初中檔案室高效管理的必要性和策略

周躍進

（蘭溪市第八中學(xué)，浙江 蘭溪 321100）

初中檔案室高效管理的必要性和策略

周躍進

（蘭溪市第八中學(xué)，浙江 蘭溪 321100）

初中檔案室建設(shè)是學(xué)校規(guī)范辦學(xué)、建設(shè)現(xiàn)代化學(xué)校不可以缺少的一項重要工程，是學(xué)校規(guī)范管理、提升品位的需要。本文立足本校實際，就初中檔案室高效化管理建設(shè)的重要性和策略進行闡述。

初中檔案室 高效管理 必要性 策略

如何加強學(xué)校檔案的科學(xué)管理，使檔案管理在學(xué)校辦學(xué)過程中發(fā)揮其應(yīng)有作用，是學(xué)校檔案管理人員所要努力探索的一項有意義的工作。

在實踐中，筆者逐漸認識到檔案室高效管理的重要性，現(xiàn)結(jié)合自己的工作經(jīng)歷談一些做法和體會。

一、學(xué)校檔案室高效管理的必要性

檔案是學(xué)校工作和教育教學(xué)活動的真實記錄和歷史反映，學(xué)校各部門在教育教學(xué)及其他各項工作中形成的各類檔案，應(yīng)由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理，以便調(diào)用及時，提高工作效率，為檔案高效管理提供條件。學(xué)校檔案管理高效化建設(shè)，有諸多的必要性。

1.適應(yīng)學(xué)校辦學(xué)情況考核的需要。

在新時期，學(xué)校建設(shè)速度加快，上級部門對學(xué)校的辦學(xué)水平的考核力度加大。幾乎每年都要進行學(xué)校各項考核，每次考核都會給學(xué)校帶來繁瑣的檔案收集、整理、匯總工作。如果檔案室能對各類檔案及時歸類收集，則可以大大提高迎檢效率，減少重復(fù)性勞動，為學(xué)校精品化辦學(xué)提供便利，一定程度上能夠減少學(xué)校的檔案整理費用，起到節(jié)能節(jié)支的作用。

2.提高學(xué)校管理工作效率的需要。

學(xué)校檔案可以在一定程度上反映出該校某一階段的教育教學(xué)發(fā)展?fàn)顩r。通過對學(xué)校各類檔案的歸檔分析，可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面提供改進或加強學(xué)校管理工作的信息資源，可以幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)找到學(xué)校發(fā)展的增長點和突破口，從而有效地提高學(xué)校教育教學(xué)管理工作效率。

例如：每年學(xué)校都要向上級開展年報工作和教代會報告工作，如果學(xué)校檔案室能完整地對一學(xué)年來學(xué)校各條管理線的活動、成果等記錄進行及時完整地規(guī)整，則可大大節(jié)省工作所要花費的時間。

3.幫助師生回顧反思自己的成長過程。

學(xué)校檔案除了記錄學(xué)校教育教學(xué)管理工作的成效，還記錄著學(xué)校廣大師生的成長歷程。檔案室不定時地將各位老師或者學(xué)生的個性化檔案向各位教師和學(xué)生開放式展示，可以讓師生看到自身成長軌跡的同時，明確自己下一步的努力與發(fā)展方向。針對自己的成長檔案的齊整程度，確定自己的工作重點。

二、學(xué)校檔案室高效管理的策略

高效率的工作需要有科學(xué)合理的工作策略，學(xué)校檔案管理的高效運作，當(dāng)然也必須有一套符合本校實際的檔案管理工作策略。

1.樹立人本意識，建設(shè)服務(wù)型檔案室。

應(yīng)充分重視學(xué)校檔案室的建設(shè)。目前，除了管理人員不夠?qū)I(yè)外，還存在某些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視的現(xiàn)象。一些檔案室的檔案未能有序規(guī)整，檔案成了一堆廢紙，不能發(fā)揮其應(yīng)有的功用。

2008 年，我校開展邀請型學(xué)校管理工作研究和實踐，將人本化學(xué)校管理工作作為學(xué)校創(chuàng)建精品學(xué)校的抓手，學(xué)校檔案室開始走向正規(guī)化。邀請教育理論指出的尊重、信任、樂觀、有意性四個核心理念，以及邀請教育所倡導(dǎo)的學(xué)校一切教育資源都要為廣大師生提供親和性的服務(wù)理念，在我校檔案管理工作過程中逐漸得到凸顯。

首先，開放檔案室。有的檔案室長年大門緊閉，教師和學(xué)生常常吃閉門羹，檔案資料零散、發(fā)霉，被束之高閣，有需要的教師和學(xué)生，在調(diào)用檔案時很不方便。為此，我校專門配備了檔案管理人員，對各類檔案分類整理，添置保險、安全、干燥的檔案陳列柜，并在檔案室內(nèi)建立檔案電子檢索目錄系統(tǒng)，配備復(fù)印機、打印機，方便教師和學(xué)生調(diào)用。

其次，建立個性化檔案檢索機制。學(xué)校每一個部門的檔案都具有特殊性，每一個教師和學(xué)生的檔案都具有個別性，檔案室管理人員將各種檔案資料按照部門、教師個人、學(xué)生個人分別錄入電腦系統(tǒng)，建立電子活頁式文件鏈接，讓檔案電子化運作。待需要調(diào)用檔案時，只要在搜索頁中輸入某一關(guān)鍵詞或者某一教師名字就可以快速找到所需的檔案，大大提高了檔案調(diào)用的速度。

2.建立檔案室工作意見征集機制。

任何一個管理環(huán)節(jié)都會存在這樣那樣的問題，這些問題，檔案管理人員可能難以把握，只有需要調(diào)用檔案的人員在調(diào)用過程中才會有所體會，因此我們在檔案室建立了檔案室工作意見征集本、箱，不定期邀請各個部門、教師及學(xué)生針對檔案室某一階段的工作開展座談，聽取各方面建議，不斷修正學(xué)校檔案的管理操作規(guī)程和工作方法，讓學(xué)校檔案管理工作越來越現(xiàn)代化，越來越順應(yīng)廣大師生的需求。

另外，邀請上級檔案管理專業(yè)人員來校指導(dǎo)，通過他們及時了解當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢，掌握前沿科學(xué)的檔案管理工作方法，及時改進我校檔案管理。

集思廣益、多方征集，是我們學(xué)校檔案室工作高效化的支撐，也是我校推進檔案室建設(shè)的根本。

3.建立檔案信息資源整理傳遞機制。

檔案室管理不僅僅局限在檔案的收集、整理層面，更重要的是為廣大師生服務(wù)，及時準(zhǔn)確地向廣大師生傳遞檔案整理工作中發(fā)現(xiàn)的對廣大師生成長具有參考作用的信息，以及全面地為學(xué)校各個部門開展各級各類迎檢工作提供檔案資料。為此，我們著力建立了檔案信息資源整理傳遞機制。

首先，部門檔案信息傳遞。一學(xué)年來，學(xué)校教學(xué)、后勤、政教、教科等部門積累了許多成果資料，這些資料很繁雜，應(yīng)當(dāng)分門別類地加以整理。我們的做法是，按照會議、活動、成績統(tǒng)計、上級獎勵、上級指導(dǎo)、教科研、后勤記錄等目類進行整理，以時間順序貫穿起來。這樣，在調(diào)用時就可以按照時間進行檢索。對某一方面缺失的檔案資料，檔案室及時通過書面形式要求有關(guān)部門加以補充。同時檔案管理人員可以將檔案整理中發(fā)現(xiàn)的部門工作缺失，通過書面報告形式傳遞給有關(guān)部門，幫助部門改進工作。

其次，教師學(xué)生個性化檔案信息傳遞。一般來說，人們都有一種走一步算一步的工作思想，很少靜下心來回顧反思自己的成長過程，找出自己的不足。在這種情況下，檔案就可以發(fā)揮它的作用。

我們給全校119名教師建立了個性化的檔案夾（紙質(zhì)的、電子的），檔案夾中的檔案按照教師在學(xué)校工作的時間先后順序進行編排。在學(xué)年之初，我們先向各位教師公布本學(xué)年來教師應(yīng)該準(zhǔn)備提供的常規(guī)檔案及學(xué)年工作中可能用到的檔案，制定出征集目錄，提前告知教師。每隔一個季節(jié)，對教師們所提供的檔案進行統(tǒng)計，及時發(fā)出收集通知，確保每一個教師的個性化檔案不缺頁。每個學(xué)期，檔案室邀請校長室、教研室、教務(wù)處，對全校教師的檔案收集情況進行考核，并從中發(fā)現(xiàn)教師成長過程中的欠缺性檔案，通過書面形式告知相關(guān)教師，指出需要努力改進的方面。這樣，既可以讓教師看到自己的成長過程，又可以幫助教師發(fā)現(xiàn)自身成長中的不足。這種跟蹤式的檔案信息傳遞方式，為廣大教師的專業(yè)成長做好了服務(wù)性與建議性的保障。

學(xué)生檔案，按照班級為單位收集，按時序進行整理，對某一班級或者某一學(xué)生的成長及時提出相關(guān)建議。

4.積極開展季度檔案盤檔工作

檔案是展示學(xué)校、教師、學(xué)生發(fā)展的第一手資料，是學(xué)校、教師、學(xué)生不斷發(fā)現(xiàn)自身不足，改進學(xué)習(xí)工作方法的有力參考。因此，檔案管理人員一定要確保檔案的真實、全面。這就告訴我們，檔案盤檔工作十分重要。

盤檔，就是定時整理各類檔案，發(fā)現(xiàn)不足與缺失，及時改進、收集、補充。可有效避免時間久了檔案真實性得不到保障、檔案內(nèi)容不全面的現(xiàn)象。我校檔案室，每一季度都要開展盤檔工作，對照學(xué)校工作行事歷，對照學(xué)校校務(wù)值日日記、對照學(xué)校檔案收集的規(guī)范要求，對一個季度以來所收集的檔案進行歸類整理。這樣確保了學(xué)校檔案全面、真實，達到工作的高效。

總之，學(xué)校檔案管理是一項既枯燥又重要、既繁雜又細致的工作，是一個具有及時性及全面性的項目。學(xué)校檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，求真務(wù)實，以學(xué)校檔案高效化運作為己任，促使學(xué)校檔案管理轉(zhuǎn)型升級，充分發(fā)揮出其特定時期的功能與作用。

［1］李福海.管理學(xué)新論（修訂版）.成都：四川大學(xué)出版社，2011.

［2］陳兆祦.檔案管理學(xué).北京：中國人民大學(xué)出版社，1980.

［3］胡泓杰.中國檔案學(xué)的理念與模式.北京：中國人民大學(xué)出版社，2005.