探析檔案現代化管理中存在的問題

王健玲

摘要：檔案現代化管理是檔案管理的發展方向。在管理過程中，既要使用先進的管理技術和方法，同時還需要積極的改革管理理念，提升檔案管理的水平，增加信息容量，讓檔案管理能夠獲得更加廣泛的應用。本文首先對檔案現代化管理存在的問題進行了探討分析，并提出了檔案現代化管理的解決措施，最后闡述了檔案管理現代化的意義，以供借鑒參考。

關鍵詞：檔案現代化管理 問題 措施 意義

一、檔案現代化管理存在的問題

（一）檔案利用率低下。在科技飛速發展的今天，檔案管理工作不再僅是收集、整理、存貯檔案資料的過程，其具有專業性和機密性，需要使用科學的管理方式來對檔案實現管理和利用，是一個單位蓬勃發展的基礎力量。但是目前很多單位并沒有真正意識到檔案管理的重要性，對于檔案的管理多僅限為“藏”的水平，并沒有真正達到充分“用”的層次。檔案的利用率非常低，信息資源遭受嚴重浪費，使檔案管理工作流于形式，失去了管理的意義和作用。

（二）信息技術的使用不足。計算機技術的發展非常迅速，不同行業對其利用程度不一。而檔案管理事業尤其是基層單位使用計算機來進行信息化管理的程度不夠，計算機僅僅是管理的一個工具，使用簡單的軟件，并沒有形成從收集到利用的系統化體系，自動化水平非常低，大部分都是要人工進行檢索，因此比較費時費力，也不符合檔案現代化管理的基本要求。

（三）檔案管理制度存在缺陷。對檔案管理認識的不夠，不重視檔案管理制度的制定和執行，導致了檔案管理制度的漏洞比較多。很多的檔案管理制度都沒有相應的標準來進行約束，檔案的編制非常的隨意，目錄不規范，標準也不統。致使檔案的收集工作很困難，管理也比較難，檔案丟失的情況比較嚴重，單位的檔案信息外流。

二、檔案現代化管理的解決措施

（一）強化計算機技術運用，實現檔案管理網絡化檔案利用現代化。網絡技術與計算機技術的飛速發展，指紋與語音識別技術的廣泛應用，密碼技術的深化發展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術的發展與應用，可對檔案電子文件資料信息的真偽進行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網絡化的檔案管理方法，可實現檔案信息的網絡傳輸，而且傳輸的成本低、速度快，網絡傳輸的檔案信息不走樣。網絡化的檔案管理方法是實現檔案信息化管理的必經途徑。

（二）注重科學管理，正確看待檔案管理工作。檔案管理作為一項信息資源管理工作，對于單位在信息時代中的快速發展所起到的巨大作用是不可估量的。因此單位領導必須重視起檔案管理工作，加大對檔案管理工作的關注力度和精力投入，積極引進高素質專業人才，實施科學管理措施，提高檔案管理工作的現代化水平。

（三）健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。必須根據單位和檔案管理實際情況，依據國家相關法律法規，建立起來的規章制度，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。做到既約束領導，又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到功過分明，充分體現制度的權威性。

（四）現代化人才的培養。檔案管理工作不僅僅是單位發展的基礎，在社會大環境中也扮演著非常重要的角色。在現今條件下，檔案管理工作的重點應該是集中在數字化、網絡化和信息化建設上，這些內容都需要先進的現代化人才來作為依托，因此加強對現代化人才的培養，引入高新技術人才，對檔案管理工作人員的知識結構進行調整，加強檔案管理專業化人才的培養，是非常重要的工作。要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才。

三、檔案管理現代化的意義

（一）方便管理和查詢。傳統的手工檔案管理方法為整理、組卷、歸檔、編制檢索工具和使用，這過程均由人工來完成，工作量極大，工作周期漫長且效率低下。在日常使用過程中查詢方式一般采用人工查找，使用者查詢耗時長。在現代化的檔案管理方式下，利用計算機硬件和軟件技術對檔案進行分類整理、組卷和歸檔，工作效率大大增加。利用人性化、多條件的檢索工具使檔案的檢索方便、快捷，準確率極高。

（二）檔案資源共享。傳統的紙質檔案 般只是某單位內部獨自擁有，要想共享資源就必須通過“調檔”，這一過程需要耗費大量的人力、物力和財力，導致檔案流通速度慢、利用率低。而采用現代化檔案管理，利用計算機技術和網絡技術，可使檔案資源信息及時傳遞到任何需要的部門。有了檔案管理的現代化，檔案利用者就可以在不同的地點隨時查詢所需的檔案信息，而不必專程到檔案館查詢，大大提高了工作效率。

（三）節省檔案存儲空間。隨著存儲技術的發展，現代化的檔案管理可將紙質檔案制成電子檔案，這些電子檔案被儲存到光盤或硬盤中。光盤或硬盤的體積很小，容量卻很大，隨著科技的發展，可以預見一個幾英寸大小的硬盤即可存儲整個檔案館的資料信息，這樣，體積龐大的紙質檔案被分類儲存到光盤或硬盤中，大大節省了存儲空間，也節省了人力資源。

四、結束語

檔案現代化管理工作對信息利用要求非常高，需要對檔案管理有非常明確的認識和了解，采取科學的管理制度，制定相應的管理規范，加強人員素質建設，提升檔案管理的科技含量，從而實現檔案現代化管理。需要廣大的檔案工作者積極開拓，以先進的管理技術和現代化的手段科學管理檔案，迅速準確而有效的為社會現代化建設服務。