檔案與數字化技術

劉紅雋

【摘 要】檔案是人類在社會實踐活動中產生的真實記錄，是客觀自然形成的，具有原始性和真實性，因此決定了其具有權威性。檔案數字化就是利用數字化技術將非數字形式檔案轉化為數字信息的處理過程，其最主要是紙質檔案的數字化，目的之一就是使檔案的載體——紙張“延年益壽”。意義在于：有利于實現互聯互通、資源共享和提高工作效率;有利于保護檔案原件;為社會提供更便捷的服務。

【關鍵詞】檔案 ? ?數字化技術 ? ?檔案數字化 ? ?紙質檔案

一、檔案與數字化技術

檔案是人類在社會實踐活動中產生的真實記錄，是客觀自然形成的，具有原始性和真實性，因此決定了其具有權威性。檔案為后人了解歷史、編史修志提供資料;為維護國家主權和領土完整提供佐證;為國家經濟建設決策提供參考，也為城市規劃、保護古跡遺址、保護地下水資源防止水污染、礦產資源開發、規劃城市交通等未來城市發展制定方針政策提供參考依據。如今檔案還具有傳授經驗、技術交流、服務社會等功能，它可借鑒的東西很多，其價值也愈加被社會所重視。如何保護檔案，使它既能發揮作用又要減少對它的損害，是當前一項既艱巨又緊迫的任務。隨著科技發展，目前最好的、最先進的解決方式就是采用數字化技術對紙質檔案進行數字化。

數字化技術指的是通過電子計算機、光纜、通信衛星等設備，來表達、傳輸和處理所有信息的技術。無論是字符、聲音、語言、圖像以及許多復雜多變的信息，都轉變為可以度量的數字0和1編碼來表達、傳輸和處理。到了終端，即到了用戶手上時，數字、文字、圖像、語音，包括虛擬現實、可視世界的各種信息，又原原本本地還原它的本來面目，我們可以發出聲音、打電話、發傳真、放錄像、看電影。龐大、繁雜、千差萬別的現實世界，浩渺如煙的信息，隨著數字化技術的實現，各種難題迎刃而解。

檔案數字化就是把數字化技術應用于檔案管理領域，把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個結構有序的檔案信息庫，及時提供利用、實現資源共享。最主要是紙質檔案的數字化，目的之一就是使檔案的載體——紙張“延年益壽”。

二、檔案數字化的意義

在未來世界，紙質檔案仍然占據不可替代的位置。紙質檔案數字化是以保護數字化檔案母體——“紙張”存在和利用為目的的一種檔案保護和利用手段。同時，檔案數字化是辦公自動化和計算機技術、信息技術快速發展的必然結果，具有不可替代的先進性。

（一）有利于實現互聯互通資源共享和提高工作效率

1. 數字化的檔案信息可以通過檔案管理軟件查詢，不受時間、地點限制：在IE瀏覽器中輸入正確的應用程序URL地址，點擊回車即可進入登錄界面，還可以實現在同一時間、不同地點，被不同利用者共享，不再受紙質檔案“孤本”限制。檔案人員利用計算機進行管理容易實時同步，信息傳達及時，更快捷地為更多的需求者提供本地或遠程信息服務，凸顯檔案信息的時效性。

2. 數字化檔案標準化程度高，數字資源總是以通用格式被人們應用。現行的硬、軟件可以毫無障礙地被訪問并被復制，檔案資源從封閉走向開放，打破了紙質檔案的局限性，徹底改變了檔案利用方式，使檔案資源能夠做到“科技服務檔案，檔案服務社會”。

3. 數字化檔案具有一次輸入、多次使用的特點，無須再翻動紙質原件。只需點擊鼠標便可完成智能化檢索;瞬間完成，減輕了檔案工作人員的勞動強度，工作效率明顯提高。需要注意的是，數字化檔案無“原稿”的固定性，在傳輸中發生泄露或人為篡改時無法識別。所以，對于重要的信息數據要做好備份，同時利用信息加密技術、數字簽名技術、系統防火墻技術、生物識別技術，采用殺毒軟件控制網絡病毒傳播，做好數據多重保護。

（二）有利于保護檔案原件

有些珍貴檔案形成時間很長，制成材料的剛性和柔韌性減弱，不宜再拿出來翻閱，否則會對檔案造成無法彌補的傷害。翻閱原件紙質檔案的危害主要有以下幾個方面：查閱紙質檔案離不開光源。光具有潛在的破壞性，光的波長愈短，輻射能量愈大，其中紫外線的輻射能量極大，它能引起嚴重的破壞，如紙張纖維素的熱裂解，紙張結構與性能變化產生氧化反應等老化現象;光的作用又能改變字跡色素結構，使字跡褪色擴散無法辨認;空氣中的酸性氣體如二氧化硫、二氧化氮、氨氣等以及塵埃中的酸性物質、鹵化物分解出的酸性物質等空氣中所含的化學成分，侵害腐蝕紙張纖維，加速檔案的老化過程，減少檔案的“壽命”;珍貴檔案本身其研究、收藏價值大，容易使一些非法之徒趁機進行盜竊、抽取、撕裂檔案，據為己有，人為破壞造成不可估量的損失和嚴重后果;在利用原件時，借閱人員素質和借閱數量以及利用地點等都存在局限性和不確定性，稍有不慎就會造成檔案原件丟失、損壞、污染等;隨著復印機的廣泛使用，復印解決了以往手抄的煩瑣勞動，復印也會對檔案造成損傷。將檔案數字化后，數字化檔案的重復利用對紙質原件是無損耗性的，無論復制、打印多少次，都不會損傷紙質原件，同時也降低了翻閱紙質原件時對紙張的磨損，對檔案原件特別是珍貴檔案，起到保護作用，還可防止篡改檔案的行為。

隨著檔案管理的逐步規范，以及社會對檔案的需求與日俱增，檔案管理范圍更大也更復雜，計算機和網絡的優勢，對檔案工作提出更高要求。要嚴把數字檔案的采集、管理、利用、安全關，為紙質檔案資源合理配置、有效開發利用創造條件，使紙質檔案母體得到最有效和最好的保護。

【參考文獻】

[1]紙質檔案數字化技術規范.中華人民共和國行業標準DA/T31-2005.

[2]楊重高.數字檔案資源的安全存儲[J].中國檔案，2014（11）.