《北京市重點建設項目檔案工作檢查辦法》解讀

金霞

2014年12月1日，《北京市重點建設項目檔案工作檢查辦法》（京檔發〔2014〕10號，以下簡稱《辦法》）正式印發并從2015年1月1日起執行，《辦法》重點明確了北京市重點建設項目檔案檢查工作主體、責任分工，統一了檢查內容與要求，以進一步規范本市重點建設項目檔案工作檢查程序，提高重點建設項目檢查工作質量。

為使《辦法》得到更好地理解和執行，現對《辦法》進行一些解讀。

一、《辦法》出臺背景

近年來，重大建設項目檔案工作體制管理發生了較大變化，國家和北京市也相繼出臺了多份對重點建設項目檔案工作具有重要指導意義的規范性文件。在此基礎上，北京市檔案局作為檔案行政管理部門，對新形勢下如何推進重點建設項目檔案工作檢查進行了深入研究。為避免由于檢查標準、檢查要求不統一導致項目檔案質量參差不齊，檢查內容、檢查方式流于形式給項目參建方帶來負擔等問題，北京市檔案局廣泛調研，把握需求，于2014年底正式出臺《辦法》。《辦法》旨在與本市已有的《重點建設項目檔案管理登記辦法》、《重大建設項目檔案驗收辦法》相配套，對本市重點建設項目從立項直至竣工驗收實施全過程的制度覆蓋，形成完整的制度控制體系，全面提升本市建設項目檔案工作的規范管理水平。

二、《辦法》主要內容

《辦法》分兩大部分，正文和附件。正文共十條，主要明確了文件的制發目的、依據，明確了各級檔案行政管理部門、重點建設項目行業主管單位、責任單位以及項目參建各單位的工作職責，規定了重點建設項目檢查組的構成、檢查工作的方式、程序，提出了重點建設項目檔案工作檢查要求，明確了依法查處檔案管理違法違紀行為。

附件有兩個，分別是《北京市重點建設項目檔案工作檢查主要內容》（附件1）和《北京市重點建設項目檔案工作檢查整改意見》（附件2）。附件1詳細規定了重點建設項目檔案檢查工作的組織管理、制度建設、收集歸檔與整理、保管利用和登記、驗收與移交等要求。附件2要求檢查組如實填寫檢查工作中發現的問題及整改建議，督促受檢單位嚴格整改，并以此作為跟蹤檢查的依據。

三、《辦法》特點

（一）合法性。《辦法》與國家及地方相關法律法規一致，且正文條款與附件內容均有據可依。嚴格執行國家及北京市重點建設項目管理的“項目法人負責制”、“合同制”和“監理負責制”等要求，在《辦法》（附件1）中設置專門條款予以表述。

（二）操作性。《辦法》詳細規定了重點建設項目檔案工作檢查組構成、檢查步驟和程序、檢查內容等，條理清晰，便于掌握。

（三）廣泛性。《辦法》覆蓋了檔案行政管理部門、建設項目行業主管單位、責任單位、項目參建方等各有關單位，覆蓋了項目文件歸檔、整理直至竣工檔案移交等項目檔案管理各個環節，使重點建設項目檢查方與受檢方均有所依據。

四、《辦法》解讀

（一）《辦法》第一條明確了制發目的和依據。

（二）《辦法》第二條規定了文件的適用范圍，須掌握“市級重點建設項目”的范圍，是指列入北京市發改委、北京市住建委每年下達的本市年度重點建設項目計劃表內的建設項目，必須依照本《辦法》開展項目檔案工作的檢查。區縣級重點建設項目未做硬性規定，可參照執行。

（三）《辦法》第三條明確了檢查的工作體制，細化了重點建設項目四級檔案管理部門的工作職責。按照《中華人民共和國檔案法》第五條規定“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則”，重點建設項目檔案工作檢查實行“統一制度、統一標準、統一要求、統一內容”，從檔案行政管理部門到項目參建各單位，一級抓一級的管理體制。

既做到了“層級清晰，職責明確”，也做到了“各司其職、各負其責”。

1、市、區縣檔案行政管理部門關鍵在于組織協調，年初制發通知，下達計劃，布置重點建設項目檔案登記、檢查、驗收工作。根據計劃，按時組織項目檔案工作檢查。

2、項目行業主管單位、項目責任單位要與同級檔案行政管理部門一同檢查，包括平時過程檢查、登記工作匯總、檔案專項驗收等。

3、建設單位對項目設計、施工、監理等單位進行檢查，包括項目檔案工作制度建設、庫房安全保管條件、檔案工作與項目建設進度同步等情況。

4、項目總包單位要了解各專業分包單位的情況，做到底數清、情況明，對專業分包項目檔案要加強過程檢查和竣工驗收前的檢查。

5、監理單位負責對施工單位項目文件的形成、收集、整理、歸檔等工作進行監督、檢查。

（四）《辦法》第四條規定了檢查的主要內容。在附件1《北京市重點建設項目檔案工作檢查主要內容》中，從檢查項目和執行情況兩個方面進行了詳細規定。

1、組織管理。需重點掌握以下內容：

①實施項目法人負責制，即項目法人負責做好本單位形成的建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，承擔各參建單位項目文件材料收集歸檔工作的組織、協調和監督、指導等管理職責；將項目文件材料收集歸檔工作納入工程建設管理程序，與工程建設同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項目文件材料收集、整理、歸檔得及時、準確、完整、系統和安全。

②配備滿足項目檔案工作需要的專、兼職檔案管理人員，保證人員相對穩定。

③實行“三納入”和“四同步”管理。“三納入”指：將項目檔案工作納入項目建設工作計劃；納入項目建設工作程序；納入有關部門和有關人員職責范圍。“四同步”指：下達計劃任務同時提出項目文件的歸檔要求；檢查計劃進度同時檢查項目文件形成情況；評審鑒定成果同時驗收鑒定項目文件的完整、準確、系統情況；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核時，檔案部門同時出具歸檔情況證明材料。

2、制度建設。需重點掌握以下內容：

①項目檔案工作制度是工程管理制度的一部分，與施工管理制度、安全管理制度一樣，不可或缺。

②實施合同制管理。要求項目參建單位簽訂的合同中，明確項目檔案的內容、版本、套數、移交時間以及項目檔案的收集歸檔、整理的責任，使各方在簽署合同之初，就對檔案工作有了解，也明確了檔案的有關要求，誰形成誰負責，避免項目文件歸檔發生推諉現象。特別要求合同中未訂立檔案工作專門條款的，應簽訂補充協議予以訂立。

實施監理負責制，要求監理單位負責對施工單位竣工文件的形成、收集和整理歸檔工作進行監督、檢查，在交工驗收前向建設單位（項目法人）提交項目檔案質量審核意見。同時，向建設單位提交監理檔案。

3、收集、歸檔與整理。需重點掌握以下內容：

①具有保存價值的項目文件才收集歸檔，歸檔的項目文件應涵蓋項目建設各環節、各程序。

②歸檔的項目文件除紙質外，還應包括聲像、電子等特殊載體。各種載體檔案要嚴格按照國家和北京市檔案整理要求規范化整理。

4、保管利用。需重點掌握以下內容：

①配備符合防火、防盜、防潮濕、防高溫、防鼠等要求的庫房、設施與設備。

②自上而下，逐級簽訂檔案工作安全管理責任書，將責任層層落實到每個部門、每個人，不留死角，全員簽訂責任書。

③要將檔案工作專項演練納入安全生產應急演練中。

④嚴格履行借閱利用手續，要強調及時歸還，防止只借不還，造成檔案散失。

5、登記、驗收與移交。需重點掌握以下內容：

①按照《北京市重點建設項目檔案管理登記辦法》要求，每年按時完成新建、在建、竣工項目檔案管理登記表的填報工作，填報內容真實、準確。

②按照《重大建設項目檔案驗收辦法》，在項目竣工驗收3個月前完成項目檔案驗收。

（五）《辦法》第五條規定了檢查組的構成。此條款與《辦法》第三條相呼應，有兩層含義。

1、市、區縣檔案行政管理部門組織的檢查，檢查組由本單位監督指導部門、同級項目行業主管單位和責任單位的檔案部門及有關部門組成，檢查對象重點為項目建設單位（項目法人）。

2、重點建設項目建設單位（項目法人）組織的檢查，檢查組由本單位檔案部門及項目設計單位、施工單位、監理單位的有關部門組成，檢查對象重點為項目設計、施工、監理等單位。

（六）《辦法》第六條規定了檢查方式及程序。任何單位組織的重點建設項目檔案工作檢查均可采取自查、現場抽查、互查等方式進行。現場抽查和互查的主要程序在《辦法》中已有詳細解釋，此處不再贅述。

結合實際，《辦法》設計了《北京市重點建設項目檔案工作檢查整改意見》（附件2），要求受檢單位嚴格整改，并作為跟蹤檢查的依據。

（七）《辦法》第七條規定了檢查工作的要求。《辦法》中已有詳細解釋，此處不再贅述。

（八）《辦法》第八條規定了檔案管理違法違紀行為的查處。重點建設項目檔案工作若出現因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度導致檔案損毀、丟失或未配備安全保管檔案的必要設施、設備導致檔案安全事故發生等違反違紀行為的，將嚴格按照《檔案管理違反違紀行為處罰規定》（國家檔案局第30號令）予以查處。

（九）《辦法》第九條規定了文件自2015年1月1日起執行。

（十）《辦法》第十條明確了解釋權的歸屬。

五、受檢單位需要做的工作

在日常工作中，受檢單位應按照《辦法》附件1規定的內容開展項目檔案工作，滿足項目檔案工作人、財、物的需求，確保項目檔案管理與項目建設保持同步。

實地檢查前，受檢單位收到迎檢通知后，應提前準備檢查時的匯報材料，內容包括項目建設概況及檔案工作同步開展情況，檔案工作存在問題及改進措施。

實地檢查中，受檢單位應及時解答檢查組現場質詢的問題，并準備好項目建設各階段不同門類和載體的項目文件及規范整理后的項目檔案，以供檢查組抽查。

實地檢查后，受檢單位應根據《辦法》附件2中提出的問題與建議進行整改，進一步提高項目檔案工作的規范化水平。

六、檢查組需要做的工作

實地檢查前，檢查組要向受檢單位制發書面通知，布置檢查工作，重點明確檢查內容、方式、時間，提出自查等方面的具體要求。

實地檢查中，檢查組要聽取受檢單位情況匯報，現場詢問報告中存疑或不清楚的內容，抽查項目文件收集整理情況及竣工檔案編制質量，對檢查內容逐一評議，向受檢單位當面反饋整改意見，并出具《北京市重點建設項目檔案工作檢查整改意見》（《辦法》附件2）。

實地檢查后，檢查組應對項目檔案工作存在問題較多的受檢單位組織復查，跟蹤檢查整改意見的落實情況。

以上為《北京市重點建設項目檔案工作檢查辦法》中需要解讀的內容，各相關單位理解以上內容，就能準確、全面地把握和執行《辦法》，做好重點建設項目檔案檢查工作。