聲像檔案管理工作之我見

周穎

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，記錄信息的載體正向高科技、多媒體的趨勢(shì)發(fā)展，由此形成了大量的聲像檔案。但目前聲像檔案管理普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，已經(jīng)嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平。因此，如何保存利用好聲像檔案給廣大的檔案工作者提出了新的課題。

1??聲像檔案管理工作中存在的共性問題

聲像檔案資料的形成、收集、整理、保管、利用是一個(gè)系統(tǒng)工程，任一環(huán)節(jié)存在問題，都有可能影響管理質(zhì)量。當(dāng)前聲像檔案管理過程中存在以下共性問題：

1.1??聲像檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)。攝錄人員決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。目前聲像檔案管理中，部分?jǐn)z錄人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)限于傳統(tǒng)的上級(jí)來文、紅頭文件，根本不知道他們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶屬于聲像檔案的范圍。誤以為處理這些聲像資料屬于個(gè)人行為，誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，發(fā)完新聞、信息就算完了，這就造成部分聲像檔案長(zhǎng)期在個(gè)人或科室內(nèi)保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存，造成了聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案的不完整齊全，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用，為收集整理工作帶來了困難。

1.2??聲像設(shè)備的利用效率不高。各單位聲像設(shè)備的配備都上了一個(gè)新臺(tái)階，基本上每個(gè)部門都有數(shù)碼照相機(jī)，有些部門有數(shù)碼攝影機(jī)，設(shè)備配備比較強(qiáng)。但很少有單位制定聲像設(shè)備管理制度，明確聲像設(shè)備的使用要求，致使有的設(shè)備閑置，有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒有合理利用;有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，相應(yīng)聲像資料沒能及時(shí)形成。

1.3??聲像檔案的管理制度不全。管理制度的健全完善是聲像檔案管理的基礎(chǔ)，但實(shí)踐中還存在著聲像檔案歸檔范圍不明確、移交機(jī)制不順暢、集中管理制度不健全、歸檔技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不明確、保管環(huán)境不符合要求等問題。

2??改進(jìn)聲像檔案管理工作的措施建議

2.1??提高聲像檔案歸檔意識(shí)。聲像檔案同其他門類檔案資料一樣，能否收集齊全完整關(guān)鍵在資料形成部門和資料形成人員。建議加強(qiáng)聲像檔案移交歸檔等規(guī)定的宣傳，各部門、攝錄人員樹立強(qiáng)烈的聲像檔案歸檔意識(shí)和利用現(xiàn)有聲像設(shè)備促進(jìn)聲像資料形成的意識(shí)，這是做好聲像檔案收集工作的前提。

2.2??提高人員檔案管理能力。一次主體活動(dòng)中聲像資料很多，一般的攝錄人員可能對(duì)哪些資料能更好地反映活動(dòng)主體不太明確，但專職檔案管理人員需要有較強(qiáng)的甄別能力，需要能指導(dǎo)相關(guān)人員從眾多的聲像資料中整理出重要的能準(zhǔn)確反映活動(dòng)主體的資料。

2.3??明確聲像檔案歸檔范圍。明確聲像檔案歸檔范圍，讓各部門攝錄人員有具體的對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，將更有利于聲像檔案的歸檔，筆者建議，聲像檔案范圍至少包含以下方面的內(nèi)容：反映單位概貌的聲像材料;反映單位名稱的照片;單位歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)人照片;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授予單位或個(gè)人的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書等的照片;單位召開的各類重要會(huì)議形成的主要聲像材料;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來本單位視察、檢查工作形成的聲像材料;單位重要工程建設(shè)、單位重點(diǎn)工作開展情況照片;單位其他重要活動(dòng)、重要事件或重大事故形成的聲像材料。

2.4??完善聲像檔案管理制度。應(yīng)建立專門的聲像檔案管理制度，明確聲像檔案預(yù)立卷、移交和管理要求。考慮到現(xiàn)在的聲像資料多以電子文件為主，建議適當(dāng)縮短聲像檔案移交時(shí)間，重大活動(dòng)結(jié)束后即要求活動(dòng)主辦部門將相關(guān)聲像資料移交檔案室，日常工作中產(chǎn)生的聲像檔案可采取及時(shí)預(yù)立卷，季度或半年移交檔案室集中管理的歸檔方式，這樣有利于提高聲像檔案歸檔的及時(shí)性和完整率。

2.5??加強(qiáng)聲像檔案開發(fā)利用。根據(jù)現(xiàn)在檔案管理的要求，檔案的開發(fā)利用是檔案管理的重要內(nèi)容和最終目的。為更好地開發(fā)利用好聲像檔案，應(yīng)將傳統(tǒng)的聲像檔案管理模式與信息化技術(shù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)聲像檔案資料的數(shù)字化，為檔案的查閱使用提供便利。將聲像檔案材料和紙質(zhì)檔案材料有機(jī)結(jié)合起來，記錄工作方面的思路、舉措、效果變化。

（作者單位：河南省正陽(yáng)縣城市管理綜合執(zhí)法大隊(duì)??來稿日期：2015-04-20）

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