矩陣管理模式在高校圖書館閱讀推廣團隊建設中的應用

雷 萍，楊家燕，王惠森

（電子科技大學 圖書館，成都 611731）

矩陣管理模式在高校圖書館閱讀推廣團隊建設中的應用

雷 萍，楊家燕，王惠森

（電子科技大學 圖書館，成都 611731）

矩陣管理是指為完成某項特定工作任務而形成的工作小組的管理模式。應用矩陣管理模式加強高校圖書館閱讀推廣團隊建設，應注意把好團隊負責人選擇關，明確團隊管理流程和成員的任務要求，注重各業務點的工作量均衡，促進各業務環節的配合，同時優化績效評估方式，建立閱讀推廣活動評價和獎懲機制。

矩陣管理；高校圖書館；閱讀推廣；團隊建設

一、引言

在國家競爭、民族競爭激烈的全球化時代，閱讀作為提高人口素質和國家實力的引擎，又作為一個國家話題，經常被上升到國家工程、國家戰略的高度給予關注和支持［1］。閱讀的重要性使閱讀的推廣成為了一個世界性的話題。閱讀推廣是為閱讀服務的，體現了閱讀的本質，因此開展閱讀推廣活動的目的不是單純為了開展活動，而是為指導讀者閱讀搭建交流平臺［2］。

推廣閱讀是圖書館的職責，高校圖書館作為圖書館界的重要力量，已經把閱讀推廣服務提升至一定的戰略高度，相繼開展了“讀書節”、“讀書月”等以文化活動為依托的閱讀推廣服務活動。尤其在大學生閱讀委員會的倡導下，各高校圖書館在閱讀推廣實踐中所取得的成績有目共睹。

隨著網絡技術、移動技術等新興技術的迅猛發展，社會信息渠道日益多元，讀者的閱讀習慣已經發生改變。在過去20多年的圖書館事業發展過程中，除了信息技術給圖書館服務帶來翻天覆地的變化，閱讀推廣也逐漸成為圖書館的主流服務［3］。高校閱讀推廣的對象主要是大學生，大學生這一特殊讀者群體，由于課業負擔重、就業壓力大、未來發展不確定、業余休閑娛樂方式多樣化等因素，使其閱讀時間、閱讀質量和閱讀能力呈下降趨勢。如何建立一支結構合理、分工明確、協作高效的閱讀推廣團隊，通過形式多樣的推廣活動，吸引大學生關注閱讀，并影響其閱讀行為，提高大學生的閱讀質量和效率，成為當前許多高校開展閱讀推廣活動所關注的重要問題。

二、高校圖書館閱讀推廣團隊建設的現狀

近年來，各高校形式多樣的閱讀推廣活動如火如荼地開展，部分學校還形成了特色鮮明的活動品牌。但是，各高校閱讀推廣活動的開展普遍存在主體機構缺失、專業隊伍匱乏等問題。目前，幾乎所有高校閱讀推廣任務都是由校圖書館承擔，其閱讀推廣團隊的建設情況大致如下：

（一）館員指導下的學生主體團隊

圖書館學生管理委員會或志愿者團隊，是活躍在許多高校圖書館的閱讀推廣團隊，學生團隊通常都由圖書館學科咨詢部或者讀者服務部的館員兼任指導老師。每年在讀書日、開學季、畢業季等時間節點，指導老師給學生團隊下發任務，指導學生策劃各時段的活動。學生團隊往往不僅參與閱讀推廣活動的策劃、組織和實施，還可能參與圖書館日常管理工作。部分高校圖書館學生團隊指導老師在某固定部門設置專職崗位，但崗位通常比較少。

（二）臨時抽調人員組建的臨時團隊

部分高校圖書館沒有把閱讀推廣定位為常規的服務，因此沒有常設閱讀推廣機構或者崗位，當需要開展活動時，臨時從一個部門或多個部門抽調人員組建相應的臨時團隊，有的館直接由辦公室或讀者服務部暫時代為組織，突擊開展活動。

（三）專設業務崗位的館員主體團隊

部分高校圖書館將閱讀推廣服務定位為核心服務，并借助于人事制度改革機會，專門設立業務崗位，組建成以館員為主體的閱讀推廣團隊。通常情況下由辦公室或者其他某部門直接管理閱讀推廣團隊，并組建學生團隊。由閱讀推廣團隊整體負責推廣活動的策劃、組織、實施，學生團隊的主要職責是參與活動創意、現場組織等。

三、矩陣管理理論在高校閱讀推廣團隊建設中的應用

矩陣管理是指為完成某項特定工作任務而形成的工作小組的管理模式，管理結構中的成員來自于不同部門，有著不同的業務技能、多元的專業知識背景，為了特定任務而共同工作。矩陣是數學概念，是將代數的方法應用在管理上，使得組織運行有序靈活。

（一）高校圖書館閱讀推廣團隊建設中的矩陣管理概念

縱觀圖書館的所有業務，總結起來主要集中在三個方面。一是文獻服務，主要指圖書外借、文獻閱覽和傳遞等；二是信息服務，即學科報告、參考咨詢、查新檢索等；三是閱讀推廣服務，也就是為推廣資源和促進閱讀而開展的各種活動。閱讀推廣可以說是集文獻服務和信息服務為一體，通過多種多樣的活動和手段將文獻服務和信息服務送到到讀者身邊［4］。因此，閱讀推廣服務過程可能涉及圖書館的所有業務，需要來自各業務部門的人員參與到閱讀推廣活動中，形成一個工作團隊。如何使這樣一個結構復雜的團隊高效運作，必須有一個分工明確，責、權、利清晰，流程順暢，而且能協作配合的管理模式［5］。

1.閱讀推廣服務流程

將閱讀推廣服務定位為核心服務的高校，通常情況下閱讀推廣服務都是常規性開展并不斷創新，由專門的閱讀推廣崗位負責，并有詳細的工作流程（圖1）。

圖1 閱讀推廣工作流程

2.高校圖書館閱讀推廣團隊的矩陣管理模式

管理模式根據其管理層次多少分為直線式和扁平式兩種結構。直線式結構類似于金字塔，通常情況下高校圖書館閱讀推廣團隊管理模式為直線式；扁平式結構管理的層次少，跨度大，權力分散，許多成員都擁有一定的權利，其工作積極性和主動性較強，但主管領導對成員的監督、控制比較松散，信息傳達不太順暢［6］。

矩陣管理是直線式和扁平式管理結構的相結合，將矩陣的方法應用到管理上，通過對橫向和縱向結構單元協調管理，加強各結構單元的信息溝通，使工作進展過程中信息線路短、反饋快，各項業務完成效率高。矩陣管理適用于工作內容變動頻繁，涉及面廣大，需要多項業務以及知識支撐的組織，或者有突擊性任務安排的組織。在高校圖書館閱讀推廣團隊中引入矩陣管理模式，縱向結構是由人事制度確定下來的不同級別的閱讀推廣業務崗，構成較為穩定的基礎結構單元，由所屬業務部門負責管理；橫向結構是為完成某一閱讀推廣活動而組建的工作任務組，以活動任務為中心的動態工作團隊，由活動負責人實施管理。高校圖書館啟動閱讀推廣活動計劃時，需要以各項活動為單元，增加數條水平管理線，形成一種矩陣式的管理模式（圖2）。在這種縱橫結合的矩陣管理結構中，縱向的閱讀推廣業務崗使基本工作模塊穩定運行，橫向管理鏈保證了各活動小組間信息的整合和傳遞等。

（二）矩陣管理模式在高校圖書館閱讀推廣團隊建設中應用的優點

圖2 高校圖書館閱讀推廣團隊的矩陣管理模式

在高校圖書館閱讀推廣團隊建設中引入矩陣管理，實現了項目管理與職能管理的有機結合。高校圖書館閱讀推廣團隊矩陣管理模式不僅結構相對簡單，易于操作，在實際應用中還存在如下優點：

1.提高人力資源共享率，使團隊運行效能最佳化

在閱讀推廣矩陣管理模式的橫向結構單元中，每位成員的業務技能和專業知識背景均不同，在不增加人力成本的基礎上和不影響圖書館各部門常規業務正常開展的情況下，一個成員可以同時參加幾個活動小組，通過組織結構設計來強化管理，從而使來自不同部門的閱讀推廣團隊成員優勢互補，發揮每位成員的專長，大大提高了各部門人力資源的共享率，使團隊整體運行效能最佳化。

2.管理結構縱橫交錯，部門之間溝通順暢，配合密切

為了提升閱讀推廣服務品質，各高校圖書館每年都會開展形式多樣、內容豐富的活動。由于每項活動可能涉及業務內容不同，若由一名主管直接管理，該主管不可能精通各項業務，而且時間上也不允許。透過縱橫交錯的矩陣管理結構，實現每項活動流程中各業務的專業分工，來自不同部門的團隊成員相互溝通，交流信息，密切配合，提升團隊整體業務水平。

3.團隊運行統一化，且機動靈活

根據活動需求組建成的閱讀推廣團隊在整個工作開展過程中，均按照團隊計劃和要求來履行職責，而不是依照所在部門其他工作要求履行職責，這保證了團隊運行的統一化。同時團隊運作機動靈活，對工作任務以及客觀需求的變化比較容易適應。一方面，啟動分項活動時，能迅速調配人員、組織團隊，將具有不同專長的人員集中在一起開展活動，負責活動流程中各環節的工作；另一方面，團隊可隨著活動的開始與結束進行組織與解散。

4.提高了工作人員的積極性，增強了責任感

為了提高讀者的活動參與度，增強閱讀推廣活動開展的趣味性，團隊通常集思廣益，不斷頭腦風暴，廣泛收集團隊成員的創意，各職能人員能直接參與具體活動，并在活動決策問題上有發言權，提高了參與者的積極性，增強了責任感。

（三）應用矩陣管理模式加強高校圖書館閱讀推廣團隊建設應注意的問題

在矩陣結構中，橫向管理鏈上的每位團隊成員都來自于不同部門，成員之間的關系主要是協作關系，而不是上下級的隸屬關系，因此閱讀推廣負責人往往是責任大于權力。活動負責人對于團隊成員工作的好壞沒有足夠的激勵和懲罰手段，團隊成員可能受到雙重指揮，特別是所在部門工作任務與閱讀推廣活動任務有時間沖突的時候，團隊成員難以抉擇孰重孰輕。為了保證閱讀推廣服務質量，提高組織工作效率和穩定性，保持工作的延續性，高校閱讀推廣團隊建設需要在以下幾方面予以加強：

1.把好團隊負責人選擇關

由于閱讀推廣團隊成員之間的關系主要是協助關系，且每位成員的業務能力也需要盡可能發揮出來，因此閱讀推廣團隊負責人的業務能力和協調能力至關重要，團隊負責人應具備制定并落實活動策劃，團結成員，調動成員積極性，有效分工，協調外部資源，領導和組織成員圓滿完成任務的能力［7］。

2.明確團隊管理流程和成員的任務要求，注重各業務點的工作量均衡

活動小組建成后，應通過各種方式讓每位成員明白自己在矩陣管理結構中的責任與權力，讓團隊成員清楚矩陣管理的運作流程以及所在閱讀推廣活動小組的任務，使矩陣管理模式被團隊成員認可，使團隊成員以高度的責任心，認真專業地做好各自的工作。同時，每位成員都要打破“本位主義”觀念，實現信息最大程度的共享［8］。

另外，在同一團隊活動開展過程中，負責人應及時關注各業務點的工作量情況，并及時調整，保證各業務點的工作量基本均衡，以保持團隊成員工作積極性。

3.促進各業務環節的配合

高校圖書館在開展閱讀推廣服務過程中，可能與圖書館所有業務發生關聯，需要得到各部門的配合和支持。例如，閱讀推廣服務常規化開展涉及到財務預算，因此高校圖書館應對閱讀推廣團隊既定的目標在財務需求上給予資金保障；閱讀推廣團隊在開展資源推廣活動時，需要得到資源建設環節的配合；為了擴大閱讀推廣活動的影響，往往需要與學校的宣傳部、學生工作部、校團委等部門加強合作，因此需要圖書館領導或者辦公室給予前期的工作聯絡等。

4.優化績效評估方式，建立閱讀推廣活動評價和獎懲機制

近十幾年來，以Intel公司提出并加以實施的以“360度績效考核評估”為核心的績效管理體系風靡全球。360度績效考評是指從與被考核者發生工作關系的多方主體那里收集信息，對被考核者進行全方位、多維度的績效評估，及時將考評結果反饋給員工，以幫助員工了解自身在哪些績效維度上需要改進，從而達到提高工作績效的目的［9］。如果將閱讀推廣工作納入考核體系，閱讀推廣活動團隊成員的考評由活動負責人和其他團隊成員一起評分，并計入綜合評分中，以綜合評分決定被考核人的薪酬。這樣的考核辦法可以解決受多重任務管理的員工的考核問題。

同時，針對閱讀推廣團隊開展的活動，應建立起完善的活動評價機制和具體實施計劃，對優秀的活動給予鼓勵和褒獎，對不作為的團隊予以批評和懲罰，促進團隊改進工作方法、積極創意，改善活動效果。

四、結語

高校閱讀推廣是校園文化建設的重要組成部分，推廣主體主要是圖書館，當然還有學校各學院、團委和學生社團［10］。圖書館與各學院以及職能部門的合作推廣是部分高校的閱讀推廣方式，合作推廣的高校，上至校領導，下至各學院以及其他職能部門的領導已經達成共識，并在閱讀推廣服務開展方面給予圖書館大力支持。高校閱讀推廣團隊成員的復雜性決定了其團隊建設工作的長期性，需要在實踐中不斷研究、不斷總結和完善。雖然矩陣管理模式在高校人力資源管理中，甚至圖書館管理中的應用還不廣泛，但是這樣一個充滿生機和活力的管理模式的引入，是對高校人力資源管理以及圖書館管理的有效補充，必將在高校閱讀推廣團隊建設中起到越來越重要的作用。

［1］王波.圖書館閱讀推廣亟待研究的若干問題［J］.圖書與情報，2011，（5）：32－35.

［2］楊嬋.圖書館閱讀推廣活動的反思與重構［J］.四川圖書館學報，2011，（2）：58－61.

［3］范并思.閱讀推廣與圖書館學：基礎理論問題分析［J］.中國圖書館學報，2014，（5）：4－13.

［4］吳晞.任務、使命與方向：圖書館的閱讀推廣工作［J］.圖書館雜志，2014，（4）：18－22.

［5］袁俊.矩陣管理的優勢與挑戰［J］.企業標準化，2007，（1）：35－37.

［6］王春燕.學生事務的矩陣管理——基于學生自主管理的思考［J］.中小企業管理與科技（下旬刊），2010，（7）：155－156.

［7］張希琳，陳莉.矩陣管理模式在高等學校人事工作中的應用［J］.文教資料，2013，（28）：119－120.

［8］簡鴻飛，徐敏.試論企業人力資源矩陣管理［J］.領導科學，2010，（1）：40－41.

［9］徐辰雪，常慧寧.360度績效考核的誤用［J］.企業管理，2011，（7）：34－35.

［10］劉麗.高校閱讀推廣活動研究——以五所高校圖書館閱讀推廣活動為例［D］.保定：河北大學，2014：5－8.

Application of Matrix Management Mode in Team Building of Reading Promotion in University Library

LEI Ping，YANG Jiayan，WANG Huisen
（Library，University of Electronic Science and Technology of China，Chengdu Sichuan 611731，China）

This paper summarizes the current situation of reading promotion team building in university library，analyzes the advantages of application of matrix management model in team building of reading promotion in university library，and points out that the application of matrix management for strengthening reading promotion team building in university library should pay attention to the good team leader select off，clear team management processes and the members of the mission requirements，pay attention to adjust the balance of the workload and to promote cooperation，but also optimize performance evaluation，establish the reading promotion activities evaluation and reward and punishment system.

Matrix management；University Library；Reading Promotion；Team building

10.3969／j.issn.1672-0539.2015.06.023

G647.6

A

1672-0539（2015）06-0129-04

編輯：魯彥琪

2015-03-12

四川省公共圖書館研究規劃項目“泛技術環境下圖書館服務創新模式實證研究”（WHTTSXM［2013］29號）

雷萍（1971－），女，圖書館館員，研究方向：讀者服務；楊家燕（1975－），女，圖書館館員，研究方向：閱讀推廣；王惠森（1974－），男，圖書館館員，研究方向：讀者服務。