辦公自動化環境下醫院檔案管理策略分析

徐銘謙（河南省南陽醫專一附院，河南南陽　473000）

辦公自動化環境下醫院檔案管理策略分析

徐銘謙
（河南省南陽醫專一附院，河南南陽473000）

隨著科學技術的不斷發展，醫院對檔案的管理也開始逐漸升級，為了提高檔案管理的效率，各級醫院紛紛開始引入自動化辦公設備對檔案進行管理。這對醫院來說，既是機遇，也是挑戰。因此，不斷研究自動化環境下醫院檔案的管理，對于提高醫院管理水平，提高檔案利用的質量有著重要意義。辦公自動化改變了傳統的辦公方式，提高了辦公效率，擴大了檔案的儲存容量，細化了檔案管理標準。在本文中從辦公自動化環境下醫院檔案管理的現狀、必要性和意義入手，對如何加強醫院自動化檔案管理，構建檔案網絡體系提出了建議。

辦公自動化醫院檔案管理改進措施

隨著自動化技術的不斷進步，辦公自動化成為辦公領域發展的主要趨勢。自動化管理也被引入到了醫院檔案管理領域。醫院需要根據市場發展形勢，逐步推行醫院進行自動化管理改革。但是由于歷年來管理體制與管理方式的限制，醫院檔案距離自動化管理還有一定的距離。傳統的醫院檔案管理，在管理理念、內容等方面都存在許多不足，造成了檔案內容不全面、分類條目不細致、檔案丟失等問題。這嚴重影響了醫院檔案應當發揮的作用，本文對自動化環境下醫院檔案管理管理進行探討。

1　自動化環境下醫院檔案管理存在的問題

1.1檔案安全性不足

醫療檔案作為患者隱私內容之一，醫院和醫生都有義務為患者進行保密。但是隨著辦公自動化體系的引入，醫院逐漸對檔案進行電腦聯網存儲和管理。

隨著網絡技術的發展，黑客和不法商販逐漸開始盜取患者信息以獲得巨額收入。這不僅為醫院和患者帶來了困擾，還嚴重影響了醫患關系，加深了雙方對立程度。醫院電子檔案是醫生存儲、管理、上傳的診斷病例，包含了文本、符號、圖表、圖形、音頻、影像等數字化信息。鑒于其形式不固定、易于修改、系統漏洞、保密性弱等問題，電子檔案被篡改和盜取的可能性大大增加。在針對醫療檔案輸入、存儲以及管理的安全性的投入上，還有許多不足之處。

1.2檔案管理標準不清晰、不全面

當前，辦公自動化使醫院在硬件基礎上有了明顯的提高，使用的設備更加方便和快捷。但是給醫療檔案的存檔帶來了許多問題。比如：使用網絡設備后，醫生在進行文件傳輸的時候習慣使用電子文檔進行傳輸，沒有保留手稿。醫生對于病例的日常工作總結以及分析和論文格式不一、標準不同，無形中增加了管理者分類和管理的工作量。除此之外，醫療檔案標準不統一也在無形中增加了檢索的難度。這反映了醫院在檔案信息自動化、標準化、規范化建設上的滯后。

1.3辦公自動化系統開發不完善

由于自動化辦公系統的開發者對于我院的各種流程、制度了解不全面，所以在系統中還存在許多漏洞和缺陷。當前的自動化辦公系統與檔案管理工作還無法實現完全的對接。系統的集成度較差、功能較為復雜、管理內容劃分太繁瑣。而且，系統缺乏將電子文件傳輸與醫療檔案管理工作結合在一起的醫院檔案管理系統，無法實現對診斷病歷等醫療文件的自動控制與歸檔。

1.4醫院檔案管理觀念較落后

在此之前，大部分醫院對醫院檔案的管理工作重視程度都不夠，沒有認識到醫院檔案管理工作的重要意義，也沒有加強醫院檔案管理的隊伍建設。醫院領導和檔案管理人員對于檔案管理的觀念較為落后，管理專業性不足。由于醫院人員編制的限制，沒有增加管理人員的數量，使得檔案部的工作人員工作量龐大，管理起來也較為吃力。在實際管理中，部分工作人員難以有效的運用自動化辦公設備。即使在自動化辦公不斷發展的今天，醫院的檔案管理工作也相對落后于醫院其他部門。

2　辦公自動化環境下醫院檔案管理的改進措施

2.1加強醫院檔案管理科學化建設

當前自動化辦公設備大多是由計算機、網絡系統、輸出設備組成的。所以，院方要不斷加強硬件設施的建設，提高設備的性能，加強維護力度，增加使用壽命。除此之外，院方還需對計算機網絡安全進行維護和升級，提高防護等級，防止數據泄漏，保證系統正常使用。醫院檔案中的病案信息是關系患者診療、康復的重要信息，所以醫院要增強信息的安全保護意識，保證數據安全。

2.2強化后檔案管理專業人才的培養

隨著當前醫院市場化程度的不斷加深，醫學領域新的科研成果不斷涌現。醫院檔案出現了數量不斷增加、信息更加廣闊，形式更加豐富，管理方法更加復雜的特點。因此，醫院需要更多的專業人才對醫院檔案進行管理。

對于管理人才的培養，應從以下幾個方面進行：首先，要加強管理人員的醫療檔案法律法規等方面的知識，增加檔案管理、醫療信息分類的專業技能培養課程；其次，要加強管理人員對自動化辦公設備的了解與應用能力，強化管理人員的醫療方面的專業知識，熟悉醫院運轉的各個流程，加強對醫生所提交的各種病例案例、重點疾病的質量控制表等報表的分類整理能力，提高工作效率和準確率；第三，醫院要制定一套績效考核制度，完善獎勵和懲罰措施，有效的激發工作人員的工作積極性，推動醫院檔案自動化管理工作的全面實施。

2.3完善制度以建立高效的檔案管理模式

建立高效的檔案管理模式，首先，要加強檔案管理制度建設，將醫院患者的檔案信息納入醫院檔案管理范圍中，最大限度發揮其學術價值。第二，要加強檔案管理系統與自動化辦公系統的匹配程度，統一接入端口和標準，運用自動化技術加強檔案管理工作，實現醫院檔案的網絡化、科學化、規范化管理。第三，準確定位醫院檔案管理的角色，從不同層面、不同角度，以不同方式進行檔案管理，規范檔案信息分類，按照一定方向，不斷深挖檔案信息的參考價值與學術價值，為其他部門提供更加準確的數據支持。

3　結語

隨著辦公自動化的迅猛發展，評價醫院檔案管理工作的標準，已經徹底告別了傳統的檔案的藏量和規模評價體系。如何利用自動化技術與設備規范信息資源，完善檔案管理已成為醫院檔案研究的一個新課題。

［1］吳家云.關于信息環境下醫院檔案管理管理的思考［J］.中國創新導報，2010（2）.

［2］湯珊紅.信息化環境下醫院檔案管理管理創新的對策［J］.科技資訊，2010（1）.

［3］王燕.檔案管理的辦公自動化初探［J］.三門峽職業技術學院學報，2012，11（2）:86-88.