善用董事會門戶網(wǎng)站

編譯/郭旦旦

董事會門戶網(wǎng)站作為信息電子化傳播的新媒介，被廣泛用于向上市公司董事、非盈利組織等機構來傳遞信息。很多公司都發(fā)現(xiàn)門戶網(wǎng)站益處多多，包括提升文件安全性、加快并便利信息傳播、便于董事們高效直接地獲取董事會相關材料等。

然而，董事會和管理層也需要關注，一些法學家、法官正在討論董事會門戶網(wǎng)站以及其他信息化交流方式因管理不善而導致的負面影響。

首先，有些人認為重要的董事會文件如果不再使用傳統(tǒng)印刷件而只用電子版本傳送，會削弱文件內(nèi)容最終的傳達效力，不利于董事們理解、思考，也不便于董事們直接在文件上注釋、寫評論等;尤其是內(nèi)容復雜的文件。這種擔憂大多出自一些個人習慣方面的考慮，確實有相當一部分人在處理冗雜文件時喜歡用紙質(zhì)版而非電子版。

其次，越來越多代表公司利益的原告律師，試圖通過電子信息來辨別董事對董事會材料與會議的投入度與投入時間。譬如，統(tǒng)計董事花費在閱讀董事會電子材料上的時間;核查在董事會會議（尤其是電話會議）上的工作時間，董事有沒有發(fā)送郵件、聊天或者打電話，用了多少時間等。由于上述證據(jù)精確可測，往往會掩蓋住其他證據(jù)對董事投入度的證明并混淆判斷。

因此，我們建議：

首先，在門戶網(wǎng)站上提供文件拷貝功能，便于喜歡紙質(zhì)閱讀的董事或其他相關人員下載與打印;如果因安全考慮而禁止打印，是否能夠向董事們直接提供文件核心部分（或者是特別復雜部分）的影印件。其次，不要被電子化信息傳播的快捷性綁架，事事拖到最后一刻才做，給董事發(fā)送信息還是應該提前，給予整個董事會成員們充裕的時間閱讀和思考。

再次，應對董事們進行專項培訓，確保他們能用足董事會門戶網(wǎng)站的各項功能。公司還應該評估門戶網(wǎng)站上提供的功能與數(shù)據(jù)是否符合董事會政策，是否便于董事們在線批注與做筆記。

最后，無論公司目前是否使用門戶網(wǎng)站都應該思考：要不要給董事們提供額外輔導，提醒他們在董事會會議期間全神貫注、盡量避免使用個人電子設備呢？