高校辦公自動化現狀及發展趨勢

黨紅恩

摘 要 本文分析了當前高校辦公自動化的現狀及存在的問題，提出了要建立以教師和學生為中心的協作辦公自動化平臺，希望能對高校的辦公自動化建設有積極作用。

關鍵詞 辦公自動化 協作平臺 數字化校園

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2015.05.008

University Office Automation Situation and Development Trend

DANG Hong'en

（Institute of Information Engineering， Tibet University for Nationalities， Xianyang， Shaanxi 712082）

Abstract This paper analyzes the current status quo of college office automation and problems， proposed to establish a teacher and a student-centered collaborative office automation platform， hoping to office automation university building has a positive effect.

Key words office automation; collaboration platform; digital campus

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），國際上公認的是麻省理工學院M.C.季斯曼教授下的定義，即“辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統科學與行為科學應用于傳統的數據處理技術難以處理、且量非常大而且結構又不明確的那些業務上的一項綜合技術”。①在OA2000辦公自動化國際學術研討會上被定義為“以計算機科學、信息科學、地理空間科學、管理科學、行為科學和網絡通信技術等現代科學技術為支撐，以提高專項和綜合業務管理和輔助決策的水平效果為目的的綜合性人機信息系統”。②簡單來說，辦公自動化就是利用計算機、通信、管理等多門學科技術來實現的一種新型辦公方式，是現代信息社會的重要標志。

高校的辦公自動化是現代行政辦公和“數字化校園”建設的前提和基礎。其應用主要分為三個層次：事務型、信息管理型和決策型。事務型是基礎層，包含公文處理、會議管理，電子公文審批等，通常為一般工作人員使用;信息管理型是中間層，主要指各類公文數據的存儲、加工、控制等，目前絕大多數高校的辦公自動化主要停留在這一層;決策型是最高層，以事務型和管理型為基礎，提供決策支持，一般供更高一級領導使用。

1 高校辦公自動化現狀

目前的高校辦公自動化系統依靠眾多的信息模塊和平臺鏈接，基本實現了學生、教師和學校管理系統的銜接，優勢明顯。

其一，降低了辦公成本，提高了工作效率。僅從高校“無紙化辦公”就能看出，各類在線學習資源和“無紙化”考試的出現，大大降低了日常辦公的用紙量。其二，實現了異地、移動辦公。很多高校隨著學校規模的擴大和學生人數的增多，不得不出現多校區遠程辦公和移動辦公。辦公自動化幫助師生實現了異地、實時辦公或學習，避免了多校區之間的往返工作。其三，高校內部信息共享，實現協同辦公。辦公自動化保證了公文流轉和文檔管理的數字化、電子化和無紙化。只要工作人員具有相同的權限，即可在第一時間同時看到工作信息，并及時做出響應。

2 高校辦公自動化存在的問題

2.1 管理理念

（1）以行政工作為核心，輕視了高校“教”與“學”的最根本任務。高校的行政管理部門，既是國家政策和學校制度的推行者，更是教師和學生的服務者。目前眾多高校的辦公自動化系統主要為現代辦公服務，主要從事信息發布、輔助辦公以及部分決策功能等業務，服務對象以行政人員為主。教師和學生作為高校的主體，參與高校辦公自動化缺乏主動性，這是高校辦公自動化認識形態層面的問題。

高校存在的價值是促進教師和學生的個人發展和自我實現，從而達到人才培養、科學研究、社會服務和文化傳承的社會功能。建立和優化以教師和學生為核心的高校辦公自動化系統，實現高校行政管理、教師和學生自我管理的深度融合。③

（2）現有系統沒有以教師和學生為核心，而是按照職能部門的工作職責為模塊進行劃分，這是高校辦公自動化組織形態的問題。現在的高校辦公自動化系統，主要按照學校的基本功能模塊進行分類，從而形成了人事管理、科研管理、教學管理、學生管理和后勤管理等系統。各類信息模塊按照功能分屬不同的行政部門管理，眾多的教師和學生游走于各大信息模塊，采集簡單信息。科學的高校辦公自動化系統，應該以教師和學生為中心，輻射狀的采集其他數據，從而避免某些行政部門“信息孤島”的出現。

2.2 技術層面

（1）軟硬件建設比例的失衡和專業技術人員的缺乏。很多高校都是花巨資采購了硬件設備，但是忽視了軟件資源的開發和專業技術人員的配備。

（2）系統安全問題和師生的操作水平參次不齊的問題突出。辦公自動化系統一般都與Internet連接，很多數據庫容易遭到病毒入侵和黑客攻擊。必須有專門的技術人員對系統進行維護和升級。由于教師、學生因生活方式和工作習慣的不同，對一些終端的訪問頻率不同，訪問技巧水平不一。

3 高校辦公自動化系統的發展趨勢

3.1 計算機新技術的出現

辦公自動化新技術主要有云計算、物聯網和智慧辦公三方面。云計算是把各種資源統一進行調度管理，用戶可以實現按需分配，不僅節省了存儲成本，更提高了信息資源的安全性和可靠性。物聯網是指在物理世界的實體中部署具有感知能力、計算能力或執行能力的各種信息傳感設備，從而實現人與物、物與物之間信息的互聯。教師可以遠程授課、遠程批改作業等，學生可以實現分時段、異地聽課，不再受傳統教室集中授課模式的限制。智慧辦公主要在于辦公自動化系統和信息技術的鏈接。工作人員可以及時地在工作平臺上發布工作信息，而其他部門實時做出響應，使得各部門之間的聯系更加順暢，更加高效。智慧辦公更加強調師生間的感知與物聯，更加強調師生間的參與和互動。

3.2 建立和優化以教師為主的協作辦公自動化平臺

以教師為主的辦公自動化平臺，教師用個人賬號進入系統，應該看到校內自己的教學、科研和其他工作三方面的內容。首先要能清楚地查詢到歷年自己講授的課程和授課班級，各時段課程作業布置以及學生作業的遞交情況，學生共同參與的有關問題的討論情況。教師在長期的授課過程中可以發現自身的提高，了解各級學生的學習情況;教師之間還可以相互學習教學方法，交流教學技巧，更好地提升教學效果。其次要看到自己主持或參與的科研進展、經費使用情況等;再次就是學校各部門近期分配給自己的其它社會工作以及緊急事件的提醒機制。通過教師和學生這樣的協同工作，可以促進“教”和“學”的相互長進。

3.3 基于校際間的教學、科研協作平臺

2012年3月，全面提高高等教育質量工作會議在北京召開。由教育部、財政部牽頭的“2011計劃”、“2011協同創新中心”由此誕生，目的就是要加快高校體制改革，為同一領域、不同單位的科技人才搭建協同合作平臺，聚集和培養一批拔尖創新人才，充分發揮高等教育作為科技第一生產力和人才第一資源重要結合點的獨特作用。教育部首批的只有14個中心，由國內35家高校、研究機構等組成。那么其余更多的高校如何聯合行業內的優勢資源，更好地協同工作，共同創新，就是以后要思考和亟待解決的問題。

3.4 實現基于學生的高校教育功能的延續

對在校的學生，可以憑借賬號（學號）進入系統，進行選課、遞交作業、成績查詢等;還可在老師授權的情況下，參考往屆學生的作業完成情況;圖書查詢、電子期刊閱覽;還可參與學校組織的其它活動。這樣學生不但參與了學校的基本教學和管理工作，主要是和同學、老師形成學業上的互動，促進“教”和“學”相互促進，相互提高。對已經畢業的學生，學校一般都不提供任何信息共享與數據查詢，這正是我們需要改進和完善的地方。如果針對畢業的學生，還能憑借當年的賬號（學號具有唯一性）進入學校的系統，查詢上學時的一些課業信息，完善工作以后的個人情況等，無疑會增加學生的歸屬感。早期的學生管理系統會擴充成為一個人才庫，記錄了每個學生成長階段的重要數據。數據庫的擴充，對學校整合畢業生資源，建立與校友的長期聯系，促進學校和個人的共同發展無疑會起到積極作用。而數據庫的擴充，可以通過現在的大數據技術或云計算（云存儲）來實現。

4 結束語

高等學校具有良好的軟硬件基礎，精通管理和業務的辦公自動化隊伍。高校無論是從設備、技術還是信息素養方面，無疑都排在了其他企事業單位的前列。高校辦公自動化在建設過程中，如果能將教師和學生放在首要考慮位置，充分挖掘和發揮兩者之間的協同工作性，定會收到更加理想的辦學效果。

注釋

① 王明潔，張成洪，閏華等.復旦大學信息化建設管理實踐[J].教育信息化，2003（12）.

② OA2000大會組委會.中國OA的現狀和展望[J].辦公自動化，2000（4）：8.

③ 高蘭蘭，徐效麗，柴大萍.高校辦公自動化系統的現狀及發展方向研究[J].東華大學學報，2013（6）.