檔案工作信息化建設的思考

范春媛

摘 要：隨著信息技術的發展，信息技術在各個領域都得到了廣泛應用，信息化已經成為當今世界發展的大趨勢，檔案工作信息化也成為一個重要的研究課題。本文首先闡述了檔案工作信息化建設的重要性和基本點，然后分析了當前檔案工作信息化建設過程中存在的資金、人才和配套軟件等問題。最后在此基礎上，提出了加快我國檔案工作信息化建設的建議。

關鍵詞：檔案；信息化；建設

電子計算機的快速發展使檔案工作逐漸走向信息化，檔案工作信息化即在檔案管理工作中，對檔案的收集、整理、開發和利用等環節使用信息技術，包括了檔案利用網絡化、檔案存儲數據化和檔案管理標準化幾個方面。檔案工作信息化建設有助于提高檔案工作的管理水平，提供更加高效的檔案信息服務。

1 檔案工作信息化建設的重要性

檔案工作設計的范圍廣、門類復雜，并且具有很強的專業性。檔案不僅包括了行政、黨群檔案，還包括了各種基建、開發、教學、科研、出版等檔案，檔案的收集、整理和開發等工作任務繁重。很多檔案管理單位中，仍然采用傳統的手工操作階段，信息化利用度不高，造成工作效率低下，并且很容易出現差錯，使一些檔案成為了死檔。由于檔案工作沒有利用信息化，使檔案信息的對外交流較少，缺少必要的發布渠道，對于很多重要歷史價值的檔案沒有得到充分的利用。因此，加強檔案工作信息化建設已經成為迫在眉睫的重要任務。

2 檔案工作信息化建設的基本點

2.1 技術驅動檔案工作信息化建設

技術驅動的檔案工作信息化是使用各種計算機技術來實現檔案工作的信息化。一直以來，檔案管理部門就強調計算機技術在檔案工作中的應用，在早期個人計算機時期，檔案管理部門中就已經出現了基于局域網的檔案管理系統，目前已經發展成為基于開放互聯網的檔案信息管理與發布體系等，技術已經成為決定檔案工作信息化建設的關鍵因素。

2.2 社會驅動檔案工作信息化建設

社會驅動檔案工作信息化建設強調檔案管理方式和管理思想的變革，不僅僅是信息技術在檔案工作中的廣泛應用。社會驅動認為檔案工作信息化不僅僅是技術性的，而是涉及檔案產生與利用的組織本身，以及檔案管理方式本身的變化。因此，一個好的檔案管理系統不僅受到檔案工作管理者本身的認可，還要受到組織和社會的認可。

3 檔案工作信息化建設存在的問題

3.1 資金短缺阻礙檔案工作信息化建設

資金短缺是阻礙檔案信息化建設的最主要的因素，由于資金不足，絕大部分的經費都用于工資和日常的管理活動，根本沒有多余的資金來支持檔案管理部門的信息化建設，結果造成部分檔案管理部門至今還停留在手工操作的階段。在一些檔案管理部門中，連必要的復印機都無法配備，不僅影響到了檔案管理工作的效率，還影響到檔案的安全。

3.2 從事檔案工作的管理人員素質不高

資金短缺制約的是硬件建設，只要資金到位，就可以保證復印機、掃描儀、計算機等硬件設施快速到位，問題可以迎刃而解。但是工作人員素質的提高則是一個長期的過程，當信息化硬件到位之后，檔案管理人員不僅要熟悉計算機的操作，還需要適應檔案工作信息化帶來的新業務等。在部分檔案管理部門中，雖然已經配備了計算機和相應的辦公軟件，但是由于從事檔案工作的管理人員大都不屬于計算機專業畢業，沒有掌握相應的專業知識，對于信息技術中出現的新詞語了解較少，運用信息化技術解決檔案管理工作的能力普遍不強。

3.3 缺少配套計算機管理軟件

雖然一些公司針對檔案工作信息化建設開發出了一些軟件，但是與檔案工作的實際需求相比，還存在較大差距。原因在于部分公司并不從事檔案管理工作，對檔案工作了解較少，開發出的軟件不符合檔案管理和分類，操作復雜，界面雜亂。有些檔案管理部門自行委托軟件開發公司開發的軟件只針對本部門，不利于大規模的推廣使用。

4 檔案工作信息化建設的對策

4.1 正確認識檔案工作信息化建設的內涵和重要性

隨著檔案工作信息化的發展，檔案工作應當進入規范化發展的軌道，上級部門應當提高對檔案工作信息化建設的認識。有些領導認為檔案工作僅僅是對檔案的收集和保管，用不到信息化，特別是在資金短缺的情況下，應當將資金用于其他方面。但是在我國城鎮化快速推進時期，大量人口進入城市，檔案管理部門所要管理的檔案數量呈現出幾何速度增長的趨勢，遠遠超出了人工處理的要求，這就要求廣泛使用信息技術來對檔案進行檢索、分類和借閱。如果仍然采用原來的技術，必然會影響到檔案工作高效化的開展。

4.2 加大對檔案工作信息化建設的資金投入

資金是保證檔案工作信息化建設的先決條件，隨著知識經濟的到來，信息的收集、儲存、傳輸和利用等越來越多的依賴于計算機和互聯網。檔案本身就是信息源的一種，在當今社會發展中具有舉足輕重的作用。檔案管理部門目前關于檔案的信息化建設遠遠落后于其它部門，還未完全實現計算機管理和互聯網查詢、利用等。因此檔案管理部門應當加大資金投入，添置各種信息技術所需的各種設備，建立和完善檔案信息管理系統，使檔案管理部門盡快實現信息化。

4.3 開發專業的檔案工作信息化的軟件

除了配備信息化的硬件設施之外，還應當加快檔案管理軟件的開發，開發適合檔案管理工作的軟件。軟件的開發不僅要靠軟件公司的員工，還應當讓一線員工親自參與，重點是二者結合，聯合攻克難關，只有這樣，開發出的軟件才能滿足檔案工作信息化的需要。檔案信息化軟件要充分考慮管理人員的實際需要，基于操作簡便、易于維護、易學易懂、功能齊全等思路，使員工可以在短時間內迅速掌握檔案信息化軟件。

4.4 強化對檔案工作信息化管理人員的培訓

由于歷史原因，檔案管理人員大都不熟悉信息技術，甚至連基本的操作和文字處理軟件也不會，離檔案工作信息化的要求存在較大差距。首先要加強這部分員工的培訓，使其快速掌握信息化的軟硬件；其次要大力引進專業化人才，通過員工的不斷更新，推進檔案工作信息化培訓工作，實現檔案工作的全面信息化。

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