科技檔案頁碼編制技巧

袁向陽+張瑞梅+云憲明+李艷

摘??要：本文提出科技檔案頁碼編制的原則和一些技巧，對于檔案整理工作有借鑒意義。

關鍵詞：頁碼;整理;檔案

頁碼編制是科技檔案整理的一項基本工作。所謂頁碼編制，就是給檔案材料編制頁號。檔案材料都是要編制頁碼的，沒有編制頁碼的材料是不能稱之為檔案的。頁碼編制是檔案工作人員的基本功，也是檔案整理的基本要求。對這一問題進行探討，無疑是有意義的。

頁碼編制的意義在于明確了檔案材料的數量和次序。一方面可以確定歸檔材料的數量，即材料的總頁數;另一方面表明了檔案材料的先后次序。頁碼使用阿拉伯數字形式的自然數來表示，自然數的順序就是檔案材料的先后次序。反過來講，沒有進行頁碼編制，我們既不知道材料的數量，也不清楚材料的先后次序，檔案管理、利用就無從著手。

1??頁碼編制原則

頁碼編制應遵循如下原則。（1）使用阿拉伯數字。不能別出心裁地使用其他數字格式。（2）保持連續。必須從1開始連續編制頁碼，即頁碼既不能有重復，也不能間斷，必須保持以自然數順序連續。（3）清晰醒目。保持清晰醒目可以避免與檔案內容相混淆。頁碼不是檔案本身的內容，而是出于管理需要附加的信息，應使其與檔案內容有明顯的區別。（4）位置相對固定。一般在頁面的右下角，也可以在其他位置，但是在一冊材料之內位置應當統一。如果個別頁面沒有空白處，應當粘貼在較大的頁面上留足空白，再編制頁碼。（5）最小干預。無論如何，檔案整理是一種后期處理工作，應當堅持“最小干預”，否則既是出力不討好，還有畫蛇添足之嫌。

2??“張號”與“頁號”

困擾檔案工作人員的主要問題是：“張號”與“頁號”。梁正民在《關于紙質檔案最小計量單位的探討》中引用相關法規回顧了紙質檔案最小計量單位的變化，討論了“張數”與“頁數”的優劣，最后建議使用“頁數”作為計量單位。李鳳明在《在檔案整理中編檔案頁次號的思考》中回顧了這個問題的歷史成因，比較了它們各自的理由，同樣建議使用“頁次號”。這個問題歸根結底就是“正反兩面的材料究竟是一個計量單位還是兩個計量單位”。從數字化的角度來看，這個問題是無需討論的，只有采用頁次號才不致引起檔案實體數量與掃描圖像數量的不一致，否則掃描圖像多于材料的“張數”，到底是多少張掃描圖像，我們無法判定，是否有重復或者遺漏的我們也無從知道。對于科技檔案使用“頁號”這一稱呼和做法是得到認可的。

3??檔案封面

引起困擾的另一個問題：檔案封面是否要編制頁碼。檔案封面確實不是檔案的內容本身，但卻包含了檔案的諸多重要信息。各單位自行設計的制式的檔案封面頁面數量也不一樣。為保持檔案封面的美觀，一般不在封面印制頁碼。在檔案材料區分為封面和正文兩個部分之后，頁碼編制可能從正文開始，也可能從封面開始。我們的做法是，封面不印制頁碼，但要從封面開始計算頁碼。例如我們的檔案封面有兩頁，檔案材料從3開始編制頁碼，這樣檔案材料最后一頁的頁碼就是材料的總頁數。

4??頁碼編制技巧

在明確了這些要求之后，我們提出兩方面的頁碼編制技巧。

4.1??明確空白頁、無效頁、未編制頁碼三種情況。這三種情況是針對材料中的為數不多的個別頁面的，一般也就是一兩頁，數量不會太多。

空白頁是指頁面無文字或圖表等相關內容，但已經編制頁碼，或者雖然沒有明確標注頁碼，但事實上已經計入頁碼的。例如文章的每章的起始頁都是奇數頁，上一張的末尾就有可能是空白頁。空白頁一般僅有一頁，很少出現兩頁或者兩頁以上的連續空白頁。對于空白頁，處理方法是：明確編制頁碼，頁面加蓋“此頁空白”印章。

無效頁是指頁面有文字或圖表，但是這些文字或者圖表與檔案材料內容無關。這種情況大多出現在手稿中，作者是用有文字紙張的背面撰寫報告。對于這種情況，無效頁加蓋“此頁無效”印章。

未編制頁碼是指材料的插入部分。常見的是圖片集，圖片集與正文沒有明確的先后次序，可以移動圖片集的位置，放置在材料的最后，并對圖片集連續編制頁碼。不太常見的是為便于翻閱設置的導引頁。如果材料內容較多且分為幾個部分，一般會加入導引頁，還可能使用彩色紙張，這樣便于翻閱定位。這些導引頁一般不編制頁碼。一種方法是去除這些導引頁，頁碼自然就連續了。另一種方法是加蓋“此頁未編制頁碼”印章，然后在備考表中詳細注明，例如“第78至79頁之間有3頁未編制頁碼”。

4.2??分段編制頁碼。檔案材料的形式是多樣的，比如GF報告、學位論文、圖書等都可以是檔案材料。這些材料原有的頁碼與檔案要求的頁碼是不一致的。簡單地說，書刊包括四部分：前置部分、正文、插入部分、后置部分。前置部分包括封面、扉頁、前言、摘要、目錄、圖表清單、縮略語清單等，可能會用多種數字格式多次獨立編制頁碼。正文一般用阿拉伯數字從1開始連續編制頁碼。插入部分，如圖片集等，一般不編制頁碼。后置部分，是指索引、附錄等，一般是接續正文編制頁碼的。如果我們不對整冊材料重新進行頁碼編制的話，可以采取分段編制頁碼。

可以對材料的前置部分重新編制頁碼，正文部分的頁碼保持不變，后置部分接續正文編制頁碼，插入備份接續后置部分編制頁碼。然后在備考表中注明。例如材料的頁面編制包括兩部分，第一部分共25頁，第二部分共378頁，總計頁數303頁。

頁碼編制是一項基礎工作，會出現一些比較復雜的情況。要針對具體情況采取可行的辦法，不能一味地要求對所有材料都重新編制。特別是一些類似于圖書的材料，重新編制使工作量急劇增加。在電子文件建檔中，這一問題就變得簡單了，我們只要重新設置材料的頁碼，然后更新材料的目錄、索引等，就能使頁碼完全符合檔案的要求。

（作者單位：西北核技術研究所??來稿日期：2015-04-16）