.基于信息化平臺的高?？蒲许椖繀f(xié)同管理模式探析［J］.重慶大學學報：社會科學版，2013（19）：35-47.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.029

F232；F810.6

A

1673-0194（2015）19-0053-02

2015-04-03