科技檔案與科技資料的管理研究

張梅

(西安電力高等專科學校,西安 710032)

科技檔案與科技資料的管理研究

張梅

(西安電力高等專科學校,西安 710032)

人類的生產活動和科技活動,都不可能離開科技檔案與科技資料的服務而獨自進行,科技檔案、科技資料有著提高社會生產力的重要功能和作用,顯而易見,這二者都與互聯網技術有著不可分割的關系。筆者在文中對科技檔案與科技資料的作用和管理進行了探討和研究,希望更好地發揮科技檔案和科技資料的實質作用,也希望有關各方能夠對科技檔案與科技資料有一個全新的認識,并把其充分利用起來,使其更好地服務于社會和人類的發展與進步。

科技檔案資料；作用；管理；效益

信息社會已經悄無聲息地來臨，這就意味著社會傳遞信息的媒介與手段發生了根本性的變革，報紙、互聯網、電視機已經成為傳遞信息的主力軍，信息的時效性增強、信息量增大、價值提升，這些美好的變化全部得益于信息時代的來臨與發展。對檔案和資料的管理是社會工作的重要組成部分，并且作為一種重要的社會資源受到社會各界的重視。以往的檔案和資料都是通過紙質媒介的形式予以管理，所以導致其存在管理不方便、信息錄取不全面、信息采集不快捷的弊端和缺陷，很多企業單位檔案、資料的管理就是一個明顯的例子。以往的檔案、資料信息資源的共享性極其低下，不能發揮出檔案資料管理的價值，所以依靠發達的科學技術予以改善，不僅是及其必要的，而且是相當重要的。眾所周知，科學技術是第一生產力，它是推動社會進步和發展的第一要素，科技自身及各種優點于一身，正是憑借著自身為數眾多的優勢，才被運用到了各行各業，例如科技檔案和科技資料的形成。為什么科技檔案和科技資料這么重要，其究竟有著什么樣的特點，筆者接下來做詳細的敘述和探討。

1　關于科技檔案與科技資料關系的界定

從來源上看，科技檔案主要來源于本單位的科技文件材料，當然科技檔案也有些外來的，但必須是與本單位的生產、科技活動有直接聯系，也就是在能對本單位的生產、科技活動起依據和憑證作用時，這些材料就轉化為科技檔案了。從科技檔案和科技資料的作用時間上看，不少科技檔案具有永久性保存價值，它是歷史的依據，科技資料主要是為當時的生產、科技工作服務的，隨著時間的推移，它的作用愈來愈小，最后完全被新的科技成果資料所取代。

2　科技檔案資料的橋梁作用

現代社會的新興科學技術，可謂有很多是從古代的技術演變而來的，在繼承的基礎之上對古代科技進行完善和改進，由此現代的科學技術便產生了。我國三大發明的科學成就，為歐洲的某些科技發明提供了借鑒，而歐洲和美國又為日本的科技發明創造了條件。所以，科技的發明都是在繼承的基礎上得到發展的，科技檔案資料就是繼承與發展主要利用的媒介和載體，因此說它發揮著橋梁的作用。

3　科技檔案資料是提供科技情報信息交流的重要工具和手段

科技檔案資料既是科技實踐的總結，又是科技知識的信息載體，它所儲存的科技知識是巨大的。一個單位（企業）的檔案資料保管部門，擁有大量的科技檔案、科技資料、會議文獻、專利文獻、產品樣本、圖樣照片以及聲像光盤資料等。為此，必須做到以下幾點：

（1）調整充實檔案資料保管部門和相關人員，建立健全本單位（公司）的科技情報信息交流網絡。

（2）提高科技檔案資料人員的水平，使科技情報信息交流工作做到廣、快、精、準。

（3）不斷提高科技檔案資料的收集、整理、檢查、出版的手段。編輯報導工作是科技情報信息交流的重要手段，要通過從科技檔案、文獻索引、科技文摘、科技信息、科技快報、專題報告、綜合評述等大量的科技檔案資料中，迅速地、有針對性地整理出生產、科技工作所需要的科技情報信息。

4　科技檔案資料管理要充分運用電子計算機技術

4.1電子檔案的特點

簡言之，電子檔案就是將過去的紙質檔案文件，改變成以磁盤、光盤等載體的檔案文件，它對原有的紙質檔案的具體操作程序進行了重大變革。

原有的紙質文件立卷程序是，技術（科研）部門清理已處理完畢的文件材料，將其中具有參考、保存、利用價值的文件材料收集整理，組成相應的案卷。但在以計算機作為管理手段時，技術（科研）部門立卷則表現為在計算機顯示器上審閱積存文件，使用刪除指令除掉電子文件中不具有利用價值的內容，把具有不同保存價值的電子文件轉化為電子檔案。

4.2電子檔案的管理

所謂的電子檔案管理，包括檔案的收集、鑒定、保管、編目、檢索、統計、編輯、研究、提供利用等。通過對電子檔案的定義我們可以發現，電子檔案能夠存儲很大容量的信息。然而，和紙質檔案明顯不同的是，電子檔案對保存庫內的溫度和濕度都有著很嚴格的要求，防塵、防火設施要健全，防止病毒入侵計算機，以免造成計算機的癱瘓，耽誤電子檔案資料管理工作的進行。我們強調定期或不定期進行檔案檢查，一方面是指對檔案載體數量的檢查，另一方面是對電子檔案文件數目與內容的審查。為了使檔案得到更好地保證以確保萬無一失，應該復制電子檔案中的內容，方便后期的審核與檢查。

4.3電子檔案的利用

使用電子檔案資料的時候，一定要注意加大對電子檔案資料的保護力度，保證電子檔案資料的內容不被刪除、篡改或者移動。電子檔案不像紙質的檔案，如果被復制、改寫，則很難被發現，識別度極低，所以對電子檔案資料的管理容不得有任何一點小的疏忽。并且，電子檔案資料管理人員應該具備較高的綜合素質，既包括科學文化素質，也包括業務能力素質，因為他們只有具備較為豐富的專業知識，才能降低在利用電子檔案時出現問題的可能性，或者即使出了問題，也能夠在最短的時間內做出合理的解決方案和解決措施。為了保證電子檔案的安全性，需要每隔一段時間就對正本與副本進行細致、全面的對照。互聯網技術有著信息傳播迅速、時效性強、共享性強的特點，如果能夠在檔案利用者與檔案部門之間建立局域網，就會提高檔案資料的利用效率。但是這種做法存在一定的不足和缺陷，就是在傳輸的過程中很可能被盜取數據信息，因此在檔案利用者計算機，與檔案管理部門的計算機聯網的情況下使用檔案，一定要對各種數據進行加密，在最大程度上防止檔案數據資料被盜。

5　關于科技檔案資料的經濟效益與社會效益

只有以豐富的生產活動和科學研究為基礎和依據，科技檔案資料才會形成，而且科技檔案資料是什么樣子的，直接取決于科學技術活動是什么樣子的。我們通常說的科技是第一生產力，這里面的生產力并不是實際的客觀存在，它屬于意識形態的范疇，科學技術不能直接轉化為先進的生產力，而是將科學技術應用到實際的生產過程之后，才能夠切切實實地轉化為生產力。一般來說，科技檔案和科技資料的交流，就是實現這個轉變的主要環節和途徑，勞動人員一旦科學合理地使用了先進的科學技術，就會直接提高生產建設的效率，經濟效益的產生是顯而易見的。

從本質上來說，科技檔案和科技資料是一種科技信息資源，國家開展國民經濟建設的重要基礎和必要依據，就是科技檔案資料，此外還可以實現資源共享與利用的優點。舉例來說，某個大型事業單位剛剛建立，需要得到國家的財政支持，但是由于不能系統地計算出設備以及人員的開銷，加之不確定性的額外開支還有很多，所以就無法確定需要財政支持的具體數額是多少，這個時候就利用到了其他企業的科技檔案資料，經過對其他相同類型事業單位科技檔案資料的采集與分析之后，就能夠大體估計出所需的金額數目。通過這個例子，我們可以很明顯地分析發現其具有共享性的特點，可以實現相同行業，甚至是不同行業之間的交流與借鑒，取得的社會效益是顯而易見的。不論是國民經濟建設活動的開展，還是改革的啟動與深化，都是離不開科技檔案資料的，科技檔案資料的利用價值非同一般，不容忽視。

綜上所述，科技檔案資料的良好利用，不僅有著很明顯的經濟效益，而且會產生巨大的社會效益，還會對企業的長遠健康與可持續發展有著很大的推動作用。所以，企業單位的領導人要把對科技檔案資料的管理，當做是一項基礎工作來重視和執行，使其更好地轉化為先進的生產力，為企業增強核心競爭力，擴大市場份額，更穩地立足競爭激烈的市場之上。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.11.118

G271；G275.3

A

1673-0194（2015）11-0202-02

2015-03-23