探討醫院檔案管理模式 提高醫院檔案管理效益

隋麗珍

（吉林省梅河口市山城鎮醫院，吉林 梅河口 135000）

隨著我國事業單位機構改革的不斷深入，醫療改革也日益深化，醫院管理工作正面臨著新的機遇和挑戰，然而新形勢下的醫院檔案管理工作如何發展，才能更好地為醫院服務，是當前亟待解決的問題。

1 管理環境的有效性

以人為本是當今社會的重要理念。為提高醫院服務的有效性，醫院檔案管理是極為重要的，營造良好的醫院檔案管理環境，提高醫院服務的有效性，提供更好的優質服務，應從以下幾方面做起。

1.1 更新觀念，實現有效服務

檔案事業隨著電子檔案的出現、信息技術的應用、新型檔案載體的保管等諸多因素的挑戰，都亟待檔案工作者不斷學習、不斷創新，以更有效的服務理念去迎接新的挑戰，盡早從過去傳統的手工型向現代化管理型轉變，建立資源優勢、公共文化等檔案管理理念。

1.2 強化硬件建設，提高管理技術的有效性

傳統的檔案手工管理很難適應現代醫院建設發展的需要，應投入必須的基礎設施和辦公設備，實現電子化、自動化管理，實現現代科技的優勢，提高工作質量和效率。

2 管理系統的有效性

在為醫院檔案管理努力營造良好的管理環境的基礎上，還應積極構建規范的管理體系，充分利用現代科技的優勢，用科學發展的眼光，對原有的體系進行完善和改革。

2.1 引入ISO9000質量管理體系

我國的一些檔案館根據國家檔案管理法律、法規及本單位實際，結合ISO9000質量管理體系運行模式，按照ISO“八項原則”,特別是圍繞以“顧客為關注的焦點”與“持續改進”兩個基本原則，明確檔案管理目標，落實科室與個人責任，醫院檔案管理引入全面質量管理體系是完全可行的。

2.2 完善制度、規范管理

建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。隨著信息時代的來臨、科學技術的飛速發展，一些檔案管理制度需要進行修改和完善，可將檔案工作的“三納入”“四同步”管理（即納入計劃規范、管理制度、部門負責人及專兼職人員職責范圍；與布置、檢查、總結、驗收鑒定各項工作同步）列入規章制度而付諸實施。

2.3 優化管理手段，實現檔案網絡化管理

醫院檔案科學化管理，不是各部門檔案簡單集中管理，而是一項實現醫院檔案管理工作規范化、科學化、制度化、現代化的高標準系統工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理的現代形勢迫使檔案工作人員要采用系統工程，網絡技術目標管理等科學的管理方法。

3 服務工作的有效性

醫院檔案管理的最終目標就是利用、挖掘其潛在的經濟價值和社會價值，使之轉化為現實的經濟效益和社會效益。醫院檔案部門必須由被動服務轉變為主動服務，拓展服務領域、擴大服務范圍、創新服務方式。通過網絡信息系統，擴大信息來源，及時準確地收集和整理各類信息，注意各類信息的積累，使醫院檔案內容得到進一步豐富，從而實現醫院檔案管理的信息化。

3.1 擴大服務范圍，充分利用檔案資源

醫院檔案部門要充分應用現代化科技技術，多渠道、多途徑地開發檔案信息資源，將檔案管理范圍進一步延伸，讓更多有重要價值的科室檔案納入歸檔范圍，建立檔案信息網絡，利用網絡環境和設施開展各項網絡檔案信息服務，進一步擴大服務范圍。

3.2 改變檔案服務方式，提高檔案利用價值

在檔案工作由傳統向現代的轉型時期，傳統檔案服務方式與現代檔案服務方式之間并非是“脫胎換骨”，而是“相輔相依”。在傳統與現代檔案服務方式之間呈現出強烈的互補性，正確處理兩者間的相互關系有益于檔案資源的共享。應根據社會檔案需求發展演變的客觀趨勢，在不斷優化傳統檔案服務方式的基礎上，與時俱進地促進檔案服務方式的創新。

（1）檔案信息加工服務。隨著社會的發展，檔案利用的憑證性需求已不再占據絕對的主導地位，歷史、經濟等主題性檔案需求日益增長。檔案工作部門可以根據利用者的不同需求，利用自己占有檔案資源，快速進行檔案信息加工的有利優勢，有目的地將各類檔案資源予以歸納整理、組合，利用網絡環境，組織網上信息，為利用者提供完備、充實的檔案信息服務。

（2）檔案咨詢服務。檔案部門建立的多種形式的“檔案咨詢服務中心”“檔案事務所”等均屬于檔案咨詢服務的范疇。以網絡化的技術手段支持檔案咨詢服務，提升檔案咨詢服務的水平將是未來的發展方向。

（3）現行文件閱讀服務。在檔案館現行文件閱讀服務中心是檔案部門極富創新精神、最具時代氣息的服務措施之一，是對傳統檔案范圍的突破，也是今后相當長一段時間內，檔案部門克服檔案信息滯后的弱點，推動檔案資源共享的有效途徑之一。

此外，諸如檔案網絡服務、檔案展覽服務、檔案文化休閑服務等服務方式正在不斷涌現。醫院檔案部門，也可在一定范圍內采取有效的措施，挖掘檔案信息資源，為全院各項工作主動提供信息服務，利用檔案積極開展編研工作，為臨床、科研、領導決策提供主動服務，收集利用反饋信息，了解檔案信息發揮作用的情況，總結經驗教訓，提高檔案利用率，以此提高醫院各項工作的效率，提高醫院的社會效益和經濟效益，擴大醫院的知名度和信譽度，促進醫院健康有序地向前發展。