如何打造健康的供應生態

文焱

摘 要：本文結合中國石化物資采購管理提升要求與現狀，圍繞如何打健康的供應生態這一主題，分別闡述了轉變物資采購理念、建立和諧供應關系、優化物資采購流程、完善內部制度體系和加強廉政建設等五個方面的重要作用和改進措施，并對具體際操作中的方式方法進行了舉例分析和總結。

關鍵詞：專業化采購；供應關系；采購流程；制度體系；廉政建設

2015年是中石化物資采購管理提升關鍵的一年。1月份，中石化物裝部出臺了公開招標實施方案，打開了固有的供應商網絡大門； 4月21日中石化物裝部發出了一封致供應商的公開信。2015年1-5月中石化依法公開招標采購率達到100%。至此，中石化在物資供應管理改革的進程中翻開了嶄新的一頁。在集團公司加快推進公開招標，致力打造陽光健康供應生態的同時，我們作為長嶺分公司物資供應處的員工也在思考和探索：如何實施才能打造出健康的供應生態，激發其旺盛的生命力和活力？下面，筆者主要就轉變物資采購理念、建立和諧供應關系、優化物資采購流程、完善內部制度體系和加強廉政建設等五個方面進行闡述。

一、轉變物資采購理念

1.問題背景

從中石化多種形式并存的集團化采購模式到大力推進公開招標，企業采購管理提升為采購人員降低勞動強度創造了條件。但是供應商、技術部門和用戶單位對公開招標的不適應感，依然讓采購人員感到盲從，又在一定程度上影響了工作效率。

2.應對措施

采購部門作為需求確認流程的末端和物資供應流程的起點，實際上是供應商與企業之間關系的橋梁和紐帶。轉變物資采購傳統理念，讓采購人員早期參與到項目物資的設計、招標文件的技術條件草擬和日常業務需求確認中，運用采購的專業經驗，變簡單繁瑣的事務性工作為專業化采購，才能夠為健康的供應生態開好頭、起好步。

采購人員早期參與的措施：一是充分利用其專業判斷為企業提供市場調研的信息，包括新技術、新材料、新貨源、價格趨勢和供應市場競爭形態（相對壟斷還是相對競爭的供應）的分析結果，將設計部門對技術的追求與采購部門對成本的控制完美結合，減少因配套不當帶來的設計變更等問題。二是組織技術部門和潛在供應商開展多種形式的技術交流，減少流標等現象的發生，提高招標采購的質量。三是同步分享用戶單位的需求信息，為采購爭取更多的前置時間，在滿足交貨期的同時，更好地談判價格，規劃物流，讓業務操作更加從容，避免步入“加速采購”的惡性循環。要實現專業化采購不僅需要獲得領導的重視、職能部門的認可以及需求單位的配合，還需要提高采購人員的專業化水準。

3.實踐舉例

對于重大、關鍵、技術復雜、無法精確擬定技術規格的物資，總部《招標投標管理辦法（試行）》中建議招標人要求潛在投標人提交技術建議的兩段式招標程序不失為一個加強企業與潛在供應商之間技術交流的好方法，可以細化，比如誰來申請兩段式招標？如何界定物資的技術復雜程度？審批流程怎么設置？怎樣選擇要求提交技術建議的潛在供應商名單和數量？什么方式確定技術文件的最終版本？我們就公開招標組織了專題討論會，針對招標操作中的難點和技術交流的方法步驟展開了熱議，效果較好。下一步要將大家提出的各種建議整理出來提交領導班子討論決定。但是怎樣指導采購人員實現專業化采購，將早期參與固化到采購流程中，形成有效的運行機制，仍需探索。

二、建立和諧供應關系

1.問題背景

隨著物資供應大門的敞開，供應商結構變得復雜多樣，資質條件越發參差不齊，傳統采購中企業和供應商之間簡單、交易型的買賣關系已經無法適應新的管理要求。供應資源分級管理原則的確立，對物資采購部門在處理與供應商關系的問題上提出了更高的要求。

2.應對措施

企業與供應商之間的關系既不能曖昧也不能對抗。供應資源管理要將供應商視作伙伴，促進供應商的持續改善，建立互贏、雙贏和共贏的和諧供應關系。只有這樣才能夠從根本上防控供應風險，確保供應關系持續、健康發展。

一方面，無論已經進來的是“老面孔”還是“新面孔”，對于新的管理模式都需要一個重新認識、理解和適應的過程。要對供應商展開宣傳攻勢，適當增加來往函件，幫助已經進入大門的供應商早日度過適應期，與我們緊密配合、步調一致。如《致供應商的一封信》，介紹公司物資采購發展的現狀和目標，告知我們在物資供應管理方面的要求和希望，展示陽光透明采購的決心和信心，表達友好相處的態度和誠意，對新老供應商一視同仁，消除隔閡建立誠信。另一方面，無論是“想做500強”的和“想掙500億”的供應商，與物資供應部門相比，對于市場的變化更加敏感，擁有的信息資源更加豐富，一旦他們意識到積極配合意味著未來成交的機會越大越多，是愿意快速響應的，甚至有可能成為我們的優秀供應商。要充分調動供應商的積極性，為采購人員的市場調研提供有力的支撐，以滿足公開招標和日常業務的不同要求。要與供應商加強溝通、互幫互助，為彼此加快資金周轉，降低物資庫存、減少倉儲成本和推動儲物于商工作創造有利條件。

3.實踐舉例

我們在儲物于商自采框架的物資品種中選擇了比較有代表性的煤炭招標采購開始有益嘗試。在用戶發出需求信息后，采購人員提前電話通知供應商備貨，或者下達蓋有采購部門公章的正式通知，使供應商有充足的時間備貨，保證貨源的質量和數量。

三、優化物資采購流程

1.問題背景

公開招標的實行，看上去好像使得部門內部崗位之間的制衡失去了意義。而采購相關系統的豐富，似乎又使得另一些影響工作效率的老問題尤為凸顯，比如信息傳遞困難、系統操作復雜、流程步驟重復、節點時間不明、責任區分不清、過程控制被動等等。這些信號的傳遞提醒我們采購流程的優化仍然需要擺在重要的位置。

2.應對措施

采購流程優化如同在田間去除搶奪營養的雜草和害蟲，以及清除遮擋陽光雨露的障礙物，目的是滿足用戶需求，提供優質服務，提高采購效率，營造綠色、健康的采購環境。

首先，公開招標并不能完全杜絕暗箱操作。采購流程的優化仍然要遵循 “四分開”原則，即申請、采購、收貨、付款四個職責的不相容性，且四個相關職責的人不具有直接的利益關系，不構成利益同盟。其次，相關操作系統的增多不是效率低下的罪魁禍首。采購流程的優化仍然要抓住“四要素”，即事情、人、時間與標準，確保業務操作的規范與信息化的高度集成同一節拍。比如在操作系統內固化時間控制功能，短信或電腦提醒相關人員及時完成操作。或者將物資采購流程節點時間要求補充到績效考核中去，形成制度，定期檢查和公布，兌現考核。再次，過程控制是信息傳遞的主要手段和載體。采購流程的優化需要管理層善于運用“四手法”，即取消、合并、重拍、簡化。堅持信息化發展的同時站在全局的角度統籌規劃，提高各操作系統間的相容性和物資采購信息的共享度，努力實現大過控。

3.實踐舉例

我們對物資流程節點的時間要求從供應商、物料編碼、計劃錄入及發布時間、框架采購、詢比價采購、招標采購和U碼物流轉等方面都曾經做出統一規定，但是在執行和考核方面有所欠缺。是否可以在制度中體現還需要論證可行性。如果在操作系統中增加采購物資信息全過程跟蹤、操作時間節點控制等功能還需要領導的重視和技術部門的支持，開發的成本高、周期長、見效慢。

四、完善內部制度體系

1.問題背景

從績效管理制度到招標投標系列制度，從供應資源管理系列制度再到廉潔從業系列制度，今年物資裝備部在制度建設方面書寫了濃墨重彩的一筆，不僅為公開招標起到了推波助瀾、保駕護航的作用，而且為物資采購管理模式的變革指明了方向。加快制定下位制度，完善內部制度體系成為了物資采購部門的當務之急。

2.應對措施

好的制度體系猶如一套科學種植手冊，是避免工作無頭緒、打亂仗的主要手段，也是指導健康采購的重要保障。

《治理指定采購和獨家采購監督實施細則》因為其敏感性成為了下位制度修制訂中最難的工作。以此制度為突破口，打通制度建設的全流程，激活制度體系的運轉，比較可行。如采取內部調研的方式向計采崗位了解獨家采購業務操作中的難點問題，不斷豐富制度內容；采取電話溝通和個別交流等方式向獨家采購申請單位反復宣傳總部物資采購的相關制度，取得理解；采取發送郵件和組織討論等方式廣泛征求各級領導和專業處室的意見或建議，多次修改制度條款；堅持依法依規操作，反復驗證執行效果。為防止制度成為一紙空文，還需要在實踐上繼續做文章，依靠宣講、授課和解讀等形式讓采購業務員熟悉和掌握制度；依靠自檢、互檢和專業檢查等方式監督制度的執行情況；依靠制度診斷、合理化建議等活動檢驗制度的可操作性和實效性，真正步入制度建設良性循環的軌道。

3.實踐舉例

我們在制訂《治理指定采購和獨家采購實施細則》的過程中，得到了分公司主管領導的高度重視和各單位的熱切關注。受此啟發，我們把好的經驗和方法運用到其他制度修制訂中，全面鋪開制度修制訂工作。目前，供應資源管理、現場考察、專業管理考核、過程控制、MRO考核、信息化管理等制度細則已經發布實施；框架、招標、質量等管理制度細則正在修制訂當中；價格管理、檢驗和驗收、合同審核、采購業務監督、采購策略制定和供應風險評估等方面制度的修制訂還需要根據實際進一步分類，按輕重緩急的順序逐步納入制度建設的整體規劃當中。

五、加強廉政建設

1.問題背景

近兩年來，總部質詢函件的不斷增多和紀檢監察部門對責任主體越來越嚴厲的處罰給廉政建設敲響了一次又一次的警鐘。

2.應對措施

加強廉政建設就是要堅持最高水準的道德采購原則，營造公平、公正、公開的采購環境，對任何非道德的采購行為“零容忍”。道德采購如同在田間地頭消除化肥農藥的使用，從源頭上根治“污染”問題。

道德采購的實現路徑包括但不限于：1源頭防范：制作廉政宣傳電腦屏保，開辟廉政信息專題櫥窗，定期更換廉政警示標語，組織廉政教育視頻觀看，交流工作體會和心得；關鍵崗位人員入職前道德評估，進行廉政談話，簽訂廉政從業責任書。2過程控制：相關采購信息公開；采購部門指標落實到關鍵崗位。 3持續改善：不定期內部審計，以及基于內部審計開展外部調查；必要的輪換機制，尤其是采購內部輪換制度；向供應商公開投訴電話；制定非道德采購的處罰措施。4素質提升：邀請法律部門專業人員授課（包含：《合同法》、《招投標法》、《稅法》、《海關法》、《進出口商品檢驗檢疫法》、《國際商法》等等），提高員工法律素養；開展知識競賽，強化物資采購從業人員的法制觀念，防止無意識的行為致使公司遭受經濟損失。

3.實踐舉例

實踐中，我們正在不斷加強與紀檢監察部門的溝通和配合，在專業指導下逐漸開展了如上工作。但是在與法律部門的溝通和配合上，采取的措施較少，互動的力度有待加強。

參考文獻：

[1]周云.采購成本控制與供應商管理（第2版）[M].北京：機械工業出版社，2014.

[2]劉寶紅.采購與供應鏈管理[M]北京. 機械工業出版社，2012.