檔案信息管理自動化的研究

商圣坤

摘 要：互聯網技術的普及與發展。信息的自動化處理也越來越普遍地運用到我們日常工作生活中，管理自動化是指由人與計算機技術設備和管理控制對象組成的人機系統，核心是管理信息系統。管理自動化采用多臺計算機和智能終端構成計算機局部互聯網，運用系統工程的方法，實現最優控制與最優管理的目標。借助于互聯網自動化技術。不僅能在很大程度上提高檔案管理的效率。還能提高信息的準確率 隨著市場經濟的不斷發展完善。加強檔案信息的管理對于企業的發展有著非常重要的作用。因此，檔案信息管理制度化應運而生。

關鍵詞：檔案；信息管理；自動化；標準化

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的互聯網化，是實現檔案工作自動化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。如何提高應用能力，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。下面我闡述個人的一些看法。

1 推進檔案信息管理自動化的優勢

檔案信息的自動化處理過程擁有許多不可比擬的優勢（一）、它可以發揮現有互聯網的潛能。提高互聯網的使用率 經調查得知。我國基層的檔案室很多都配備了互聯網，但是這些互聯網的開發功能卻過于簡單。而采用自動化處理檔案無疑會發揮其現有的潛能，提高工作效率。并節約一定的資源。（二）、以往的信息加工模式無一例外要經歷選材、編輯、出版3個主要的過程，這樣的工作過程歷時較長。也會對檔案應有價值的發揮造成很大的影響。而檔案信息的自動化處理過程。編者可以直接通過機讀形式的檔案迅速完成相關的信息加工。快捷地出版二次文獻（三）、實現檔案信息的自動化之后。我們可以一次投入而多次的產出。可以從根本上擺脫信息加工受經費約束的不利局面。

2 推進檔案信息管理自動化，必須提高檔案標準化、規范化能力

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從互聯網系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

3 推進檔案信息管理自動化的應用策略

轉變思想。提高領導者的自動化意識在進行檔案信息自動化的過程中。領導者的自動化意識和知識水平可以說是非常重要的決定性因素 我們可以看到。有的檔案管理部門的領導具備一定的自動化管理意識。積極引進檔案管理的自動化處理系統。而且也想方設法吸引相關的人才。檔案的信息化管理工作開展得如火如荼。而相反。還有一部分領導，眼光狹隘。認識不到檔案管理的自動化處理的重要性。也不重視現代化的辦公應用系統，工作手段落后。人員素質低下。檔案信息管理工作開展得較為滯后。因此。一定要轉變思想。切實提高領導者的自動化意識和知識水平，從而推動我國檔案信息的自動化進程。

4 推進檔案信息管理自動化，必須慎重選定技術路線

信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是互聯網技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。互聯網技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。

5 推進檔案信息管理自動化，必須實事求是地改進管理體制

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

6 推進檔案信息管理自動化，必須充分發揮系統建設資金的使用效益

檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。

7 推進檔案信息管理自動化，必須重視人才管理

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是互聯網技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。互聯網技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強互聯網機構和人員的活力，例如 引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務等等。

8 推進檔案信息管理自動化過程中存在的問題

檔案信息管理的自動化在近些年得到了一定程度的應用與推行。但是在具體的應用過程中，依然存在一系列的問題。這些問題主要包括以下幾個方面：首先。檔案管理軟件缺乏通用性。由于檔案信息管理軟件在型號和規格上存在很大的差異。時至今日也沒有一個既可以進行文件檢索又可以用于檔案管理的處理系統。檔案信息管理的進度受到了很大的約束 其次是我國到目前為止還沒有建立一個達到數據交換機讀目的的檔案系統。檔案管理和互聯網管理兩方面的工作通常都是各行其是。缺乏配合。層次也不一樣。這種狀況不能適應檔案信息資源共享的要求。再次。檔案信息管理未實現標準化和規范化 檔案信息自動化系統的功能并沒有得到充分的發揮。而檔案業務基礎工作的標準化和規范化水平也非常差。最后，檔案管理人員的素質較為低下 檔案管理電子信息化需要相關的操作人員具備較高的層次和先進的技術水平。不能僅僅滿足于一般的互聯網操作過程。但是從目前的情況來看。很多檔案的部門缺乏高科技人才。而相關的復合型人才更加緊缺。很多的檔案管理人員年齡較大。不愿意進行互聯網知識方面的學習。過度依賴手工整理。盡管檔案室引進了自動化的互聯網系統。但卻沒有人靈活運用，也沒能發揮其應有的實際效用。就更談不上檔案管理的自動化了。