成為異化力量的檔案規范

洪佳惠

摘??要：異化被理解為事物的本質向其對立面演化，并反過來被其對立面吞噬和壓制。將這樣純粹的理論概念運用于檔案管理這樣的實用范疇，其目的是為了使人們擺脫規范的框限，真正回到檔案的本質。作者以實際工作中遇到的書寫工具、案卷質量、“雙套制”問題等為例，層層推進，對規范中的檔案本質產生質疑。

關鍵詞：異化;規范;檔案管理;書寫工具;案卷質量;雙套制

Abstract：?Alienation?is?considered?as?a?form?of?deviation?of?essence，and?the?deviated?form?swallows?the?essence?on?the?contrary.?Applying?the?pure?theoretical?concept?to?archives?management，?the?purpose?is?to?break?the?limit?of?regulation，?and?back?to?the?essence?of?archives.?The?author?uses?the?practical?problems?as?examples?such?as?writing?instruments，?file?quality，?dual?filing?system，to?query?the?archives?essence?in?regulation?gradually.

Keywords：?Alienation，?Regulation，?Archives?Management，?Writing?Instruments，??File?Quality，?Dual?Filing?System

異化原本是屬于宗教范疇的概念，意指與神的脫離，到了近代社會，啟蒙思想家將之運用到哲學、社會學領域中，意義引申為關系的疏遠、意義的喪失等。黑格爾在其著作《精神現象學》中第一次明確地使用了異化的概念，意指事物的本質向其對立面演化，并反過來被其對立面吞噬和壓制。將這樣純粹的理論概念運用于檔案管理這樣的實用范疇似乎略有些大而無當之嫌，但哲學作為一種對世界整體的觀照方式，能夠幫助人們真正回到事物的本質來觀照事物，使事物呈現其自身。萬事如是，檔案不能例外。

按照一般定義，檔案“是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。[1]檔案首先是一種歷史記錄，檔案真實是最原始的，應用的是未經加工的第一手材料。但這種所謂的檔案真實卻不如字面上看起來那樣不言自明，在這些浩如煙海的歷史記錄中，哪些能夠被作為歷史真實保存下來，這種真實以何種方式被保留下來，必須依靠某種規范來框定。我們必須承認的是，任何一種規范都有其時代局限，尤其在科技快速發展的當下，信息載體、保存方式都發生了質的變化，這種時代局限帶來的矛盾尤其激烈。為了確保歷史真實能夠被保存下來的檔案規范，卻反過來危及了歷史真實，這是現時代檔案工作者必須面對和思考的現代性困境。

1??碳素墨水：一種被規范異化的真實。

在現行各類檔案規范中，碳素墨水一直是主流的公文書寫材料，如《民政部歸檔文件整理辦法》中規定：“歸檔文件應……使用鋼筆、藍黑墨水或者碳素墨水填寫有關內容。”[2]這當然是出于檔案保護的考慮，碳素墨水的穩定性和對紙張的不易腐蝕性，是其流行于公文書寫中的原因。但這種流行卻是一種“被流行”，在實際檔案收集過程中，我們無法判斷文件上的黑色字跡究竟是否來自碳素墨水，于是這項規定很容易被簡化為“歸檔材料的書寫必須使用黑色墨水”。但事實上，有很多種墨水的書寫字跡會呈現黑色，這些墨水的耐久性和酸堿度都不盡相同，我們對多種常用墨水的耐水性和酸堿性作了測試（見文后圖及附表），測試結果顯示，字跡呈現為黑色的黑墨水其耐水性極差，酸堿度呈現為酸性，而同樣呈現為黑色的中性墨水，其耐久性極佳，酸堿度呈現對紙張無腐蝕性的堿性。從另一方面來看，各色中性墨水的耐水性都是極好的，并且也呈堿性。

從以上測試中，我們可以得出如下結論，將簡單化的“歸檔材料的書寫字跡必須為黑色”作為標準，是很難真正符合歸檔要求的。事實上，《中華人民共和國行業標準歸檔文件整理規則（DA/T22-2000）》中是這樣規定的：“整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。”[3]而各色中性墨水在這個意義上符合檔案保護要求，作為文件的書寫材料并不會對檔案造成腐蝕和危害。

進一步來說，《規則》中對檔案書寫材料的規定，目的是為了保證文件上信息的保存，為了保證檔案所記載信息的真實。但這種真實只是內容上的真實，形式上的真實被忽略了。這里，以另一種備受詬病的書寫工具圓珠筆為例。圓珠筆是近幾十年以來在世界范圍內使用最多的書寫工具，但由于其不耐久，易發生褪色、滲化等現象，一般不被用作歸檔文件的書寫用筆。相較于碳素墨水的“被流行”，圓珠筆卻是“被規定”的流行書寫工具。試想若干年后，當書寫筆真正成為過去，人們來回顧這段歷史時，或許可以在各類文件中看到類似“圓珠筆是當時最為流行的書寫工具”的記載，但寫下這些文字的卻是碳素墨水，人們根本無法在歷史文化的意義上感受到圓珠筆的風行。如此來還原歷史難道就真實嗎？

出于保護檔案真實考慮的規定，卻在形式上走向了歷史真實的反面，這不得不說是一種異化。如此說來，以圓珠筆油墨等易褪色材料書寫而成的檔案，是否在形式真實和內容真實之中只能選擇其一呢？在計算機技術高度發達的今天，數字化為解決這個問題提供了一條有效的路徑。我們完全可以將這部分檔案以數字形式保存在電腦硬盤中。事實上，這也是目前大多數檔案管理機構正在推進的工作——信息化。

2??信息化：一種被規范異化的人類勞動

信息化的目的是造福于社會。在檔案工作中，我將其理解為兩個方面：一、信息化極大提高了檔案的利用效率和準確率，這是信息化給檔案帶來的最顯而易見的作用;二、信息化將變革檔案管理的整體工作體系，在逐步降低體力勞動量的同時，實現檔案工作向文化層面的轉變，這股變革力量是緩慢而隱性的，但也是根本性的、符合整個信息發展潮流的。

我們既有的檔案規范卻成為橫亙在檔案工作轉型道路上的一條溝壑，甚至轄制了使信息化的深層次優勢，成為一股異化力量。依據檔案規范來對照檔案實體，其中的案卷質量問題在信息化過程中突現得尤為明顯。掃描工作是當前檔案管理機構信息化推進的主要部分，這項工作一般在文件組卷之后進行。在以往檔案歸檔工作結束后，案卷質量問題往往在利用時才會被發現，甚至有些利用率比較低的文件質量問題，在保管期限之內都不易被察覺。但加入了掃描環節之后，案卷質量問題可能被及時發覺，于是，在收集量本身就成倍增加的同時，又產生了大量需要整改的案卷。以幾何級數增加的工作量不僅使檔案管理人員難以負荷，也背離了信息化減低勞動密集型工作強度、促使檔案工作智性轉型的原初目的。

這里，需要區分兩種案卷質量問題。一種是明顯影響檔案利用的問題，另一種是不符合規范的問題。具體來說，在歸檔文件上亂涂亂畫屬于前者，而前文所說的圓珠筆書寫問題屬于后者。前一種問題理應整改，否則既妨礙了檔案今后的利用，又破壞了檔案的嚴肅性。但在實際工作中，需要大量返工的往往卻是后一種問題。舉一個工作中司空見慣的例子，即案卷頁碼問題——在檔案的立卷階段，都會在頁腳處編排頁碼，編排的一般要求為連續號碼，不漏號，不重號，這項工作看似簡單，卻由于其需要高度精神集中和連續工作，往往容易出錯。這樣的案卷質量問題在核對掃描張數時會被輕易發現，涂改、重新編碼不僅工作量巨大，也影響檔案的外觀。我們在這個問題上首先應該明確編碼的作用。在檔案中，我們認為頁碼有兩方面的作用，一是統計一本案卷的頁數，以防在檔案利用中丟失文件;二是標識文件所在的位置，便于利用檢索。在文件數字化之后，頁碼的這兩個作用被完全弱化了。首先，從保證案卷實體完整性方面來說，已掃描紙質案卷一旦入庫，被再次利用的可能性就大大減小;其次，已掃描文件一般以一一對應的方式掛接到電腦系統中，頁碼實際上已經失去了檢索功能。

3??電子文件：一種被規范異化的主流

在我們慣常對歷史的認識中，延續性被認為是歷史真實的第一特性，而檔案僅僅是作為歷史延續性的佐證而存在。以這種方式來觀照既往已經形成的檔案，我們或許可以自欺欺人地將大部分檔案安置于歷史延續性中，并無視那些無法被安插入的文件，甚至將其判斷為“錯誤”。這條一貫暢通無阻的思路卻在電子文件這里碰了壁，我們既無法將電子文件生硬地納入既往檔案的范疇中，又無法完全無視這種方興未艾的信息載體形式，為了解決這個問題，便只有在路的斷頭之處停滯不前，實行不尷不尬的“雙套制”。

“雙套制”是目前檔案管理機構普遍采用的一種管理方式，但隨著信息化程度的提高和計算機使用的普及，電子文件成為比紙質文件更原始的信息載體形式。這種真實情狀在檔案中卻無法完全體現出來，我們無法否認，至少在目前，檔案管理中“紙質檔案優于電子檔案”仍舊是一種流行的觀點。

我們究竟是在固守著檔案的本質，還是只是被囚囿于既有規范中，反而對檔案的本質視而不見？檔案在根本上就是信息的記錄，從甲骨、竹簡、紙質，到電子，檔案的載體是變化著的，但其記錄信息的本質是不變的。規范的目的是保護在時代主流信息載體中檔案的本質，因此，規范必須根據不同的信息載體來進行修正，如果在載體問題上，規范歷來抱殘守缺，我們現在庫房中保存的依舊是一大堆龜甲和獸骨。但“雙套制”依循的恰恰是“龜甲獸骨”的思路，在主流信息載體向數字形態轉化的時候，檔案領域仍舊固守著紙質的陣地。檔案管理者們一邊感嘆著職業的邊緣化，一邊卻又對信息發展的新領地望而卻步。

實際上，電子文件的產生和繁榮、紙質文件的逐漸衰落，本身就是一個時代信息載體發生變化的憑證，我們也不能簡單地認為后于電子文件產生的紙質文件在憑證作用上比電子文件更有優勢，兩者的對立、并存身后隱藏著錯綜復雜的時代因素和事物發展本身的規律。這種錯綜復雜的狀況本身，就應該作為一種時代特征在檔案中留存下來，而不是以現有規范去規整之，抹殺之，這不啻為一種異化。

4??“大數據”的啟示

在檔案規范這個方面，“異化”遠沒有作為現代性特征之一的“異化”來得這么復雜。這其中涉及的可能只是一種工作思路的拓寬和思維方式的轉變。

在這里，同樣是處理信息的“大數據”思維方式或許能夠為我們提供新的思考路向。“大數據”是一種“需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產”。[4]這種“新的處理模式”就是本文所說的“大數據的啟示”。“大數據”對思維方式的變革主要有三方面內容。

第一，大數據分析的是所有數據，而非樣本數據。以往由于數據收集手段和處理手段的限制，人們往往用隨機采樣的方法來得出總體性的結論，這種方法依賴的是“確定的隨機性”，“確定的隨機性”這種提法本身就是一個悖論，一旦這種隨機性不那么確定，分析結果就會謬以千里。這就同我們狹義上的檔案相類似，具體來說，我們憑什么認為字跡能夠保存下來的文件才是真實的，而字跡發生褪變的文件就應排除在外呢？在全數據模式下，樣本同總體畫上了等號，“通過使用所有的數據，我們可以發現如若不然則會在大量數據中淹沒掉的情況”。[5]以這樣的方式來比照檔案，我們是否也能發現被狹義檔案所遮蔽的歷史真實呢？

第二，大數據著眼的是混雜性，而非精確性。精確性是對“小數據”最基本的要求，在數據量本身就很小的前提下，精確的數據才能被認為是有效的數據。但在大數據時代，混雜性甚至被看作了一種“標準途徑”，[6]在一個標準下被認為是不精確的數據，或許在另一個標準下有著截然不同的重要性。檔案規范恰恰無法容忍混雜性，在信息缺乏時代，檔案管理機構必須保證每一份進館的文件是“精確”的，似乎只有這樣才能在利用的時候保證是對歷史原貌的還原，如此還衍射到了許多細枝末節的“精確”點（比如頁碼）。但是在大數據的思路下，問題的重點并不在于數量是否精確，而在于處理這些數據的手段是否有效，也就是說，并不在于“檔案”是否精確，而在于利用者以何種手段來利用。在信息化條件下，能夠進行任意字段的檢索，絕不會出現因數據量巨大無法查找的情況，并且能夠根據不同的搜索方式，自動歸納新的字段，使得檔案管理系統“活”起來，這才是大數據思路下檔案信息化的本質功用之所在。

第三，大數據呈現的是相關關系，而非因果關系。這種思維方式和福柯在《知識考古學》中的觀點不謀而合，知識考古學不考察事件變化的因果關系，而著眼于變化發生的外部條件，并由這些外部條件，重新構建一個更為宏大的、復雜的歷史網絡。以這個思路來考察“雙套制”問題，我們就不應再以規范的要求來“改造”電子文件，把電子文件硬塞入既有的因果關系中。各類檔案規范應該在持守檔案本質的同時，放開胸襟，以更寬容的姿態接納“所有數據”，認可“混雜性”，呈現更為寬闊、復雜的歷史原貌。進一步來說，以“相關性”來分析巨量的檔案數據，檔案就具備了預測功能，這又為檔案管理機構從文件管理向知識管理提供了契機。

當規范對檔案管理產生異化的作用，使得作為檔案存在意義的真實性都走向了反面之時，我們是應該故步自封，還是應該與時俱進，這個答案是不言自明的。我們或許能夠將檔案的本質和應守的規范分為包裹著的內外兩層，內中方方正正的是檔案的本質，所謂“守史”，外部的規范卻需要打磨得圓潤，以和歷史的發展相契合，以規范的圓融變通才能守衛本質的剛正不阿，而不應將規范當做一把砍斧，將歷史掐頭去尾，修改規整后才將其稱為“檔案”。以這種“外圓內方”的方式來持守檔案的本質，或許能使檔案在現時中以一種豐富的面貌獲得社會的認可，在歷時中以一種寬容的態度成為歷史的見證。

圖：常用墨水耐水性測試

參考文獻：

[1]中華人民共和國檔案法.?1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過.

[2]民政部歸檔文件整理辦法.民辦發[2002]6號.

[3]中華人民共和國行業標準歸檔文件整理規則（DA/T22-2000）.?2001年1月1日實施.

[4]楊旭，湯海京，丁剛毅.數據科學導論[M]：北京理工大學出版社，2014：9.

[5][6]?維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼斯·庫克耶著.大數據時代[M].盛楊燕，周濤譯，浙江人民出版社，2012：?38，58.

（作者單位：上海大學檔案館??來稿日期：2015-04-16）