檔案管理工作在高校工作中的定位認識與思考研究

胡杰軍

（湖北工業職業技術學院，湖北 十堰 442000）

每一年，每一所高校或多或少的都會有學生和老師，以及其他人員進入學校或離開學校。能否做好檔案的管理工作，不僅對學校的管理效率有著直接的影響，更與校內人員的安全相關。高校對檔案管理工作的定位，決定了學校的高層管理者及以下員工對檔案工作是否重視，從而影響了高校檔案工作完成的效率和質量。

1 當前高校檔案工作定位

針對高校檔案工作的定位，當前在檔案管理內部主要存在以下看法：

（1）邊緣論。這一觀點認為高校檔案管理效率始終得不到提高，主要歸咎于學校管理者對這一項工作的不重視，并不將這項工作納入到管理工作的中心，而導致檔案管理工作始終游離于管理工作的邊緣，可有可無。這一觀點得到了許多學者的贊同。

（2）基礎論。這一理論認為高校的檔案管理工作，是高校在進行人才培養、社會服務和科研時主要的參考數據，而這3項工作顯然是高校中最中心的工作項目。原來的國家教委在1989年的時候頒布相關的號令，指出高校檔案工作是該校辦學的基礎。在2008年國家檔案局和教育部出臺“高等學校檔案管理辦法”，該“辦法”確定高校檔案工作作為高等學校的基礎性的工作。

（3）中心論。這個觀點并沒有明確地說檔案管理工作是高校管理工作的核心，而是說檔案管理工作是為高校的中心管理工作服務，并認為檔案管理工作應該更加趨向于高校管理工作的中心。國家教育部的藺海波在“高校檔案工作如何走向邊緣化”的文章中指出，所謂的走向中心，并不是指未來檔案管理工作要向高校管理工作的中心工作發展，而是要更靠近作為工作重心的教學工作，為教學工作服務。

筆者對以上3種論點不加以評論，但筆者認為藺海波所舉的例子，意在讓人們意識到已經是時候進行檔案工作的改革了。傳統的檔案工作模式已經無法適應時代的發展，檔案工作既不能被邊緣化，也不應該被基礎化，同時說它是一個中心工作也是不恰當的。筆者認為，在不同的階段檔案工作具有不同的功能，而這個功能是結合高校發展來不斷體現出來的。

2 對檔案管理工作的思考

在新時代、新形勢的背景下，檔案管理工作有了新的突破，經過上述論點對管理工作的梳理，檔案管理工作者要認清檔案管理工作的位置。因此，要具備以下的幾點認識：

（1）高校工作的核心是教學。高等院校是我國培養高尖端人才的最重要的機構，關系到國家未來發展的方方面面，是我國可持續發展中最不可缺少的因素。在通過教學活動來進行人才培養的過程中，有教學型、研究性和教學研究型3種劃分，但其中教學任務都是存在的，只有進行方式和表現程度不同的差別而已。

（2）檔案工作服務于高校教學工作。檔案工作很重要，但不是最重要的，高校內的所有工作都是圍繞人才的培養和選拔展開的，而高校在進行這些工作時需要有檔案作為評價支持。通過研究學生檔案中過往的評價、成績記錄等，可以了解學生的水平；通過對教師過往評價和經歷的記錄，可以判斷這個老師能否教好學生。這些都是對教學管理的重要幫助因素。通過檔案管理，為教學工作服務，不能將其等同于中心地位，更不能去取代教學工作。而目前比較嚴重的檔案工作邊緣化問題，處于大部分人將檔案管理工作片面地當做對資料的管理，更深層次的檔案使用和研究工作被嚴重地忽視。支持基礎論的學者中對此存在普遍的認可，認為檔案管理工作是為中心的教學工作，提供幫助的基礎性工作，除此之外檔案沒有其他作用。

（3）高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分。當前社會上存在著一種分類的態度，將高校中的許多工作分為基礎性和非基礎性兩種，而許多學者認為檔案工作是非基礎性的。筆者的意見是，無論將檔案工作劃入基礎或非基礎都是不恰當的，如果真的要確定的話，檔案管理工作應該是對高校工作過程和成果的記錄，是管理工作的一部分。檔案管理中包含了對學校科研、教學成果和貢獻人員的記錄，如果沒有這些檔案，后人就無法了解當初是誰做出了這些貢獻，這些成果是怎樣被創造出來的。基礎與非基礎的劃分標準就是這項工作是否重要，但某種程度上非基礎的工作可能非常重要，因此基礎和非基礎工作之間并沒有固定的要求，二者是可以互相轉化的。

3 基于檔案管理定位的思路創新

上述對檔案管理工作的定位，最終目的是幫助我們解決以下幾個問題即，檔案管理工作應該怎么做、應該做到什么程度，以及做好檔案管理工作對高校工作有什么幫助。對此，本文提出從以下幾方面拓展檔案管理思路：

（1）將檔案管理中心建成學校的文件流轉中心。現代信息技術的發展，為高校檔案管理工作提供了更新的條件和基礎，目前在進行檔案管理時，辦公自動化已經是潮流趨勢。而高校因為人員流動頻繁、文件數量眾多，因此引進信息化管理系統來對檔案進行管理，已經是高校未來檔案管理發展的必然趨勢。在信息化時代，高校檔案管理人員要充分結合當前的形勢，積極主動地探索檔案管理的現代化和網絡化，主動轉變服務的觀念，并承擔更多的相關職能，從而實現其職能的拓展。

（2）將檔案中心建成校園信息共享的重要平臺。信息化技術，使得檔案文件在共享和使用方面的渠道越來越豐富，檔案部門可以通過網絡得到更加全面和及時的信息，被管理人員可以更快地知道自己位于什么位置，信息是否錯誤。經過雙方的共同努力，檔案部門可以逐漸成為高校信息集中和共享的中心，為師生與學校管理者的交流做出貢獻。

（3）建成文化傳承的驛站。校園文化要經過許多代師生和學校的共同努力，一點一點地凝聚而成，是校園一年年發展的成果和歷史積淀。一所學校可以屹立上百年，但人卻不可以，因此對校園歷史的沉淀和追憶就要靠檔案來實現。隨著高校的不斷發展及改變，唯一能夠記錄曾經的校園和師生是什么形象的，就是檔案，后人可以從檔案中傳承先人的力量和追求。為此，檔案部門要收集關于校園文化建設的材料，記載學校發展的點點滴滴，將高校的文化力量傳承下去。而通過復制和共享檔案，還可以將高校的文化傳承推廣到校外，乃至更廣闊的世界中去。通過高校檔案部門擴大高校在社會當中的影響力，成為連接社會對高校了解的紐帶，實現對自身功能的創新。

4結 語

高校檔案管理，不僅是高校管理人員或檔案部門人員的工作，而是需要全校師生和領導層的共同努力。高校工作人員需要對檔案管理投以更多的關注，做好對檔案工作的定位，在工作中不斷開拓思路、擴展視野、加強交流、共享經驗，更好地對師生負責，為高校長遠的發展和歷史的記錄負責。

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