高校檔案管理信息化建設現狀及對策研究

譚春霞

摘 要：在當前的信息時代背景下，構建數字化校園是我國現代高校發展的主要目標之一，檔案管理是高校管理的重要內容，實現檔案管理信息化建設是推動高校信息化建設發展的重要舉措。然而目前我國高校檔案管理信息化建設現狀并不容樂觀，在實際工作中存在很多問題，該文分析了我國高校當前檔案管理信息化建設中常見的幾個問題，并且提出了相應的發展對策。

關鍵詞：高校 檔案管理 信息化建設 現狀 對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）04（b）-0144-01

高校檔案管理工作具有多種功能，可以為高校教學、科研、人事調動、后勤管理、學校發展等提供重要的憑證和依據。高校信息化建設是時代發展的必然需求，高校檔案管理工作也應該與時俱進，大力引入先進的信息技術手段，提高檔案管理工作的信息化程度。然而目前我國高校在檔案管理信息化建設過程中因為這樣或者那樣的原因影響，導致信息化發展步伐非常緩慢，為此，該研究者結合自己的工作經驗總結了幾點關于高校檔案管理信息化建設的思考。

1 高校目前檔案管理信息化建設現狀以及相關問題

1.1 管理意識缺乏，管理觀念落后

目前，高校領導者以及相關的工作人員并沒有充分重視到檔案管理信息化建設工作，進而導致檔案管理信息化建設步伐較為緩慢。首先體現在高校領導者身上，他們往往認為檔案管理信息化建設應該屬于學校檔案部門負責的工作，因此對于檔案信息化建設的關注不多。同時，高校檔案管理人員并沒有充分意識到高校檔案信息化建設的功能及其作用，仍然抱著傳統的檔案管理理念，這種片面的認識在很大程度上阻礙了高校檔案管理信息化建設步伐。

1.2 信息化建設基礎硬件設備較為落后，資金投入不足

高校檔案管理信息化必須依賴計算機設備以及相關的軟件才可以順利開展，在高校檔案管理信息化建設中對于工作人員、硬件及軟件設施都有很高的要求，這就需要投入大量的資金。然而檔案管理信息化建設是一項長期項目，必須要持續不斷的增加投入，但是高校經費畢竟有限，而且很多高校主要將資金投放在教學、科研上面，花費在檔案管理信息化建設上的資金是少之又少，進而導致檔案管理信息化建設資金投入不足。正是因為資金投入缺乏，因此大多數高校檔案信息管理硬件及軟件更新速度非常緩慢，相關管理設備較為陳舊。

1.3 網絡安全隱患

現代信息技術的高速發展，雖然具有有利的一面，但是也會在一定程度上增加高校檔案管理的難度。因為網絡具有開放性的特點，因此在檔案管理信息化建設過程中，常常會出現一種尷尬局面，一方面要進行信息資源公開，另一方面相關人物個人隱私權也需要得到保護。同時，隨著信息技術的發展，各種黑客攻擊、電腦病毒等信息安全事件發生頻率也隨之增加。而高校檔案的信息內容有可能會涉及到文化、經濟或者政治等方面的機密，如果一旦信息丟失或者泄露，可能會造成嚴重的后果。

2 進一步完善、優化高校檔案管理信息化建設的相關對策

2.1 應充分認識到高校檔案管理信息化建設的必要性及重要性

高校領導者以及檔案管理相關人員對于檔案管理信息化建設重視度不高是阻礙高校檔案管理信息化發展的重要因素之一。只有先樹立檔案管理信息化觀念，才會高度重視該項工作，并且投入大量的時間和精力。因此，應加大對檔案管理信息化建設的宣傳力度，使更多人，尤其是高校領導者能夠認識到檔案管理信息化建設的必要性及重要性，提高對檔案管理信息化建設的認識，對于高校檔案管理每一個階段中出現的問題能夠及時、有效解決。同時，高校領導者應加強檔案管理人員的信息化建設意識，使相關管理人員能夠解放傳統的管理思想，以發展的眼光看待檔案管理信息化建設，不斷學習檔案信息化管理的相關理論知識以及管理技術，做到與時俱進，推動高校檔案管理信息化建設步伐。

2.2 應加大對檔案管理信息化建設的資金投入

計算機硬件及相關的軟件設施、設備是支持高校檔案管理信息化建設順利開展的基礎物質保障，高校應加大對檔案管理信息化建設的資金投入，進一步完善基礎設施建設，提高高校檔案管理信息化建設的基礎條件，還應該定期更換電腦系統，升級管理軟件。其次，高校應注重檔案管理人員的培訓工作，不斷向相關管理人員灌輸新的信息管理理念，訓練他們的信息技術能力，從而提高高校檔案管理員工隊伍的整體業務素質水平。

2.3 進一步完善檔案管理的信息安全措施

因為高校檔案的特殊性、機密性，加上信息化建設的特點，有必要加強檔案信息安全措施。高校可以根據檔案的保密性將其劃分為不同的等級，包括機密、內部、絕密以及秘密，然后再根據不同等級檔案在網絡上設置相應的訪問權限，只有指定身份的用戶經驗證許可后方可查詢檔案信息。其次，高校在檔案管理信息化建設過程中應制定嚴格的管理流程，提高檔案管理信息化建設的標準化、規范化。而且應采用必要的物理隔離手段、監控手段、邏輯隔離手段積極預防網絡黑客的惡意攻擊以及其他的電腦病毒，還應該做好紙質檔案的備份及保存工作，以防電子檔案信息的丟失。

綜上所述，高校檔案管理信息化建設工作是時代發展的客觀要求，也是高校教學、科研進一步發展的內在需求，高校領導者及相關管理人員應充分認識到檔案管理信息化建設的重要意義，加大對檔案管理信息化建設的投入，盡快實現檔案管理信息化，提高高校檔案的服務價值。

參考文獻：

[1] 李松.試論高校檔案管理信息化的現狀及對策[J].科技信息，2010（7）.

[2] 高力.高校檔案管理信息化建設的思考[J].中外企業家，2011（5）.