淺談人事檔案材料的收集與整理

劉紅芹

在新的形勢下，檔案材料的收集與整理工作是否齊全規范有效，這將直接影響著人事檔案的質量。

1??人事檔案材料收集中存在的突出問題

1.1??人檔分離。隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，棄檔不用的人員越來越多。一些單位對檔案管理不夠重視，人檔分離情況愈加嚴重。

1.2??材料在內容和形式上雷同。一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況，嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

2???人事檔案材料收集

2.1??主動收集。作為檔案員，應密切注意單位人事檔案材料產生的信息，主動爭得各部門（單位）的工作配合，對應收集歸檔的材料要做到應收盡收、及時歸檔。建立一定的上交制度，避免材料形成時間過長，未及時收集或經辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。

2.2??重點收集。新時期人事檔案材料收集的重點主要有：廉政材料、業績材料、誠信材料，反映管理水平、工作能力、個性特征、道德操守、生活作風、心理素質、身體狀況等方面的材料。人事檔案材料收集歸檔工作，要本著實事求是的原則，另外在干部人事檔案里還應增加個人信用方面的內容，使干部人事檔案不再“千人一面”，實際工作中，要著重收集反映干部思想政治、工作實績、品德作風、業務能力、學識水平等材料充實檔案，成為用人單位廣納賢才的依據。

2.3??追蹤收集與經常收集。檔案管理人員工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。要經常關注單位個人基本信息，經常對檔案進行清查，隨時掌握所有人員的變化情況。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，將缺少的材料進行認真登記，并下發《催交材料通知書》，限定時間，要求相關單位將所缺材料按工作制度及時補交，避免時間過長或人員流動造成檔案材料無法收集歸檔。

3??整理檔案材料

3.1??材料鑒定。材料形成要規范準確，真實有效。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。內容不實，字跡不清，不能反映干部歷史面貌、德才情況和現實表現的材料，不能歸入檔案;如收集時發現未蓋章或簽字的，應及時與歸檔單位或個人取得聯系完善手續。

3.2??技術加工，分類準確，編排有序。高標準對檔案材料進行技術加工，嚴把技術質量關。對小于檔案規格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，切實做到整齊劃一，歸檔材料左邊應留出2.5厘米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其他材料相等。特別情況，例如對折皺、破損的材料進行裱糊。如內容太多可折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細，裝訂整齊。通過以上整理，使每卷檔案達到完整、精練、真實、條理、方便利用，對應歸檔的材料，要進行逐份登記歸檔。對不屬于歸檔的材料，應分別情況予以處理。屬于銷毀的材料，必須登記造冊，由主管負責人審查批準簽字，統一進行銷毀，任何單位和個人不得擅自銷毀干部人事檔案材料。

3.3??及時、準確做好目錄，錄入計算機。要隨時有效地保存有效檔案。對于常規產生的檔案材料，做好編排有序、分類準確、目錄清楚、裝訂整齊。通過規范有效整理，每卷檔案應達到完整、真實、實用。

4??檔案員的職業素養

4.1??人事檔案工作政策性強，檔案人員要有較高的思想政治素養、用科學發展觀來指引自己的工作，要作風正派、腳踏實地、責任心強。

4.2??檔案管理工作人員要不斷學習人事工作方面的新政策、新知識，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理等知識和技能。要經常與檔案材料形成部門聯系，開展好檔案材料收集工作。要有較好的協調能力、溝通能力，具有極強的工作責任心，保證工作順利開展。必須掌握現代化管理技術，能熟練操作計算機并合理運用于實際工作中。

4.3??人事檔案工作的保密性強，檔案管理人員要切實加強自身職業道德的修養。遵守干部人事檔案工作有關法律規定，在整理工作中，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。要切實做好防火和安全保密工作，加強對檔案材料的管理。不得擅自處理或銷毀檔案材料。對按規定剔除的檔案材料，須進行登記，經主管領導審查批準后區別情況予以處理。做好人事檔案借閱、借出、接轉記錄和整理檔案記錄。認真恪守職責及人事檔案管理相關規定。

（作者單位：河南大學學報編輯部??來稿日期：2015-04-17）