關于高校檔案館和圖書館共建校史資料庫的思考

張峻山

（西安科技大學 陜西 西安 710054）

高校檔案館作為高等院校重要的信息機構，保存著豐富的高校發展歷史的檔案，其中包括歷史文件、照片、甚至實物資料。這些豐富的歷史文獻資料有必要開發整理出來，并對外宣傳和展示。高校圖書館作為長期對高校內師生進行信息服務的機構，能夠將檔案館所整理的信息進行數字化加工并加以宣傳，有效的擴展宣傳的范圍，由高校檔案館和圖書館協作共建的高校校史資料庫將對培養高校內廣大師生的感情有重要意義。

1.檔案館與圖書館合作共建校史資料庫的作用和意義

1.1 促進檔案館館藏校史資料的利用開發

檔案館與圖書館共建校史資料庫首先有利于檔案館自身館藏校史資料的開發和利用，高校中有關學校歷史文獻資料的收藏一直是高校檔案館工作的重要內容[1]，檔案館內保存著最完整最系統的學校歷史文獻資料，包括學校歷次重大事件的文件、照片、歷史實物和歷屆教師和畢業生的記錄，其中不乏很多知名校友的在校記錄，這些塵封的檔案資料對高校是巨大的寶庫，是高校過去足跡的記錄，對其充分的開發和利用能夠有效的促進高校內校情校史宣傳，加深師生對學校的印象，培養師生對學校的感情。

1.2 豐富圖書館館藏資源，提升圖書館的信息服務

檔案館與圖書館建設校史資料庫也有助于圖書館館藏的自身建設，校史資料庫的建設促進圖書館對本校文獻資料的收藏，填補圖書館在本校歷史文獻資料收藏中的空白，促進圖書館自身特色館藏的建設，以及圖書館的信息服務的水平，為高校內進行高等教育發展研究的讀者提供更加充分的原始資料，為高校進行政策決策提供歷史依據。此外，圖書館也可以有效彌補檔案館的服務和工作的不足，雖然近幾年來高校檔案館積極開發所保存的校史文獻資料，例如：部分高校檔案館每年舉辦專門的校史展覽，編撰校史會議文獻和圖片集，甚至組織專門的校史館進行宣傳，但由于缺乏長期有效對外服務的窗口，因此其服務時間的范圍總是有限的，所整理出來的校史文獻資料整體的利用率較低，無法達到促進本校師生對學校的了解和培養師生對本校感情的需要。圖書館是高校專門為全體師生提供信息服務的部門，有良好的信息服務平臺和窗口，并且有豐富的信息宣傳的經驗，能夠有效的將信息傳遞給需要的讀者，因此兩者相互合作建立校史資料庫能夠有效的開發檔案館所保存的校史檔案，使其能夠發揮最大效益。

1.3 兼顧校史文獻資料的原始保護和充分利用

檔案工作的重點主要在收藏，即如何更好的將信息保存起來，因為檔案館所保存的信息多為原始信息，易于損壞和丟失，因此，從保護信息的需要出發，檔案館較少進行對外服務，導致通過檔案館查找校史文獻資料存在著很多的障礙，如：高校很多已畢業的校友回校通過檔案館查找自己當年的記錄和照片卻不對不面對復雜而自己并不熟悉的查找過程和教長時間。圖書館工作重點是對外服務，即將信息傳遞給所需要的讀者，有著良好的讀者服務系統，通過檔案館與圖書館的合作，將校史文獻資料進行數字化，通過圖書館自身的數字化信息服務系統將檔案館所保管的校史文獻以讀者熟悉的方式傳遞給需要的讀者，可以有效的減少因檔案保管需要所產生的信息障礙，充分實現檔案信息的利用。同時，通過圖書館與檔案館的合作將檔案資源數字化，實現讀者網上查找校史文獻資料，可以減少讀者使用原始檔案的頻率，最大程度實現對原始文獻的保護。

2.檔案館與圖書館合作共建高校校史資料庫的可行性

2.1 檔案館為校史資料庫提供了豐富的資料

高校檔案館在校史資料庫的資料收集方面能發揮巨大優勢，首先，檔案館在收集校史文獻資料上已經形成一套較為成熟的規整制度和工作流程，能夠在長期的工作實踐中接觸和收集到豐富的校史文獻資料，其次檔案館有充足和經驗豐富的工作人員能夠充分參加收集工作，各部門分管檔案工作的人員定期送檔保證了本院重要文件和校友資料的完整，為高校校史文獻資料的采集創造了有利的條件。而其他學校機構，如：高校圖書館，雖然也通過購買、校友捐贈等方式收集到大量的校史資料，但無法收集到完整的校史資料，特別照片、實物等資料，

2.2 圖書館為校史資料庫的展示和利用提供平臺

高校圖書館長期對校內讀者提供信息服務，其管理方式和服務方式使讀者能夠方便快捷的獲取資源，隨著高校圖書館內信息化水平的提高，使高校圖書館的信息技術水平也越來越高，將文獻資料數字化并建立數據庫的經驗教為豐富，能夠將檔案館所藏的校史資料的特點充分表現出來，并以便利、快捷的方式對其進行組織。高校讀者也熟悉圖書館文獻的檢索方式和利用方式，將檔案館所收集到校史資料的通過圖書館的平臺和技術進行加工并展示，能夠文獻資源的最大價值。

2.3 高校的管理模式提供了資金和人員保障

高校校史資料庫對校園文化建設具有重大的作用，可以引導學生基礎和發揚高校自身所傳承的文化和精神，促進學生的發展和高校自身的精神建設。因此，只要高校圖書館和檔案館能夠充分說明校史資料庫的作用，就理應獲得學校管理層在資金和設備上的支持。此外，在人員方面，高校的檔案館和圖書館都有較多的信息管理專業人才，能夠對資料庫內的信息進行有效管理，并通過圖書館的宣傳平臺充分地發揮其優勢。

3.檔案館與圖書館合作共建高校校史資料庫的模式

為了克服建設校史資料庫可能遇到的障礙，高校在組織本校的校史資料庫的時候，應充分發揮檔案館與圖書館在信息建設與服務領域的各自的優勢，充分合作，采取合理的方式建設資料庫，具體方式如圖1所示：

3.1 高校校史資料的采集

檔案館的校史資料采集工作可以采取三種方式：1、從已保持的高校檔案中收集整理適合存放在校史資料庫的內容，2、由各學院負責檔案的工作人員將各院系中散落的校史資料統一收集，3、向高校內的老教師、老職工征集有關校史的個人照片和實物；征集來的資料應在檔案館完成相關的檔案著錄、存檔等工作。同時向校史資料館提交資料的復印件，并根據資料庫的要求進行整理，同時，對涉密校史資料進行妥善處理，然后將整理好的數據、照片和文本進行集結，提供給圖書館的相關部門做處理。如果條件允許，檔案館應同時向圖書館提供紙本文本和數字文本的校史資料[4]，減少進行數字化所產生的工作量。

3.2 校史資料的數字化加工、整理和存儲

圖書館信息技術部門應對所收到信息進行整理，規范已有的數字化文檔，同時對只有紙質形式的文獻、照片進行數字化加工，保證所有的校史資料都有數字存儲。并與檔案館檔案著錄人員合作將論文以網絡文獻通用的“元數據”的方式進行著錄，將校史資料的主要形態描述出來，方便讀者進行檢索。在保存校史資料時可根據文獻資料的特點、內容和保密程度可以建設三個子數據庫:一是校史文件庫，主要收錄歷年來學校的重要文件和通告，二是校友錄庫，主要收錄歷屆畢業生在校的記錄，為了保護個人隱私，校友錄庫應只允許校友個人通過個人驗證方式訪問，三是照片和圖片庫，主要收錄有關學校歷史場景的照片和實物照片。

3.3 資料庫服務平臺的建設

為了充分展示高校校史資料庫的資源，圖書館信息技術部門必須首先建立一個良好、便捷的用戶界面，吸引讀者使用，其次應提高資料庫的開放程度，通過技術手段使用戶在辦公室、家庭或任何一個地方的終端都能共享資料庫內信息資源和信息服務，方便讀者利用資料庫的文獻資料。再次，應保持資料庫的時效性，保證高校每一年新出現的校史文獻都能迅速上網。

3.4 資料庫的宣傳和推廣

高校校史資料庫完成建設后，應由圖書館宣傳和咨詢部門負責向全校師生宣傳和推廣，宣傳的主要對象剛入校的新學生、對本校教育發展進行研究的老師和已經畢業的老校友，讓校內師生了解校史資料庫的內容和使用方法，促進校內師生對自己感興趣的文獻進行檢索和查詢，同時，應注意限定資料庫的使用范圍，避免任何侵害個人權利的法律問題和涉密問題發生。

4.結語

高校校史資料庫的建立能夠充分發揮高校檔案館和高校圖書館各自的優勢，將存在在檔案館內的“死”檔案轉變為“活”資源，為校內的教學和科研活動提供服務。這也必將成為檔案館和圖書館之間打破部門管理界限，相互合作的有意嘗試，為提升檔案館和圖書館提升自身服務具有重要意義。

[1]張愛新,楊大興.高校畢業論文歸檔和利用創新 [J].蘭臺世界,2010(05):47-48.

[2]百度百科,中華人民共和國著作權法 [ EB/OL],http://baike.baidu.com/link?url=kR8QaJblOFr65iQ35VIjDPq0QXnYMByZ1eKoYL_qLnGK_wnhnJpiEtSwnheXkeCHORkxekx3Udz77OGLYVj0DnJDLJWD_ZAyTXMnf9DyD1y

[3]王大青.中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準比較研究[J].檔案管理.2012（04）:43-44

[4]易美.試論圖書館與檔案館合作共建高校文庫[J].農業圖書館學刊.2013（04）:23-24

[5]宋云馳,常散丹.高校檔案館和圖書館協作研究[J].湖北經濟學院學報（人文社會科學版）2013（03）:223-224

[6]富 紅 .校史檔案的管理與開發[J].中國出版，2009（11）:103-105