信息化環境下的高校檔案管理

陳小梅

（嶺南師范學院 基礎教育學院，廣東 遂溪 524300）

高校檔案管理在國家檔案管理中占據著重要地位，也是社會信息系統中不可或缺的部分。在信息化時代的沖擊下，高校檔案管理也面臨著新的挑戰和機遇。目前，數字信息化已經深入到高校檔案管理的方方面面。高校檔案信息化管理不僅是互聯網時代的必然產物，更是高校發展的動力和途徑。在高校檔案改革推進的道路上，實現互聯網信息化能夠幫助高校獲得最大利益，是我國教育事業發展的必然要求。

1 信息化環境下高校檔案管理的作用和意義

高校檔案信息化管理具有兩方面作用。一個是時代發展的必然潮流，二是當前互聯網信息化發展的要求。同時，隨著社會經濟的發展，教育方面改革的不斷深入，高校檔案管理在不斷革新的基礎上，需要實現信息化管理。

1.1 高校檔案信息化具有易保管、易開發、易使用的作用

在電子信息化普遍應用之前，高校檔案采取傳統的管理方式，這種管理方式主要是人工作業，檢索局限性高，效率低。特別是在整理、查找、翻閱電子類型的檔案時，往往要耗費大量的時間和人力。在翻閱的過程中，甚至會造成數據的流失。因此，實行高校檔案信息化管理非常必要。高校檔案信息化管理能快速對數據進行儲存、傳輸、檢索及共享，相比傳統的手工作業更加省時省力，且方便使用、操作。另外，高校檔案實現信息化管理之后，可以擁有更加充足的時間進行科研，為學校贏得了更廣闊的發展空間。

眾所周知，檔案信息庫的作用主要就是給使用者提供服務。信息化檔案的建立，給學校的教師和學生提供了更加便利的服務。如果建立高校檔案僅僅是完成一項工作，那么檔案的建立也就失去了它原本的作用，成了一件擺設。因此，在建設高校檔案信息化時，應以給使用者提供價值的大小作為重要參考依據。另外，高校檔案信息化應緊跟社會、時代發展的步伐，只有不斷推陳出新、與時俱進，實現規范化管理模式，才能為高校工作者、學生、老師提供最切合實際的服務(見圖1)。

1.2 高校檔案信息化是高校改革的必由之路

高校檔案是將學校中有價值的資源進行儲存、保管，方便人們使用。當前，互聯網信息已經進駐到各行各業中，因此在高校改革的同時，信息化檔案管理也成為了一種必然走向。檔案的建立就是要發揮最大的使用價值。高校實現信息化檔案管理之后，不僅提高了使用效率，更彰顯了它的價值。檔案只有在頻繁使用的情況下，才會顯示出更大的價值。在信息化時代的影響下，高校推出了數字化校園建設的理念，在該理念的指導下，高校檔案管理必須要實現信息化管理。高校檔案信息化要走向正規發展的道路，首先要建立完善的網絡體系，充分利用系統平臺的功能對檔案進行分類、篩選和處理。其次，除了建立網絡化系統外，最重要的工作就是聚集更多的信息資源。網絡只是傳播的工具，如果沒有信息資源，也會成為無源之水，沒有辦法利用。因此，加快高校檔案信息化管理能夠借助網絡的力量，最大化的實現檔案資源的價值。

圖1 優質服務保障先進技術在教育中的應用

圖2 高校檔案信息化加強了與社會信息的融合

1.3 高校檔案信息化加強了與社會信息的交流與融合

科學技術能夠推動生產力的迅速發展。當今，在世界經濟一體化的影響下，信息時代已經來臨。特別是在文化信息與科技信息的推動下，促進了社會的進步和發展。眾所周知，高校是科技、文化、人才的盛產地，在高校檔案信息化的影響下，也必然會加大各種信息資源的流通、傳播以及使用。在該形勢下，高校發展將會與社會發展接軌，最終實現雙贏（見圖2）。

2 高校檔案信息化面臨的障礙和困難

在高校檔案信息化潮流的推動下，各大高校紛紛進行檔案信息化改革。一方面，高校檔案信息化取得了一定成績，但由于高校檔案信息化發展還不成熟，所以當前高校檔案信息化管理仍然面臨著一系列的問題。

2.1 傳統檔案管理理念存在滯后性

當前，即便檔案信息化已經成為一種新的理念，但是在傳統檔案管理重收藏，輕使用思想的影響下，阻礙了高校檔案信息化管理的進程。社會經濟發展的同時促進了信息的發展，同樣信息的發展也推動了社會經濟的發展。因此，實現信息化管理是推動社會經濟發展的必然道路。在當前社會經濟高速發展的時代，一定要拋棄將檔案束之高閣的傳統思想，進一步擴大信息流通的渠道，利用信息技術更好地為人類、為社會服務。

2.2 基礎設施缺乏，建設費用不足

在高校檔案信息化管理推進的過程當中，盡管很多部門、單位領導給予了相當的重視，但是因為項目資金不足，導致檔案信息管理設備陳舊、落后，降低了管理效果。因此，當前高校檔案信息化管理同樣面臨著資金不足的問題，要建立健全基礎設施，不斷提高信息化管理的程度，還必須在資金方面下功夫。

2.3 從事檔案管理方面的人員素質不高

在高校檔案管理中，從業人員普遍素質比較低。主要有這幾個方面的原因。第一，檔案管理培養機制有待完善，這方面的人才也比較缺乏，精通管理技術方面的人才更是鳳毛麟角。第二，高校檔案管理人員沒有經過正規的檔案管理學習，很多高校人事制度不明確，錄用親戚、家屬從事相關方面的工作，這些人大部分是手工操作，對現代化信息管理知之甚少。第三，高校領導認為檔案信息管理不重要，缺乏思想意識上的重視。因此，根據上述問題，要實現高校檔案信息管理正規化，必須對相關人員進行業務培訓，提高業務能力和素質。

2.4 檔案信息管理沒有統一的標準

在建設高校檔案信息管理的同時，必須將網絡系統標準、高校和地方的數據庫，以及相關使用方面的標準落實到位。當前，高校檔案信息沒有統一的標準，導致信息不完整或失真，使信息資源在利用時出現負面影響。因此，建立高校檔案信息標準化迫在眉睫。當然，除了建立相關標準之外，也要加強法律、政策、法規方面的保護，最終保障高校檔案信息化的真實、完整、有效。

2.5 檔案信息化資源分散，保障體系不健全

在信息大爆炸的時代，需要將大量，能夠發揮價值的電子資源進行收集并且有效保存。但是，高校檔案管理與整個高校自動化的分離模式，使得積壓的電子資源得不到及時整理，導致電子資源分散，加大了信息化檔案工作的任務。另外，數字化檔案的實現，為信息的管理、應用提供了更加便捷的服務。最后，檔案信息化管理缺乏完善、健全的保障體系，導致一部分信息在使用的過程中，出現泄漏的現象，對高校造成安全風險，嚴重的還可能導致巨大經濟損失。因此，針對這種情況，要不斷加強高校檔案管理的保護措施，保證高校檔案信息化管理的安全運行。

3 提高高校檔案信息化管理的有效辦法和措施

3.1 加大資金投入，健全基礎設施

高校檔案信息化管理要走向正規，必須加強基礎設施的建設，這是必不可少的硬件保證。因此，教育部門要不斷加大對高校檔案數字化管理資金的投入力度，為高校引進更加先進的管理設備，實現高校檔案管理基礎設施的完善。另外，高校應建立局域網自動管理模式，方便館中工作人員對檔案進行編目、整理。除此之外，到館內查詢資源的人員可以通過局域網自動聯機、檢索的方式，快捷的使用信息資源。最后，有條件的情況下，可以在館內實現無線網覆蓋，讓所有來管內的人員都能得到方便、快捷的服務。

3.2 加強檔案信息化管理意識，培養檔案管理人才

一方面要加強高校領導層面對檔案信息化管理的重視程度，只有上級堅定檔案管理信息化道路，才能最大化地推動檔案信息化管理的運行。根據檔案管理方面的知識，認真制定相關制度，并把數字化檔案建設納入學校的日常工作中。要實現這個目標，必須認識到信息化時代發展的趨勢，信息傳播的意義，使用的價值，并且拋棄傳統檔案重視收藏的落后思想。再次，要建立一支業務素質高的檔案管理隊伍，對館內現任職的人員實行定期檔案管理方面的培訓，提高他們的綜合能力。另外，外聘專業的檔案管理人員，將其吸收到檔案管理團隊中。提高檔案關系信息化建設，要從人才培養上抓起。

3.3 實行規范化檔案信息標準與制度

規范化標準是高校檔案信息化運行的重要保障。如果檔案標準不統一，就會導致檔案不完整、不準確，給高校檔案的管理帶來很大的障礙和困難。在推進高校檔案管理信息化進程中，國家有關部門出臺了相關管理規范和標準，以供高校參考。同時，在執行規范、標準的同時，各高校應立足實際，逐步提高高校檔案信息化建設的質量和效果。

3.4 采取必要的安全性保障手段

為了防止檔案信息泄露造成的損失，高校應該采取必要的網絡系統防護措施來保證檔案信息的安全性。除此之外，建立正規的訪問制度，對非法訪問的用戶實施屏蔽功能，做好每一個環節的防護工作。

4 結 語

在信息時代影響下，高校要實現自身發展，必須要走檔案信息化道路。檔案信息化不僅方便了檔案的傳播、使用、儲存，更為高校爭取到了更多時間進行科研活動，從而不斷推動高校發展。當前，檔案信息化管理雖然取得了一定成績，但是也面臨著各種各樣的問題，在此基礎上，本文提出了推進高校檔案管理信息化的方法和措施，希望為高校圖書館建設提供參考。

[1]余紅葉.信息化環境下高校檔案管理的創新模式與改革[J].經營管理者,2013(5).

[2]蔡雨.信息化環境下的高校檔案管理[J].山西財經大學學報,2015(8).

[3]黨珍珠.信息化環境下高校檔案管理工作的創新策略[J].科技與企業,2014(8).

[4]黃慧敏.試論信息化環境下高校學籍檔案管理人員的職業素養[J].云南檔案,2012(5).

[5]李文慶,趙艷華,劉秀平.信息化環境下的高校檔案管理探析[J].河北大學學報:哲學社會科學版,2015(8).

[6]張黎,劉藝.信息化環境下高校檔案管理工作的創新策略[J].重慶交通學院學報:社會科學版,2014(8).

[7]章樹成.網絡環境下高校檔案工作的創新與發展——貫徹執行《校檔案管理辦法》[J].淮陰師范學院教育科學論壇,2014(8).

[8]賴麗芳.信息化環境對高校檔案館的影響[J].黑龍江史志,2014(8).