探析事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革

王玲

摘要：隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，行政事業(yè)單位所要處理的事務(wù)越來越繁瑣，則事業(yè)單位檔案管理將會變得越來越重要。本文闡述了行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，分析了現(xiàn)在的工作現(xiàn)狀，并提出了提高行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革思路和對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新與改革

檔案管理作為行政事業(yè)單位的重要組成部分，其科學(xué)有序的管理和運行是事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展的重要保證。檔案管理工作一方面確保了行政事業(yè)單位的有效、高效運行，另一方面是在單位自身的科學(xué)發(fā)展、精神文明建設(shè)，以及保障群眾合法權(quán)益方面起著非常重要的作用。隨著社會信息化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理原本存在的不足，進(jìn)而慢慢凸顯。本文就當(dāng)前事業(yè)單位的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了提高行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革思路和對策。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要意義

檔案管理是事業(yè)單位的 項基礎(chǔ)性工作，領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)檔案記錄，及時全面了解單位情況，并根據(jù)檔案來確定單位未來的發(fā)展策略和方向。從社會角度出發(fā)，社會各界可以通過查閱該單位的檔案，真實了解單位的發(fā)展?fàn)顩r，并根據(jù)檔案記錄情況，來反映行業(yè)和社會的發(fā)展?fàn)顩r，成為非常好的歷史記錄材料。另外，也為其它機(jī)構(gòu)和單位與本單位的合作提供基礎(chǔ)材料，在工作中，如果遇到突發(fā)問題，可以借鑒事業(yè)單位檔案的資料，吸取檢驗和方法，從而更好地去解決相關(guān)問題。因此，行政事業(yè)單位的檔案管理非常重要。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不夠完善

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，行政事業(yè)單位在發(fā)展浪潮中起著舉足輕重的作用。然而，在事業(yè)單位不斷發(fā)展完善的同時，忽視了行政事業(yè)單位的檔案信息管理制度，使得我國事業(yè)單位的檔案管理制度存在很多的問題。對于事業(yè)單位的檔案管理來說，設(shè)備和人員都非常重要，目前，我國檔案管理工作的信息化并沒有得到完善的發(fā)展，這在很大程度上留下了很多的隱患，加之人員素質(zhì)不高，沒有相關(guān)制度的約束，會導(dǎo)致篡改和曲意迎合領(lǐng)導(dǎo)的違規(guī)操作，這些將會給事業(yè)單位乃至國家?guī)碇卮髶p失。

（二）對檔案工作不夠重視

事業(yè)單位的很多領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，他們認(rèn)為檔案管理只能記錄之前的工作，對今后工作的指導(dǎo)意義不強(qiáng)，故不夠重視。而且，檔案管理工作屬于幕后工作，檔案管理人員存在麻痹大意，意識薄弱的問題，不清楚檔案管理工作對于單位發(fā)展及社會發(fā)展的重要性。同時，在年度和任期考核中，上級領(lǐng)導(dǎo)并沒有將檔案工作納入其中，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，缺乏有力的監(jiān)督，尤其是在相關(guān)檔案管理設(shè)備的投入方面。

（三）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

檔案管理工作是一項針對性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，因此對檔案管理人員的要求非常高。然而隨著我國人事制度的改革和深入，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員調(diào)離原有崗位，一些未經(jīng)培訓(xùn)的工作人員，甚至是一些無關(guān)緊要的人員調(diào)入檔案管理崗位，致使按干管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。檔案管理人員的素質(zhì)低已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理混亂，質(zhì)量低下的主要原因。

（四）現(xiàn)代化管理措施較落后

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，科技手段也在不斷更新，計算機(jī)信息也逐漸走入我們的工作中，信息化將會給我們的生活以及檔案管理工作提供極大的便利。然而，由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，經(jīng)費有限等原因，事業(yè)單位檔案管理信息化受到了重挫，不能在行政事業(yè)單位得到有效地運用。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革

（一）健全檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓，建立健全行政事業(yè)單位檔案管理制度是保證檔案信息有效運行的重要保證。在完善檔案管理制度的同時，需要遵循以下要求：第一，規(guī)章弧度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。規(guī)章制度的建立一定要符合單位的工作特點，配合檔案管理的需要。第二，簡明實用。規(guī)章制度的建立必須具有可操作性，語言要簡明扼要，步驟明確，責(zé)任分明，以便更好地發(fā)揮制度的知道和規(guī)范作用。第三，約束力的雙向性。行政事業(yè)單位的檔案管理工作，不僅要對檔案管理人員有約束作用，同時也要對單位領(lǐng)導(dǎo)有一定的約束力，既要保證檔案管理工作的獨立性，又要保證檔案管理工作得到領(lǐng)導(dǎo)重視，順利開展。最后，要做到獎懲分明，為了使檔案管理人員能積極創(chuàng)新地開展工作，應(yīng)該對那些為檔案管理工作做出突出貢獻(xiàn)的人員進(jìn)行獎勵，與而且也要對惡意篡改，不按規(guī)定使用檔案的人員進(jìn)行處罰。

（二）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理人員水平

行政事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵因素是檔案管理人員，針對崗位變動導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)低下的情況可以在盡量保持高素質(zhì)檔案管理人員不調(diào)動的情況下，對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證檔案管理人員的管理水平。此外，還應(yīng)該不斷接受新的挑戰(zhàn)，接觸新知識，確保檔案管理人員的知識水平保持在較高的水平。

（三）開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

為保證行政事業(yè)單位的檔案管理工作可以持續(xù)健康發(fā)展，應(yīng)該將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到行政事業(yè)單位檔案管理中，我們需要根據(jù)行政事業(yè)單位的實際情況，引進(jìn)適合自身發(fā)展的現(xiàn)代化軟件和信息處理技術(shù)。同時，檔案管理人員應(yīng)該積極參加培訓(xùn)，確保能充分使用現(xiàn)代化和信息化技術(shù)，并積極思考，挖掘相關(guān)信息資源，對檔案整理進(jìn)行創(chuàng)新化編制，為單位發(fā)展提供有效依據(jù)。

（四）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密工作

檔案的保密對于檔案管理來說是非常重要的。首先，應(yīng)該對檔案的庫房進(jìn)行保密管理，檔案庫房應(yīng)該嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定修建，應(yīng)該對庫房的門窗進(jìn)行加固等安保措施，保證檔案的安全性。其次，做好保管和保密兩方面工作，保證能準(zhǔn)確找到相關(guān)檔案資料的同時，也要對有保密要求的資料按規(guī)定進(jìn)行保密處理，確保黨和國家的利益不受到危害。再次，正確區(qū)分檔案的保管期限和保密期限，對所有檔案按照時間順序進(jìn)行保管，因為記載內(nèi)容不 ，應(yīng)該按要求，分門別類進(jìn)行保管。