論新形勢下我國科技計劃項目檔案工作的發展思路

摘 要：改革開放30多年來，我國逐年加大了對科技創新的扶持力度，大幅增加了每年的科技計劃項目的經費投入，產生了大量的科技計劃項目檔案。2013年國家開始實行科技報告呈交制度。科技計劃項目檔案是我國寶貴的技術資源，文章就我國科技計劃項目檔案工作的現狀及問題、發展趨勢以及在新形勢下的發展思路進行系統的探討和分析。

關鍵詞：科技計劃項目；檔案；工作；發展；思路

2014年5月中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）。《意見》指出：“當前，面對新形勢新任務新要求，檔案工作還存在一些不適應的地方，主要是：一些地區和部門不夠重視檔案工作，檔案事業發展的保障條件需要進一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務機制需要進一步創新，檔案干部隊伍素質需要進一步提高。做好新形勢下檔案工作，對于推動經濟社會科學發展、維護國家安全和社會穩定、維護人民群眾合法權益、提高黨的執政能力和政府管理水平，具有重要意義。”這是黨和國家在新的歷史發展形勢下對我國檔案工作提出的要求，科技計劃項目檔案做為檔案中最具有開發利用價值的一種檔案資源，要按照《意見》精神，與時俱進，不斷創新，改進不適應發展要求的方面，提高管理和服務水平，以適應我國新時期科技、經濟和社會發展的需要。

科技計劃項目是以科學技術發展規劃綱要為指導，以提高科技創新能力、解決經濟與社會發展中的關鍵共性科技問題為重點，由國家科技計劃安排，在一定期限內進行的科學技術研究開發項目。從科技計劃項目的表述中可以看出，科技計劃項目是屬于科研項目的范圍，是由國家財政支持開展的科學技術的研究項目，而科研項目不僅包括科技計劃項目，也包括企業、個人或團體出資開展的科學研究項目。科技計劃項目檔案就是科技計劃項目在立項、研究、驗收、成果轉化等全過程中形成的、應該歸檔保存的各種類型及載體的原始記錄。科技計劃項目檔案是科技計劃項目全生命周期的管理及時、有效的信息記錄，是科技計劃項目執行管理、監測、評價的依據。

改革開放30多年來，我國逐年加大了對科技創新的扶持力度，大幅增加了每年的科技計劃項目的經費投入。2014年全國科技經費投入全社會研究與試驗發展（R&D）支出達到13400億元，比2013年增加1553.4億元；R&D占GDP比重預計可達2.1%，比2013年提高0.2個百分點。按照《科技部關于下達2014年度有關國家科技計劃項目的通知》中對2014年下達的國家級的星火計劃、火炬計劃、重點新產品計劃和軟科學研究計劃的立項情況統計，立項的科技計劃項目共達到4136項。科技計劃項目成果資源是我國寶貴的技術資源，如何管好、用好科技計劃項目檔案是科技管理部門和科技檔案部門必須解決的問題，是重要的職責所在。

1 我國科技計劃項目檔案管理現狀與問題

1.1 管理科技計劃項目檔案的機構（部門）設置現狀

我國科技計劃項目檔案的管理機構的設置是依據上個世紀80年代制定的《科學技術檔案工作條例》和《科學技術研究檔案管理暫行規定》，這兩個都是我國現行的國家法規性文件，對科技計劃項目檔案的管理都具有約束力。從科技計劃項目檔案管理體制看，其中僅規定了各級檔案管理部門和科技行政管理部門對科技計劃項目檔案工作負有檢查職責，其管理機構和遵遁的管理要求都是以橫向與縱向相結合形式，即科技計劃項目檔案管理機構由本級科技主管部門主管，科技計劃項目管理業務受上一級科技計劃項目檔案管理機構指導。以省一級的科技計劃項目檔案管理機構為例，機構和機構負責人由省級科技主管部門上——省科技廳或省科委來負責機構申請成立和人員任免，在科技計劃項目檔案管理業務上應由國家科技計劃項目檔案管理機構來指導。現在從國家層面來說，并沒有一個專門的科技計劃項目檔案管理機構或科技檔案管理機構。原來管理科技檔案工作的國家科技部科技信息司也在1998年機構改革中被撤銷了。所以現在的狀況是沒有國家科技計劃項目檔案（或科技檔案）管理機構，省級的科技計劃項目檔案管理機構或相似的機構也不是全國所有的省市都有，也就上海市、天津市、遼寧省、安徽省、福建省、四川省等幾個對科技計劃項目檔案（科技檔案）比較重視的省市成立有專門的科技檔案館（或科技成果資料館），市一級的科技計劃項目管理機構就更少了。由于沒有國家級層面的相關行業規章政策和業務標準制定，以上幾個省級科技檔案館在管理科技計劃項目檔案（包括科技計劃項目檔案數字化工作）都處于群龍無首，各自為政的混亂狀態。總之，目前，我國科技計劃項目檔案這樣重要的國家科技資源的管理機構體系建設方面卻是很薄弱的。

1.2 科技計劃項目紙質檔案的管理現狀

目前科技計劃項目紙質檔案的管理辦法仍然按照《科學技術檔案工作條例》和《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《科學技術研究課題檔案管理規范》、《國家高技術研究發展計劃（863）文檔材料管理辦法》和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》執行，這些規范都是二三十年前的標準，已不能滿足國家科技計劃項目檔案管理的需求。從科技計劃項目紙質檔案歸檔情況來看，經過長期的宣傳普及檔案常識，科技主管部門和科技檔案部門相互配合，大部分的科技計劃項目承擔單位都能按照《科學技術研究檔案管理暫行規定》等要求，完成科技計劃項目的歸檔工作，將科研立項、研究實驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用等各階段形成的相關紙質材料進行歸檔。但還是有一些應歸檔的科技計劃項目紙質檔案材料存有遺漏、斷續、丟失等現象，這與科技管理人員和科研人員的檔案意識不強，只重視物質形態的“硬成果”，而不重視知識形態的“軟成果”，或只重視“軟成果”中的總結性材料，而不重視原始記錄性材料有關，使得相當一部分應歸檔的科技計劃項目紙質檔案，在其產生之后因沒有妥善的保存而無法收集齊全。

1.3 科技計劃項目電子檔案的管理現狀

本世紀初我國開始科技計劃項目管理模式改革，2002年年初科技部啟動科技計劃項目網絡管理工作，開始建設科技計劃項目管理系統。2003年國家科技計劃項目正式開始通過網絡在科技計劃項目管理系統申報、受理，科技計劃項目檔案不僅有紙質檔案，也有了電子檔案。實現科技計劃項目電子文件歸檔，完善科技計劃項目檔案（科研檔案）雙套制管理，成為當今科技管理、科技研究和檔案管理人員共同面對的問題。“十一五”（2006—2010年）期間，我國進一步完善了科技計劃項目管理系統功能，基本實現了科技計劃項目的申報、受理、評審、立項、任務書簽訂、中期評估、驗收等各個環節的網絡管理功能。由于國家科技部門沒出出臺相應的科技計劃項目電子檔案的規范要求，所以各省級科技檔案部門從自身管理實際出發，參考國家電子檔案的相關法律法規，從2002年左右就開始陸續進行科技計劃項目電子檔案管理理論研究與實踐探索。主要是通過課題引領，規范管理，積極開展課題研究，以研究帶動實踐科技計劃項目檔案管理的科學化、規范化。

2 我國科技計劃項目檔案工作的發展趨勢

科學技術的快速發展和知識經濟的迅速興起，特別是信息網絡化時代的到來，對人類社會的發展起著巨大的推動作用。我國科技計劃項目檔案工作也將隨著我國科技事業的發展與時俱進，形成以下發展趨勢。

第一，從2013年開始國家開始實行科技報告呈交制度，由政府部門立項并利用國家財政全額或部分經費資助的科技計劃項目所產生的科技報告，項目承擔單位必須呈交，并指定政府科技情報部門負責收藏并提供共享服務，目前，國家科技部已在聯合多個部門研究建立中國的科技報告制度，以優化對科技計劃項目資源的積累、管理和共享，這是改進現在科技管理和展示科技投入績效考評的重大舉措。科技檔案部門要適應新的發展形勢，配合科技情報部門做好收藏和提供共享服務工作。

第二，科技計劃項目電子文件和數字檔案的管理成為數字化環境下科研活動及其管理程序化決策的重要保證。在科研活動過程及其管理活動過程中實時開展電子科研文件的規范化和檔案化管理，變事后滯后管理為事前前端控制，變階段性孤島系統管理為連貫性集成化管理與網絡化服務，建立與科技計劃項目活動及其管理業務流程集成的全項目期和全文件生命期動態管理機制，成為保障科研活動數字信息真實性、可靠性、完整性和長久可用性的基本功能要求。

第三，科技計劃項目檔案管理在國家科技計劃項目立項管理、成果管理與績效評估、信用管理與審計管理、學術規范治理與研究經費風險管理等科技管理活動中的作用越來越突出。隨著我國科研創新體系的建設，國家在科研與發展方向的投入越來越多，社會越來越期望國家科技計劃項目方面的投入產出及其運營管理能夠向社會公開、公平、公正的科技計劃管理，需要基于證據的科技計劃項目治理，科技計劃項目檔案已成為科技計劃項目管理的重要依據、管理對象和管理手段。

3 新形勢下科技計劃項目檔案工作的發展思路

新形勢下科技計劃項目檔案工作應從健全機構設置、加大宣傳力度、提高人員素質、制定統一標準、采用現代技術以及加強業務協作等六個方面大力推進。

3.1 健全機構設置，統一指揮領導

目前作為科技計劃項目檔案管理機構的科技檔案館在體系上還不健全，沒有統一的科技計劃項目檔案管理規章和工作標準，還沒有形成強大的合力。至今還未成立國家級的科技檔案館，缺乏一整套從上至下的管理規章，同時國家對科技檔案館的性質、工作內容、任務要求、相對規模均無統一要求。已成立的部分省級科技檔案館都是按照各自的省情和工作情況自行規定規章和辦法。所以新形勢下我國科技計劃項目檔案工作要適應我國科技經濟和社會發展需要就必須建立健全國家相關管理機構設置，筆者建議，國家應盡快成立國家科技檔案館以承擔起對國家級科技計劃項目檔案的有效管理，同時指導全國各省市的科技檔案館開展工作。各省市建立健全省級科技檔案館，將本省市立項的科技計劃項目檔案統一管理起來，地市一級可根據條件需要相應建立科技檔案館，無條件成立的可由省一級科技檔案館承擔起代管地市一級立項的科技計劃項目檔案的職責。如此 才保能證我國科技計劃項目檔案在國家級、省級、市級立項研究的科技計劃項目檔案得以及時、完整、安全地管理。

3.2 加大宣傳力度，不斷提高社會檔案意識

①加強領導檔案意識，建立明確的領導責任制，定期開展檔案執法檢查，推進科技計劃項目檔案工作的開展。②加強檔案宣傳，增強社會公眾對科技計劃項目檔案的認識，宣傳科技計劃項目檔案工作和開發利用的重要性，宣傳檔案開發利用的方法及查閱的程序。③增強科研人員的檔案意識。特別要持續向科研人員廣泛深入地宣傳《檔案法》、《科學技術檔案工作條例》和《科學技術研究檔案管理暫行規定》等相關法律法規，組織他們學習相關的法律條文，增強他們的法制意識，使他們認識到，科研成果雖然凝聚著科研人員辛勤勞動的汗水，因為有國家財力的資助，科研材料應屬國家財富，任何人不得采用不正當手段將屬于國家和單位的知識產權成果據為己有、非法使用、泄露或轉讓。④科技計劃項目檔案部門要提高檔案服務意識。政府信息公開已成社會主流，檔案部門也要做好科技計劃項目檔案依申請公開的準備工作。

3.3 提高檔案管理人員素質，造就復合型管理人才

針對目前科技計劃項目檔案部門知識更新快，需要學習掌握新技術知識多的狀況，對現有的科技計劃項目檔案管理人員的繼續教育要注意以下幾個方面：其一，注重實用性，要結合工作實際需要和未來的發展趨勢，與實際工作緊密配合，并根據不同的層次、不同的需求，按需施教，學以致用，便于實際操作，講究實效。其二，適應崗位發展需要，拓寬知識面。學習科技計劃項目檔案管理方法，開闊視野，增長技能，以適應檔案工作的最新發展動態。其三，因材施教。檔案專業技術人員繼續教育的類型和形式方法與手段，對科技計劃項目檔案基礎知識和新技術、新方法的學習和掌握可因人而異，人員變動比較頻繁的單位，需要學習基礎知識，掌握檔案管理工作的基本技能；檔案人員相對穩定的單位，需要補充一些新技術、新方法。

3.4 加快制定統一的管理標準，強化業務指導工作

前面提到我國在科技計劃項目檔案管理方面還沒有一整套規范要求和整理標準。“無規矩無以成方圓”，要實現我國科技計劃項目檔案的有效收集、管理和開發利用，必須在全國推廣統一的科技計劃項目檔案管理標準體系，實現規范化管理。同時要在工作實踐中不斷改進科技計劃項目檔案的管理方式，如科技計劃項目檔案是否可以以件歸檔？同一項科技計劃項目檔案中可否劃分不同的保管期限？卷內目錄是否可以采用固定格式來填寫各部分的材料內容？等等一系列問題，研究并統一了這些整理操作方面的問題，有助于提高科技計劃項目檔案工作的水平和質量。統一的管理標準在全國推廣開來，強化對全國科技系統科技計劃項目檔案的業務監督和指導工作，為實現全國各級科技計劃項目檔案信息資源網絡共享奠定基礎。

3.5 采用現代網絡技術，全面實現科技計劃項目檔案現代化管理

目前科技計劃項目檔案現代管理從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，要使傳統的人工管理模式過渡到計算機管理模式上來，要采用先進的技術手段來加強科技計劃項目檔案管理，如縮微技術、數字掃描影像技術、OA系統軟件等的應用。當前，我國科技計劃項目的申報立項研究驗收都是通過科技計劃項目網絡管理系統來進行，科技檔案部門在建立科技計劃項目檔案管理系統的同時，還必須解決科技計劃項目管理系統與檔案管理系統的有效連接問題，此外。通過采用先進的自動控制技術、計算機網絡和通訊技術，逐步建立起一個全國范圍的、面向社會提供科技計劃項目檔案信息服務的信息資源網絡系統技術信息網絡化管理系統，實現技術資料的網上傳遞和檔案資源的數字化管理，并具備上網咨詢、查閱及傳遞等檔案資源共享服務功能。

3.6 加強業務協作，開展多形式的交流

“閉門造車”是做不好科技計劃項目檔案工作的，也是跟不上時代步伐的，在當今改革開放和走出國門的時代大背景下為檔案工作者相互間的學習交流提供了很好的機會。

第一，要積極參加全國科技成果檔案協作網的活動，讓各省市的科技計劃項目檔案工作者交流，取長補短。也可以充分發揮各

省市科技檔案學會組織與其他檔案學會之間的交流往來；第二，

要與科技信息人員加強交流與合作，共同做好新時期科技報告的呈交工作；第三，充分利用與臺灣及港澳的科技交流，加強對科技計劃項目檔案工作研究與合作。此外，還可以在適當時候組織我國科技計劃項目檔案考察團赴國外研討考察，與世界的同行交流切磋。

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