更新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

錢素賢

摘 要：隨著國(guó)家的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，企業(yè)的各項(xiàng)制度都進(jìn)行了不斷的改革，其中人事制度作為人們最關(guān)注的管理事項(xiàng)，對(duì)其提出了更高的要求，使檔案管理工作可以滿足時(shí)代發(fā)展的要求。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，要求在人事制度改革的過程中，更新檔案管理理念，其中包括：豐富檔案管理的內(nèi)容，擴(kuò)大管理的范圍等方面。本文通過對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中問題的分析，探究了加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策，為以后檔案管理工作提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：更新；檔案管理理念；實(shí)現(xiàn)科學(xué)化

人事檔案管理工作與我們有緊密的聯(lián)系，這項(xiàng)工作做得好壞對(duì)我們的生活有重要的影響。人事檔案管理者要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的情況，創(chuàng)新管理理念，使檔案管理的范圍、內(nèi)容和方式更加規(guī)范化和科學(xué)化，只有這樣才能促進(jìn)管理工作的順利開展。目前，我國(guó)人事檔案管理工作還存在很多的問題，所以完善和改進(jìn)檔案管理是當(dāng)前工作的重點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性

很多檔案管理者對(duì)檔案管理這份工作存在錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，簡(jiǎn)單的認(rèn)為檔案管理工作只是檔案抄寫和管理的過程，不能為企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟(jì)效益，這種觀念的產(chǎn)生是由于檔案管理人員，對(duì)檔案管理工作重要性沒有足夠的認(rèn)識(shí)，所以直接導(dǎo)致了管理人員的工作效率和質(zhì)量低下，為我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展帶來不利影響[1]。

（二）檔案交接過程不謹(jǐn)慎

由于檔案管理人員對(duì)檔案管理工作不夠重視，所以在檔案交接的過程中沒能嚴(yán)格的按照規(guī)范來進(jìn)行，使得檔案管理的內(nèi)容不健全，管理手續(xù)不齊全，造成責(zé)任不明。此外，很多管理人員認(rèn)為檔案的交接工作只是鑰匙交接的過程，對(duì)檔案管理內(nèi)容的認(rèn)識(shí)不全面。

（三）管理水平低

很多檔案管理人員都不是科班出來的，沒有經(jīng)過嚴(yán)格、專業(yè)的教育和培訓(xùn)，對(duì)檔案管理相關(guān)的知識(shí)掌握不熟，所以對(duì)檔案管理工作的重要性和要求認(rèn)識(shí)不足，沒有較強(qiáng)的管理意識(shí)，使得在工作的過程中不能嚴(yán)格遵守規(guī)章制度進(jìn)行。檔案管理人員管理水平低會(huì)直接影響檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，不利于以后管理工作的順利進(jìn)行[2]。此外，還存在檔案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，所以導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作投入的精力不夠，對(duì)歸檔的材料不能及時(shí)的進(jìn)行檢查和補(bǔ)充，使得檔案材料不能充分的展現(xiàn)個(gè)人的真實(shí)情況，最終導(dǎo)致人事檔案的內(nèi)容不完整。

（四）對(duì)檔案管理重要性的宣傳力度不夠

很多檔案管理人員對(duì)檔案重要性的宣傳力度不夠，甚至未進(jìn)行宣傳，進(jìn)而導(dǎo)致管理人員和個(gè)人對(duì)檔案中缺少的內(nèi)容不能及時(shí)的補(bǔ)充和完善。檔案管理人員的非專業(yè)性，導(dǎo)致他們不能充分的掌握檔案管理工作的新內(nèi)容和新技術(shù)，不能有效的提高檔案管理的效率。

二、提高檔案管理工作效率的措施

（一）加大宣傳力度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的意識(shí)

1.要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高管理人員和個(gè)人對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新宣傳的渠道，使群眾充分的掌握人事檔案管理的相關(guān)知識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展有積極的促進(jìn)作用[3]。

2.要加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理，其中包括收集、整理和鑒定等過程。最后，要保證檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，一旦發(fā)生檔案缺失的現(xiàn)象，要及時(shí)的補(bǔ)充，最大程度的發(fā)揮檔案的價(jià)值。

（二）嚴(yán)格遵照檔案交接的程序

人事檔案在交接的過程中要求手續(xù)嚴(yán)謹(jǐn)，要嚴(yán)格按照相應(yīng)的程序進(jìn)行。第一，要定期的對(duì)檔案進(jìn)行清理，并做好記錄；第二，對(duì)于借出的檔案要做好記錄，并及時(shí)的催還[4]；第三，對(duì)沒有整理的檔案要分類存放，整理后及時(shí)的歸檔；第四，對(duì)于歸還的檔案要認(rèn)真的檢查，保證檔案的完整性，在交接時(shí)要記錄好歸還的時(shí)間，做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。人事檔案交接過程如圖1所示：

（三）健全檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度，包括檔案借出、歸還、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等方面的制度，用制度來制約管理人員的行為，保證檔案管理工作操作的規(guī)范性，從而提高檔案管理的效率，充分的發(fā)揮檔案的作用。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，要想全面的提高檔案管理工作，就要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，創(chuàng)新管理模式和管理理念，加大宣傳的力度，只有這樣才能使檔案的管理更加科學(xué)化，從而促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李娟.更新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化[J].黑龍江科技信息，2012（12）：107-107.

[2] 王巍.更新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2012（8）：117-117.

[3] 付立紅.更新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化[J].華章， 2012（27）：267.

[4] 賈奇.更新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化[J].赤子，2012 （6）：94.