大學生就業檔案構建與應用研究

楊佳懌

1??就業檔案概述

1.1??背景。大學生就業檔案是記錄大學生在校學習、生活和工作的最真實、最能研究和解決問題的書面材料，是學校了解學生在校的綜合表現狀況的有效依據，也是大學生在今后就業及在單位中選拔、考核、任用過程中不可缺少的重要依據。然而很多高校不能正確認識到高校學生就業檔案的價值和重要性，在高校學生就業檔案建立和利用模式的研究方面不能做到盡職盡責，甚至忽略了這一塊的建設，嚴重影響了畢業生的就業和用人單位的招聘計劃。

1.2??國內外研究現狀。劉傳美在《發揮高校就業工作檔案在就業工作中的重要作用》一文中，從高校就業檔案的內容、范圍、現狀及有效發揮其作用的主要措施等兩個方面提出了進一步改革就業工作檔案管理制度。劉子奮和王宇亮的《試論高校畢業生就業信息的采集和應用》一文，從高校學生就業信息的內容和特點、就業新的采集渠道和就業信息的分析和利用三個方面，對在求職就業的過程中，如何從廣泛信息渠道和繁雜信息資源中采集有用信息、正確分析處理信息，并有效地利用信息開展就業指導工作提出自己的觀點。美國西雅圖市檔案館館長斯科特·克萊因認為大學生檔案意識的塑造是一種學習能力的體現，提出“信息時代下的檔案生存”，將檔案對于大學生的必要用途歸納到整個高校信息管理體系中的核心地位。波蘭的學者娜米茲·多利婭女士認為大學生就業檔案的建立有利于促進高校畢業生更好地就業。建立大學生就業檔案，不僅有利于學校很好地掌控畢業生的就業流動情況，也有利于促進高校幫助即將畢業學生分析當前就業形勢，從而促進畢業生的更好就業。

2??就業檔案的構建和應用模式現狀

2.1??對鄭州地區部分高校調研。調查活動以問卷的形式進行，將問卷發布到專業調查問卷管理網站問卷星（http：//www.sojump.com/jq/4865250.aspx），并通過微信、QQ群、郵箱等方式廣播?？偣舱{查了河南省15所高校的1742名教師、學生和26家公司的134名招聘人員與技術主管。

問卷內容主要涉及：學校是否開設大學生就業指導課程、就業指導課程的內容、這些內容對就業是否有效、學校是否有專門的學生就業檔案管理部門、企業是否關心就業檔案等問題。通過調查結果發現，大部分高校對畢業學生進行就業指導和就業信息采集等工作沒有做到盡職盡責，對大學生就業檔案的重視度不夠，不僅沒有完善的就業檔案管理部門，有的學校甚至沒有真正意義上的檔案館。關鍵調查結果顯示，形勢非常不樂觀。

• ?存在問題分析
  • ?對就業檔案重要性認識不足。隨著高校就業政策和形勢的不斷改變，很多高校沒能真正認識到建立高校學生就業檔案與利用模式研究潛在價值和重要性，仍然把工作重心放在教育教學研究和管理上。

具體表現在：沒能及時地記錄高校畢業生的就業指導情況;高校沒有設立完善的就業檔案管理部門和就業檔案管理制度;在就業檔案建立、管理和研究上沒有投入相對應的人力、財力、物力等。另外，很多畢業生對自己的檔案不夠重視和關心，導致畢業后很長時間還不知道自己的檔案存放地點和去向等。

2.2.2??對就業信息的統計不夠及時完善。高校對畢業學生就業信息資料的收集、整理、錄入不夠及時，以至于學生在出現多次就業信息變動以后，就業檔案卻沒能及時地更改。此外，許多已畢業學生的就業地點和就業崗位也在不斷地變化，尤其是用人單位對該學生的評價材料的反饋信息回收率更低。這些原因造成了就業信息的收集和后續的整理不夠完整。

2.2.3??檔案管理隊伍建設不夠。高校對學生就業檔案的建立，不僅是對畢業生信息等資料的收集、整理工作，更多的工作是日后的管理、分析和利用。目前許多高校忽視了對學生就業檔案的建立和利用模式的研究，沒能在檔案的管理上投入足夠的人力、財力和物力，以至于出現檔案室一個人做三個人的工作，檔案室環境不能達到存放檔案的標準等現象，最終影響檔案管理和保存等。例如，網上報道，有些高校檔案館工作人員不足，日常的管理維護工作不能正常運行，招聘勤工儉學的學生進行這些工作，最后導致一些機密檔案泄密或者檔案損壞。

2.2.4??就業脫節。通過調查發現，絕大多數高校非常重視學生的就業工作，為學生開展職業規劃工作，而且積極地與企業進行溝通，舉行較大規模的招聘會。不少院系也不斷地建設實習基地，跟合作企業互動，邀請企業的人力資源經理和技術主管做主題講座，建立專場招聘會。但是可以看到，學校在就業方面，起到的作用是平臺作用、牽線作用。畢業生還是主要通過簡歷反映自己的專業能力與素養，學校并沒有提供其他的就業數據，最多是如企業質詢，且該名學生是班長、團支書或學生會主要干部，輔導員可能會提供一些學生工作能力方面的資料。

3??面向需求的就業檔案構建與應用

3.1??面向需求的就業檔案內容構建。根據問卷調研，發現企業的需求其實也并不復雜，除了學生的綜合能力的體現外，更重要的有兩點：一是數據真實性的保障，目前的造假技術和亂七八糟的活動，使得證書泛濫;二是更加詳細的數據，比如學生職業規劃學習的內容，比如實習的內容等。

據上所述，論文設計就業檔案內容主要有學習成績、專業能力、榮譽與資質、學生自行參加的學習、兼職、面向企業需求與專業要求的技能、歷屆該專業學生的就業去向、畢業生質量調查跟蹤信息反饋等。

3.2??就業檔案構建與應用。根據企業、學生、高校需求，就業檔案構建與應用模式如圖1所示。

大學生就業檔案的管理通過一個平臺來集中體現，此平臺將通過信息技術實現數據的共享互動。學校的教學管理部門、學生管理部門、就業管理部門將大學生在校期間的所有與就業相關的數據添加到系統中;與學校有合作的實習企業、招聘企業、社會團體將學生在校外的表現添加到系統;已經畢業的學生提供的就業質量與跟蹤的報告，對招聘企業是一個參考，也可影響到學校的教學工作，學校的教學工作更可以根據企業的需求和就業的情況，不斷地調整，使之更符合企業需要。

大學生也是就業檔案的用戶，而不僅僅是被管理者。他們可以根據學校、院系的指導，了解企業的招聘記錄與動向、往屆學生的就業情況與跟蹤，結合自己的就業需求，有針對性地學習專業技能，從而實現高質量就業。

圖1?就業檔案構建與應用

4??面向高校管理的大學生就業檔案構建策略

4.1??加強對就業檔案重要性和價值的認識。高校對學生就業檔案重要性的深刻認識和調動招生就業部門與檔案部門的互相配合具有重要意義，要切實做好高校學生就業檔案的收集、整理、歸檔、分析、利用、研究等工作，使高校學生就業檔案的建立和利用模式研究更加完善，最終能夠促使高校畢業生能夠順利地就業。另外，由調查圖表可以看出，很多高校在就業檔案方面對學生的宣傳力度還不夠，應和宣傳部門密切配合，積極宣傳檔案相關知識，進一步提高高校老師和學生對就業檔案的關注和認識，讓他們真正了解到什么是就業檔案及就業檔案的重要性。

4.2??加強就業檔案管理隊伍建設。加強培訓、教育和管理，使得就業檔案工作人員不僅要了解高校歷年的就業情況，而且要熟悉符合高校就業特點的檔案管理工作，培養出來具有綜合管理素質的就業檔案管理隊伍。要培養他們高度的責任心，有檔案專業基本素養，政治素養高，切實建立各部門密切配合，院系專職人員參與的高校新型檔案管理網絡模式。

4.3??加強就業信息材料收集、歸檔工作。高校學生就業相關材料既有學校形成產生的，也有外來的，對于這些材料采取的措施是，只要是對學生就業有使用價值的有關材料都要收集、整理、分類、歸檔，由專業的檔案管理人員對其進行收集整理;對于畢業生去向這些材料，要求高校就業部門和檔案管理部門密切配合，對畢業學生進行跟蹤調查、了解和掌握相關信息，及時把這些有價值的信息進行歸檔處理。高校對市場需求資料的收集是必不可少的，市場需求資料是畢業生進行就業參考的有效依據，能夠幫助高校和畢業生及時了解當前就業形勢，幫助高校學生順利就業。就業部門和檔案部門應該及時做好對市場調查和市場需求資料的收集、整理、分類、歸檔、分析、研究，及時為高校畢業生提供準確的市場需求信息。

4.4??充分做好大學生就業檔案利用模式的研究。高校檔案管理部門應當把高校學生就業檔案的建立和利用模式的研究列為直接服務學校招生、教學和畢業生就業的重要途徑，不僅要做好高校學生就業資料的收集、整理、分類、歸檔等工作，而且還要更加系統地對其進行深度挖掘和利用，及時從中整理出能夠真實、完整地反映當前就業市場、就業政策、就業動向的就業信息，從而為畢業生就業提供有效的參考[。另外，在一定程度上也為高校學生就業指明了方向。同時也有利于高校掌握未來就業市場的變化和就業動向，方便高校制定與時俱進的招生計劃和教學方針，不斷提高高校的教學質量。

4.5??加強大學生就業檔案的信息化建設。利用高校信息資源，建立高校學生就業信息平臺，方便畢業生和用人單位的查閱，進而實現高校學生就業檔案的信息化管理和利用。此外，可以對大學生檔案信息進行異地備份保存管理，確保學生檔案安全。

*本文為河南省大中專畢業生就業創業立項課題：基于網絡的“撮合型”自動就業招聘系統（JYB2014279）

（作者單位：鄭州航空工業管理學院??來稿日期：2015-04-20）