兄弟檔案期刊集萃

謝建波

數(shù)字檔案館建設(shè)若干實(shí)踐問(wèn)題思考

張晉周在《中國(guó)檔案》2015年第2期撰文，指出數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)根據(jù)各館發(fā)展條件、功能需求，設(shè)定總目標(biāo)和合理的分段目標(biāo)，分步實(shí)施，逐步完成。作者認(rèn)為有以下幾個(gè)階段：第一，構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)階段;第二，館藏存量數(shù)字化階段;第三，傳統(tǒng)檔案信息化管理階段;第四，局館功能結(jié)合階段;第五，電子文件自動(dòng)歸檔進(jìn)館階段。目前，國(guó)內(nèi)正在建設(shè)或已投入使用的數(shù)字檔案館大部分處于第一到第四階段，第五階段發(fā)展還不太成熟。作者認(rèn)為，第五階段的建設(shè)，不宜簡(jiǎn)單地套用現(xiàn)成的國(guó)際國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，更不能將規(guī)劃與建設(shè)實(shí)施工作全盤(pán)委托給承建單位。作者認(rèn)為，從現(xiàn)實(shí)應(yīng)用角度考慮，應(yīng)理清幾個(gè)關(guān)系：一為全局性信息化系統(tǒng)與獨(dú)立建設(shè)的數(shù)字檔案館的關(guān)系;二為機(jī)構(gòu)電子文件管理與電子檔案管理的關(guān)系;三為面向黨政機(jī)關(guān)的檔案系統(tǒng)與面向全社會(huì)的檔案系統(tǒng)的關(guān)系;四為全面規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)與階段性規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系;五為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)與通用性技術(shù)規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系;六為系統(tǒng)規(guī)劃與紙上規(guī)則的關(guān)系。作者指出，在數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，要注意以下方法的研究與把握;一是數(shù)字檔案館開(kāi)發(fā)的關(guān)鍵要求業(yè)務(wù)部門(mén)與技術(shù)部門(mén)的充分協(xié)調(diào);二是數(shù)字檔案館開(kāi)發(fā)的基本功在于調(diào)研;三是檢驗(yàn)數(shù)字檔案館成敗的標(biāo)準(zhǔn)在于能否支持業(yè)務(wù)運(yùn)行與業(yè)務(wù)創(chuàng)新;四是數(shù)字檔案館設(shè)計(jì)功能必須能夠逐項(xiàng)驗(yàn)收。為此，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)除制定規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、建成數(shù)字檔案館信息化系統(tǒng)外，還必須編制完整的系統(tǒng)使用說(shuō)明書(shū)和周密的應(yīng)用培訓(xùn)手冊(cè)。

數(shù)字模擬影像技術(shù)發(fā)展創(chuàng)新與應(yīng)用

馬淑桂在《中國(guó)檔案》2015年第3期撰文，首先，簡(jiǎn)單明了地介紹了縮微攝影技術(shù)復(fù)制出的檔案原文圖像稱為模擬影像，它是記錄在縮微膠片上的;把應(yīng)用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)復(fù)制出的檔案原文圖像稱為數(shù)字影像，一般存儲(chǔ)在磁盤(pán)上。接著，介紹了縮微技術(shù)的特點(diǎn)是體積小、密度高，可有效節(jié)省存儲(chǔ)空間;縮微品信息不可更改性使其具有憑證作用;以縮微品代替原件提供利用;縮微品信息可直讀，在沒(méi)有閱讀器的情況下，用放大鏡可以閱讀;不會(huì)受計(jì)算機(jī)病毒感染和黑客的攻擊;制作成本低;具有穩(wěn)定性和影像的不可逆性，是長(zhǎng)期存儲(chǔ)的最佳介質(zhì);可多套備份拷貝復(fù)制并異地保存。其弱點(diǎn)是，檢索速度慢，用一件檔案需在一整卷膠卷中查找，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息快速遠(yuǎn)距離傳輸和共享。數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)是，存儲(chǔ)信息可以是文字、圖表等靜態(tài)信息，也可以是集圖、文、聲像于一體的動(dòng)態(tài)信息;網(wǎng)絡(luò)傳輸不受時(shí)間、空間限制，便于信息的交流與共享;可遠(yuǎn)程利用檔案，可異地備份;數(shù)字化后的原件可封存。其弱點(diǎn)是，對(duì)設(shè)備的依賴性、不同系統(tǒng)和設(shè)備的不兼容;存儲(chǔ)載體壽命短、格式更新?lián)Q代快，易造成不兼容，不能讀取;計(jì)算機(jī)病毒入侵造成數(shù)據(jù)丟失或被刪除、修改、復(fù)制;法律憑證作用未得到認(rèn)可等。通過(guò)比較，得到一條共識(shí)：縮微技術(shù)優(yōu)于“存”，數(shù)字技術(shù)優(yōu)于“用”。同時(shí)找到了兩種技術(shù)的最佳契合點(diǎn)和最佳平衡點(diǎn)，即在現(xiàn)階段，充分發(fā)揮兩種技術(shù)優(yōu)勢(shì)，存儲(chǔ)在縮微膠片上的模擬影像作為檔案信息長(zhǎng)期保存的最佳載體和方式，存儲(chǔ)在磁盤(pán)等介質(zhì)上的數(shù)字影像作為檔案提供利用、信息共享的最佳方式。最后，介紹了數(shù)字模擬影像技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展情況。一是縮微膠片數(shù)字化技術(shù)。縮微膠片上的檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像，稱為縮微膠片檔案數(shù)字化，也稱模轉(zhuǎn)數(shù)技術(shù)。二是計(jì)算機(jī)輸出縮微品技術(shù)。通過(guò)COM技術(shù)，可將電子檔案、已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息打印在縮微膠片上，稱為數(shù)轉(zhuǎn)模技術(shù)。三是彩色COM技術(shù)（這項(xiàng)技術(shù)正處于研究、測(cè)試階段）。四是縮微、數(shù)字一體化技術(shù)（一次加工同時(shí)保存兩種數(shù)據(jù)）。

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息安全管理新思考

崔海莉在《檔案學(xué)研究》2015年第1期撰文，指出大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理不同于以往的工作內(nèi)容，檔案信息更不容忽視。檔案安全歷來(lái)就包括實(shí)體安全和信息安全，檔案信息正迎來(lái)大數(shù)據(jù)時(shí)代和云計(jì)算環(huán)境下的新風(fēng)險(xiǎn)、新挑戰(zhàn)。作者從檔案管理的工作實(shí)踐中，提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息三個(gè)安全管理的問(wèn)題：一是檔案數(shù)據(jù)采集安全。它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：1.檔案數(shù)據(jù)收集范圍擴(kuò)展;2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程和結(jié)果安全。二是檔案信息管理系統(tǒng)安全。它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：1.數(shù)據(jù)支持平臺(tái)安全。構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)至少要實(shí)現(xiàn)四個(gè)層次的部署：第一，云服務(wù)商提供全面可視化服務(wù);第二，收集海量數(shù)據(jù)，并解決各個(gè)數(shù)據(jù)的兼容問(wèn)題;第三，數(shù)據(jù)庫(kù)有識(shí)別目標(biāo)，鎖定威脅來(lái)源和相關(guān)設(shè)置;第四，基礎(chǔ)設(shè)施具有可擴(kuò)展性。2.數(shù)據(jù)計(jì)算環(huán)境安全。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案安全解決方案應(yīng)包括足夠強(qiáng)大的、能夠針對(duì)不同層次的人群提供不同的展現(xiàn)界面和工具。三是檔案數(shù)據(jù)提供利用安全。它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：1.檔案數(shù)據(jù)對(duì)比分析;2.檔案咨詢服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息是主動(dòng)地提供檔案數(shù)據(jù)安全保障，而不是等出現(xiàn)了無(wú)法挽回的損失再進(jìn)行補(bǔ)救。所有的思考都是基于這一認(rèn)識(shí)。

全媒體時(shí)代江蘇音像資料館服務(wù)方式探討

朱健在《檔案與建設(shè)》2014年第12期撰文，指出隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和全媒體時(shí)代的到來(lái)，擁有核心戰(zhàn)略資源和寶貴財(cái)富的音像資料館現(xiàn)有的服務(wù)方式受到挑戰(zhàn)，急需進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展。目前其服務(wù)現(xiàn)狀為：一是參觀、培訓(xùn)服務(wù)。接待參觀的同行近百家。培訓(xùn)服務(wù)是當(dāng)前的基本工作之一，培訓(xùn)對(duì)象是節(jié)目生產(chǎn)一線的編輯、記者，內(nèi)容為媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)檢索知識(shí)，并將培訓(xùn)內(nèi)容做成視頻文件上傳至辦公網(wǎng)。二是文件資料柜服務(wù)。文件資料柜類似于U盤(pán)，用戶可通過(guò)文件柜上傳、存儲(chǔ)、下載和共享音像資料。三是檢索下載服務(wù)。四是主題資料服務(wù)。根據(jù)一定時(shí)期新聞宣傳報(bào)道熱點(diǎn)、重點(diǎn)及用戶需求，對(duì)音像資料進(jìn)行二次信息整理加工、形成主題資料包（如“建黨”90周年），供一線制作人員使用。隨著全媒體時(shí)代的發(fā)展，用戶對(duì)服務(wù)方式提出了更新、更高的要求，因此服務(wù)方式要不斷地創(chuàng)新和發(fā)展，需要推出廣泛化、各樣化、個(gè)性化的服務(wù)。一個(gè)是個(gè)性化服務(wù)。它包括推送服務(wù)和定制服務(wù)。一個(gè)是資料導(dǎo)演服務(wù)。資料導(dǎo)演服務(wù)是音像資料館，以資料導(dǎo)演的身份參與重大電視主題創(chuàng)作的各個(gè)階段和環(huán)節(jié)，對(duì)資料梳理、編目、復(fù)制等環(huán)節(jié)，從資料角度為編導(dǎo)的素材選擇、選題策劃、文稿撰寫(xiě)提供借鑒參考。

開(kāi)發(fā)區(qū)拆遷檔案收集工作的實(shí)踐與探索

周曉紅在《檔案與建設(shè)》2014年第12期撰文，指出拆遷檔案真實(shí)記載了城鄉(xiāng)的歷史原貌和變遷過(guò)程，是最原始最真實(shí)的珍貴記錄。它是城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的重要組成部分，可為今后查詢拆遷情況和城鄉(xiāng)建設(shè)提供依據(jù)。其特點(diǎn)：一是形成時(shí)間長(zhǎng);二是文件易散失;三是可單獨(dú)成類。存在的問(wèn)題有：一是制度不全，管理分散;二是職責(zé)不明，業(yè)務(wù)有待提高;三是拆遷周期長(zhǎng)，收集整理不規(guī)范;四是重文字檔案，輕聲像檔案。明確歸檔范圍的要求：一是政策法規(guī)性文件材料;二是拆遷前期準(zhǔn)備的綜合性文件;三是拆遷過(guò)程中形成的文件材料;四是回遷安置前后的文件材料。做好拆遷檔案收集工作的對(duì)策建議：一要強(qiáng)化制度，提高認(rèn)識(shí);二要明確職責(zé)，提高素養(yǎng);三要統(tǒng)一管理，拆遷要與建檔同步;四要文字和聲像文件并檔保存。

加強(qiáng)工業(yè)遺產(chǎn)檔案的搶救與保護(hù)

孫成德在《蘭臺(tái)世界》2015年第1期（上旬）撰文，指出工業(yè)遺產(chǎn)檔案蘊(yùn)藏著大量的歷史信息，真實(shí)記錄了工業(yè)從無(wú)到有、從小到大、由弱到強(qiáng)的發(fā)展軌跡，具有不可替代的歷史文化價(jià)值。由于歷史年代久遠(yuǎn)等原因，有些重要的工業(yè)遺產(chǎn)、工業(yè)企業(yè)留下的檔案數(shù)量很少，內(nèi)容不全，有的已破損瀕危，亟須搶救和保護(hù)。為此，作者提出如下建議：一是增強(qiáng)全社會(huì)對(duì)工業(yè)遺產(chǎn)檔案的保護(hù)意識(shí)。工業(yè)遺產(chǎn)的實(shí)體部分，如企業(yè)的廠房、車間、設(shè)備等可直觀地展示其歷史、社會(huì)、科技、經(jīng)濟(jì)和審美價(jià)值，而工業(yè)遺產(chǎn)檔案則可展示上述各個(gè)方面的深刻內(nèi)涵，同樣是工業(yè)文明發(fā)展的重要物證。工業(yè)遺產(chǎn)檔案包括企業(yè)建立和生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生和保管的文書(shū)、科技、音像、實(shí)物等檔案，這些檔案對(duì)于工業(yè)遺產(chǎn)的保護(hù)和利用都是十分重要的科學(xué)依據(jù)。要充分認(rèn)識(shí)工業(yè)遺產(chǎn)檔案的證據(jù)性作用，通過(guò)各種新聞媒體，廣泛宣傳工業(yè)遺產(chǎn)實(shí)體和檔案保護(hù)的意義和實(shí)例，在各類工業(yè)遺產(chǎn)保護(hù)措施中增設(shè)檔案宣傳展示內(nèi)容，從而增強(qiáng)全社會(huì)保護(hù)和利用工業(yè)遺產(chǎn)檔案的自覺(jué)意識(shí)。二是加大對(duì)工業(yè)遺產(chǎn)檔案的搶救和保護(hù)力度。它有三個(gè)方面的工作：一是和時(shí)間賽跑，搶救工業(yè)遺產(chǎn)檔案;二要明確搜集工業(yè)遺產(chǎn)檔案的范圍和內(nèi)容;三要明確當(dāng)前搶救工業(yè)遺產(chǎn)檔案的方式和重點(diǎn)。三是強(qiáng)化對(duì)工業(yè)遺產(chǎn)檔案搶救和保護(hù)工作的各項(xiàng)保障。如：一為組織保障;二為制度;三為資金保障;四為人才保障。

電子病歷歸檔前的質(zhì)量控制

尹成芳在《浙江檔案》2014年第12期撰文，指出電子病歷歸檔前的質(zhì)量控制，是醫(yī)院電子病歷檔案管理工作的重要組成部分。把好電子病歷的質(zhì)量關(guān)，對(duì)于確保電子病歷的原始性、真實(shí)性、完整性以及提高醫(yī)院醫(yī)療水平和服務(wù)品質(zhì)具有重要意義。作者認(rèn)為，電子病歷歸檔前的質(zhì)量控制要做好，必須達(dá)到以下要求：一是加強(qiáng)制度規(guī)范，確保電子病歷的真實(shí)與安全。它包括三項(xiàng)內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心要設(shè)立修改痕跡保留功能、關(guān)閉計(jì)算機(jī)光盤(pán)、U盤(pán)等插接口和權(quán)限管理。二是提高思想認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)護(hù)人員的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容為《電子病歷基本規(guī)范》、《電子病歷系統(tǒng)功能規(guī)范》等。三是實(shí)施登記備份，探索進(jìn)行第三方監(jiān)管。如2012年，紹興市檔案局對(duì)全市各大醫(yī)院的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)啟動(dòng)登記備份工作，要求各大醫(yī)院將電子病歷檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行在線登記備份，每日對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新。四是使用電子簽名，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。只有把電子簽名落到實(shí)處，才能做好電子病歷歸檔前的質(zhì)量控制工作。