區縣檔案館檔案分級管理的概念、特點及其可行性分析

胡家文 蔣偉強 田翠萍

摘要：關于檔案分級管理的論述由來已久，但以法規條文的形式首次提出當屬1999年《檔案法實施辦法》的修訂。時至今日，檔案界從理論和實踐層面也分別進行了不同程度的探索與研究，但均側重于宏觀和國家級、省級層面，對于區縣級檔案館檔案分級管理的研究則幾乎沒有。本文立足于區縣檔案館實際，提出檔案分級管理的概念，用對比的方法總結歸納出檔案分級管理的特點，并對區縣檔案館實行分級管理從理論和實踐兩個層面進行可行性分析，從而為區縣檔案館實行檔案分級管理提供理論和實踐支持。

關鍵詞：檔案分級檔案管理區縣檔案館

一、區縣檔案館檔案分級管理的概念

1999年修訂后的《中華人民共和國檔案法實施辦法》（以下簡稱《實施辦法》）第三條規定：“各級國家檔案館館藏的永久檔案分一、二、三級管理，分級的具體標準和管理辦法由國家檔案局制定。”這是“檔案分級管理”概念最早出現在檔案法規之中，其后引發了檔案分級管理的一系列理論探討和實踐探索，但對區縣檔案館檔案分級管理的探討和實踐較為少見。筆者在借鑒總結檔案分級管理概念的基礎上，結合區縣檔案館檔案管理實際，提出分級管理的概念，即區縣檔案館檔案分級管理就是在區縣檔案館現有管理模式（傳統管理模式）的基礎上，對永久保管范圍的檔案依據檔案價值標準，將永久檔案劃分為一、二、三級，并按照檔案等級實施科學有序管理的行為。

二、區縣檔案館檔案分級管理的特點

任何一種管理模式或管理方式的出現必然會是在原有管理現狀的基礎上，并且有別于原有的管理模式。檔案分級管理亦是如此，其有別于檔案管理現狀之處便是檔案分級管理的特點。筆者所在的檔案館是區縣級檔案館，且從事檔案工作多年，對檔案館檔案管理現狀較為熟悉。對照本館檔案管理現狀，筆者歸納總結出以下幾個特點：

（一）標準的細化性

檔案分級管理與傳統檔案管理的前提都是檔案價值鑒定理論，但兩者屬于檔案鑒定的兩個層次，即檔案分級管理中檔案價值鑒定是傳統檔案管理中檔案價值鑒定的深化。在傳統檔案管理模式中，檔案的價值是通過檔案保管期限的長短來顯示的，其劃分標準是檔案保管期限表，但對于永久保管檔案則不再進行價值判定。檔案分級管理則是鑒定甄別具有永久保存價值檔案之間的價值差異，分清玉石，從而對不同價值的檔案施以更為科學的管理，其標準是在劃分檔案保管期限的基礎上再對永久檔案進行細化，確定永久檔案的一、二、三級，因此其標準更具細化性。

（二）保管的特殊性

在傳統檔案管理模式中，館藏永久保管檔案以全宗為單位，按種類和載體分庫集中存放，即同一類別、同一載體、同一全宗的永久檔案集中存放在一起；但在檔案分級管理中，對永久保管檔案分出不同的等級，從而使得同一全宗、同一類別、同一載體的檔案因其價值的不同，分別保存在不同的庫房里，并且不同全宗、不同類別、不同載體但價值等級相同的檔案存放于同一庫房，這就使得分級管理后的檔案在保管上存在其特殊性。

（三）保護的優先性

在檔案分級管理中，檔案的整理與保管按照不同的級別進行科學有序地管理，是對傳統檔案管理的一種突破。它通過對永久檔案區分等級，從而對不同級別的檔案采取相應的保管要求，集中力量對更為珍貴、更具價值的檔案進行特別的保管與保護；而在傳統檔案管理模式中，檔案的整理與保管是從維護檔案之間的有機聯系，以便查找利用為出發點，以全宗為界定，集中存放。即在檔案館中，同一全宗、同一類別的檔案集中存放在同一個庫房，以便日常保管和利用；永久檔案在保管、保護方面一視同仁，不存在差異，因此檔案分級管理體現檔案保護的優先性，即優先對館藏永久檔案中等級較高的檔案采取保護，并且根據不同的級別依次遞減。

（四）利用的安全性

在傳統檔案管理中對檔案的利用往往是利用原件或者復制原件，對于有些已進行數字化的檔案則提供數字化掃描件，一般不制作仿真件等。因特殊情況經局（館）長同意，一些永久檔案還可以辦理外借出館手續，但檔案分級管理對不同等級的檔案采取不同的利用要求。如對一級檔案則嚴格禁止提供原件，并且嚴格禁止外借出館，因為這部分檔案往往是館藏檔案中最為珍貴、最具價值的，有的甚至是孤本，一旦被損毀或丟失，將無法彌補，因此對其利用來說，應通過制作仿真件等方法制作復制件，使檔案在提供利用中相對于傳統檔案管理中的利用工作更具有安全性。

三、區縣檔案館檔案分級管理的可行性

區縣檔案館作為國家綜合性檔案館的重要組成部分，其業務上受上級檔案行政主管部門的領導，其行政上受本級地方政府的領導。近年來在國家檔案局、省市檔案局等上級部門的領導和要求下，區縣檔案館在開展好常規業務工作的同時，陸續開展了國家重點檔案搶救工程、中國檔案文獻遺產工程和特藏室建設等，有些區縣檔案館特藏室建設甚至走在了前列，如北京市延慶縣檔案館。這些工作的開展為區縣檔案館實行檔案分級管理提供了實踐經驗。下面，筆者將結合檔案分級管理的共性環境，從理論和實踐兩個層面對區縣檔案館實行分級管理進行可行性分析。

（一）理論層面的可行性

1.法律、法規的支撐

1999年新修訂頒布的《實施辦法》第三條、第十五條和第十九條分別提到了分級管理的相關內容，明確了分級管理的管理辦法和標準的制定機關，提出應對定級檔案采取措施予以保管保護的總體方針，并規定了不同級別檔案的出入境審批程序與要求。這些雖然只是一些原則性、粗略性要求，但畢竟是在法律、法規層面上的體現，進而為實施檔案分級管理提供了法律、法規上的支撐。

2.檔案價值理論的支撐

檔案價值的問題一直是檔案界關注的熱門話題，對于這一問題的理論探討也從未間斷，特別是近年來，隨著檔案館資源建設的推進，檔案價值理論逐漸由側重于以保管期限為界定向側重于同一期限內區分檔案價值高低轉變。檔案定級鑒定，有了檔案價值理論作支撐，檔案分級管理具有了較大的可行性。

3.檔案成本效益理論的支撐

檔案館保存檔案是有成本的，但在相當長的歷史時期內，在我國檔案管理工作中，成本效益的觀念、意識是缺失的。檔案成本效益理論是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。馮惠玲教授曾經指出：“任何一個社會、任何一個國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保存的質量和數量。因此，在鑒定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀點，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久”。檔案分級管理，正是將有限的資源用于對最珍貴檔案的管理，因此從檔案成本效益理論出發可以看出檔案實行分級管理的可行性。

（二）實踐層面的可行性

1.檔案鑒定工作實踐的深化

檔案鑒定工作是檔案館業務工作的重要組成部分，是豐富和優化館藏的重要手段。近年來，隨著檔案鑒定理論的發展與檔案鑒定工作的不斷深化，區縣檔案館對期滿檔案的鑒定更為完善、更為深入，在行政管理上不僅將鑒定工作列入年度工作計劃，同時制定專項鑒定工作計劃，并且安排具有豐富鑒定工作經驗的檔案工作人員負責從事鑒定工作；對檔案的鑒定更為深入，逐卷逐件進行鑒定。以北京市朝陽區檔案館為例，其以館藏檔案為鑒定對象，較為系統地開展了《朝陽區文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表研究》，聘請館外專家從事館藏檔案的鑒定，在區縣級檔案館檔案鑒定方面做出了有益的探索與實踐：比在傳統檔案管理模式下對檔案保管期限的鑒定更為精準，且在很大程度上為檔案實行分級管理奠定了理論與實踐的基礎，進而將推動檔案管理工作向更為科學的方向發展。

2.國家重點檔案搶救工程等工作的穩步推進

按照國家有關部署與要求，區縣檔案館自20世紀80年代相繼開展了國家重點檔案搶救工程、特藏室建設和中國檔案文獻遺產工程。這些工作的深入開展，使得館藏珍貴檔案與一般檔案區分開來，并且使得館藏檔案中的珍品得到了應有的搶救、保管與保護。其工作在實施過程中所制定的組織實施、檔案的入選標準、管理辦法等一系列制度，將為檔案分級管理提供有益的借鑒作用。例如，2008年北京市檔案局舉辦的“北京檔案珍藏室”就是一個很好的例子，其展品都是從北京市當時的18個區縣挑選出來的館藏珍品，其中的展品就有被列為中國檔案文獻遺產工程的檔案。

3.其他相關領域實踐經驗的借鑒

檔案同文物、資料、圖書等具有相似性，所以其標準也具有較大的借鑒之處，檔案分級制度的提出在很大程度上源于文博系統的文物分級管理制度，兩者有共同之處，但也有本質區別。《文物藏品定級標準》是文博系統關于文物的定級標準，具有很強的操作性和科學性，被實踐證明是成熟的、全面的、科學的定級標準；圖書館也有自己的定級標準——《古籍善本定級標準》，且被實踐證明是科學的、易于操作的定級標準。

在檔案界，為推動檔案分級制度在理論與實踐層面的探索與發展，一些檔案館開展了明清、民國、日偽、建國后等不同時期歷史檔案的分級探索與實踐，并且制定了《明清檔案定級標準》、《民國檔案定級標準》、《日偽檔案定級標準》、《偽滿檔案分級標準》以及上海市檔案館關于省級檔案館館藏檔案的定級標準等，歷史檔案分級標準體系已經形成，對檔案館實施科學合理的檔案分級管理具有重要的借鑒意義和實踐基礎。

*本文為國家檔案局科技項目“區縣檔案館檔案分級管理研究”（項目編號2007-R-04）的階段性成果。

參考文獻：

[1]吳緒成，劉曉.館藏檔案分級管理的必要性及探索[J].湖北檔案，2006（11）：18-20.

[2]汪孔德.檔案分級管理初探.理論探討[J]，2003（3）：10-12.

[3]嚴永官.館藏檔案分級管理的幾個問題[J].中國檔案，2000（1）：22-24.