數(shù)字化時(shí)代檔案“雙套制”的思考

馬藝珍

摘 要：在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，大部分辦公也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，各種電子檔案文件呈現(xiàn)在了人們的面前。在這樣的條件下，甚至呈現(xiàn)出了電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案的現(xiàn)象。其中雙套制管理模式已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，所以該文研究者認(rèn)為在數(shù)字化時(shí)代電子檔案與紙質(zhì)檔案會(huì)同時(shí)服務(wù)于檔案管理，其主要是通過(guò)形成電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)管理，讓電子檔案與紙質(zhì)檔案從根本上融合在一起。該文簡(jiǎn)單分析檔案“雙套制”模式在檔案管理中的實(shí)施策略。

關(guān)鍵詞：雙套制 數(shù)字時(shí)代 檔案

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）04（c）-0156-01

在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的背景下，所采用的檔案雙套制問(wèn)題與傳統(tǒng)的檔案管理相比較明顯存在著差異性。但是，并不是讓電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理簡(jiǎn)單的存在，而是應(yīng)該讓電子檔案與紙質(zhì)檔案從根本上融合在一起，從而認(rèn)真做好檔案雙套制管理的銜接工作[1]。由于當(dāng)前檔案管理環(huán)境發(fā)生了較大的變化，在這樣的條件下，研究雙套制管理實(shí)施策略具有非常重要的作用，其主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1 充分運(yùn)用數(shù)字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式

在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中實(shí)施雙套制管理模式，紙質(zhì)檔案和電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中都受到傳統(tǒng)檔案管理基本知識(shí)影響。但是，在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中，要想明確劃分檔案雙套制管理的范圍還存在著一系列的阻礙因素。其主要原因是檔案信息技術(shù)管理興起時(shí)間較遲，大部分人們對(duì)數(shù)字檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠，并且在應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，嚴(yán)重影響著檔案管理的水平。

在當(dāng)前檔案信息自動(dòng)化的管理過(guò)程中，檔案管理的信息內(nèi)容更加準(zhǔn)確可靠。一般情況下，檔案管理強(qiáng)調(diào)電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內(nèi)容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中，我們應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)實(shí)際情況采用檔案雙套制管理模式。其中，檔案管理雙套制模式主要興起途徑包括：一是辦公逐漸朝著數(shù)字信息化方向轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了大量的電子文件和紙質(zhì)文件資料，所以需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分類管理；二是隨著檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化社會(huì)的發(fā)展，所以在這樣的條件下產(chǎn)生了電子檔案資料管理。

2 結(jié)合檔案資料管理內(nèi)容初步限定雙套制模式管理范圍

為了有效提高檔案管理的水平，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況明確規(guī)定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內(nèi)容能夠永久性保存。一般情況下，針對(duì)需要保存時(shí)間較長(zhǎng)的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個(gè)單位可以根據(jù)自身檔案資料的實(shí)際情況，探究多種載體保管形式如何進(jìn)行統(tǒng)一保管，并且提出具有較高應(yīng)用價(jià)值的管理措施。尤其是在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該合理的將電子檔案和紙質(zhì)檔案有效結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建完善的管理模式。同時(shí)，單位檔案管理部門應(yīng)該定期整理檔案資料，進(jìn)行分類處理，對(duì)于一些具有較高應(yīng)用價(jià)值的檔案資料采取掃描措施，實(shí)行雙套制保管方式。

3 堅(jiān)持構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境實(shí)行檔案雙套制管理模式

在單位檔案管理過(guò)程中，為了確保檔案資料管理的安全性，便可以采用雙套制管理模式。尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，通過(guò)構(gòu)建良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境，有效防治單位檔案管理資料信息出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。通常情況下，采用良好的檔案雙套制管理模式主要包括以下幾種：物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。其中，在檔案管理過(guò)程中實(shí)行的雙套制管理模式是內(nèi)外網(wǎng)的隔離與控制最有效的方式。因此，在日常檔案管理過(guò)程中，我們需要建立起以防火墻為基礎(chǔ)條件的雙套制檔案管理方案。

在檔案管理過(guò)程中，為了確保檔案資料信息的安全性，選擇不同的管理模式需要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況而定。其中，針對(duì)檔案管理室的出入情況管理，可以采用證件識(shí)別或者自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)進(jìn)行管理，例如：磁卡、身份證卡等，通過(guò)這些方式有利于對(duì)人們進(jìn)行有效管理。更重要的是在這樣的情況下，可以制定相應(yīng)的操作程序，制定科學(xué)合理的檔案系統(tǒng)管理制度。一般檔案管理中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時(shí)，需要經(jīng)過(guò)主管人員的認(rèn)可，并且還需要有相應(yīng)的安全管理人員在場(chǎng)。一旦管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，便及時(shí)采取措施進(jìn)行處理[3]。

4 對(duì)檔案“雙套制”模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安排

在檔案管理過(guò)程中，實(shí)施雙套制管理模式其主要是針對(duì)檔案管理資料的內(nèi)容而定。根據(jù)檔案資料的合理情況，對(duì)檔案雙套制模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安全，有利于提高檔案資料的應(yīng)用水平。通常情況下，電子檔案管理形式只能夠從形式上提高檔案資料的利用效率，無(wú)法從根本上提高檔案資料的利用效率，然而，通過(guò)實(shí)行雙套制管理模式則有利于從根本上提高檔案資料信息的利用效率，有效改變單一的數(shù)字化檔案管理的缺點(diǎn)。因此，在現(xiàn)代化檔案管理過(guò)程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，便需要檔案管理工作者切實(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，將檔案資料管理的重點(diǎn)放在檔案資料的利用中。但是，在實(shí)行檔案雙套制管理模式的過(guò)程中并不能夠一蹴而就，而是應(yīng)該采取循序漸進(jìn)的模式，制定明確的檔案管理目標(biāo)以及檔案管理計(jì)劃。除此之外，還應(yīng)該根據(jù)不同檔案資料內(nèi)容的利用程度，從實(shí)際情況出發(fā)，從而最大限度提高檔案資料的利用價(jià)值。在數(shù)字信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案雙套制管理理念已經(jīng)被滲透到檔案管理中，并且隨著應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，逐漸形成了一整套完整的檔案管理系統(tǒng)。

5 結(jié)語(yǔ)

總之，在當(dāng)前檔案管理中采用雙套制管理模式已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。電子信息技術(shù)快速發(fā)展，越來(lái)越多的文件資料將轉(zhuǎn)變成電子檔案管理。但是，由于檔案管理的專業(yè)性較強(qiáng)，電子檔案離不開(kāi)紙質(zhì)檔案，需要將電子檔案轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)檔案才能夠充分發(fā)揮作用。因此，在當(dāng)前檔案管理的過(guò)程中，采用電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套制管理模式是最為有效的，從而推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 王愛(ài)華.論電子檔案與紙質(zhì)檔案技術(shù)保護(hù)的差別[J].機(jī)電兵船檔案，2014（1）：66-68.

[2] 李玉芹，李偉.電子與紙質(zhì)病歷檔案雙重管理機(jī)制的探討[J].管理觀察，2014（15）：186-187.

[3] 劉芳.淺議新疆電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存管理[J].甘肅科技，2014（10）：72-73.