企業檔案管理工作實施數字化運行的探索

孫彩霞

[摘 要]檔案信息包括企業管理中極具開發應用價值的各種信息資源，隨著計算機信息技術的廣泛應用，檔案管理工作逐步向數字化方向發展，是完善企業信息網絡現代化建設的基礎，擴展檔案管理在企業信息網絡中的促進作用， 理清檔案管理在進行數字化運行中的原則，結合當前企業人事檔案管理等信息資源的實際情況，提出有利于企業檔案管理和應用的相應對策和措施。

[關鍵詞]檔案管理；企業信息；數字化應用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.171

[中圖分類號]G275.9；F270 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-0-02

1 檔案數字化管理概述

新世紀以來，我國的國有大中型企業都在各方面不斷進行改革探索，從過去計劃經濟的意識影響逐步轉向符合市場經濟規律運行的實踐中；同時，對檔案管理工作提出了更高的要求。國有大企業完全實施檔案管理工作數字化不僅是時代發展的必然趨勢，更是現代管理科學發展與信息技術結合的成功實踐。實施企業檔案管理工作的數字化運行，就是以最方便快捷的方式建立全體員工的電子檔案，更好地適應員工檔案信息的查找與管理工作。電子檔案比傳統的紙質檔案管理具有高效、快捷、容量大及智能化等多種服務程序，集中了電子信息技術的很多優點，為現代人事管理工作提供了極大方便。對于國有大企業來說，檔案管理既是一項復雜的工作，又是不可或缺的重要環節，改變傳統的思維管理定勢，針對紙質檔案不容易保存，查找困難等多種弊端，充分發揮現代信息技術優勢，進一步提高檔案管理數字化的實效，已成當務之急。數字化技術在不斷發展，應用于企業檔案管理工作的各種軟件、程序也在不斷更新，提高操作人員的專業技術水平，利用數字化運行的準確、高效、便利等優點為現代企業人力資源管理工作服務，把新型電子檔案建立的更加完備，精確而實用。以創新發展的意識推進實施檔案數字化管理工作，有效提高了工作效率，強化了保密程度，節約了傳統管理方式的成本，但在此基礎上，仍需要探索與現代企業管理工作同步發展進行的創新發展模式。

2 國有企業實施檔案管理工作的現實需求

隨著企業改革和科學技術水平的發展，國有企業人事檔案管理工作也需要提高工作實效，跟上高效化管理的步伐。當前，一些企業由于受傳統觀念的影響，往往出現人浮于事的現象，部分邊遠地區仍然存在檔案管理水平落后，利用率較低的情況。實踐證明，良好的檔案工作對提高企業的現代化管理水平，提高工作效率，提高員工的工作積極性有促進作用，是當前企業改革發展不可或缺的一部分，是國有大企業向國際一流企業邁進的必要工作環節，是我國經濟社會發展的現實需求。運用現代信息技術和互聯網優勢，結合企業實際情況，有效開展企業檔案管理工作，提高檔案信息資源的開發利用效果，發揮檔案工作應有的價值，助推企業的現代化管理理論與人事管理的成功實踐在邊遠地區的發展，為企業自身發展和適應市場機制運行帶來實效。近年來，由于長期受傳統觀念的影響，一些邊遠地區國有企業的檔案管理工作，雖然采用了數字管理系統，但不能與企業的實際結合，未能跟得上時代的發展，其根本意識仍然停留在傳統管理模式上，只注重檔案的保存價值，沒有對人力資源的開發利用提供有效的數據測算和有效參考咨詢工作。不注重檔案管理科學性、重要性的宣傳工作，沒有把市場機制運行下的企業檔案工作做有價值的開發，現代企業發展亟需進一步提高檔案管理工作的服務效能，充分發揮其在企業管理中的重要價值。一些邊遠地區的國有企業由于種種原因，缺乏足夠的專業技術檔案管理人員，認為企業的檔案工作非一線技術工作，忽視了專業技術的要求，常常把其它崗位閑置的工作人員安排到檔案管理部門充數。已有的檔案管理工作人員，對電子信息技術不太熟練，又沒有安排專門時間進行培訓，在專業素質方面缺乏實踐鍛煉，再加上傳統管理過程中人際關系的影響，這些缺乏系統理論知識和專業技術的工作人員繼續留在崗位，工作干得好壞都一個樣，缺乏有效的獎懲制度和管理規制，積極性難以提高，幾乎不存在競爭上崗的憂患意識和工作緊迫感。一些國有企業因為考慮效益問題，對在職工作人員的培訓雖然一直進行不間斷的鼓勵和實踐，但往往只關注一線崗位的技術人員，對檔案管理人員的繼續教育工作往往重視不夠。有的企業由于領導不重視，沒有把檔案管理納入與一些技術工作協調的考核范圍，造成檔案管理工作人浮于事、檔案管理方面的細節錯誤頻出的現象，對國有企業發展造成不可避免的影響。邊遠地區的國有企業，現有的檔案管理制度依然不健全，與時代發展的步伐不相適應。在現代企業管理中，盡管各地企業都程度不同地制定了一些檔案管理方面的規章制度，但這些制度對促進工作人員積極性，提高檔案管理工作的實效尚不夠完善，對企業管理者的決策、信息咨詢等輔助工作沒有起到促進作用。

3 提高企業檔案管理工作實效的對策

在現代企業管理工作中實施數字化運行，首先要強化工作人員的現代檔案意識，與傳統的檔案管理的思維定勢區別開，不能以為保存好資料就萬事大吉，要為適應市場機制運行過程中的現代人力資源管理提供新的咨詢，促進企業管理實效。提高檔案的現代管理意識首先要加強宣傳工作，讓現代企業檔案管理工作為企業領導決策提供有價值的參考。全體員工的重視和觀念的更新是做好檔案管理工作的重要保障，是企業檔案工作實施數字化管理的基礎。為了強化檔案管理意識，提高檔案管理實效，必須形成協調一致的統一規劃，把檔案管理與企業的發展連接在一起，充分發揮現代信息技術的作用，與企業業務技術方面的工作一塊抓，使各個崗位工作人員都來配合企業統一的檔案管理工作，使全體員工都能充分認識檔案管理的重要價值和存在意義。有效應用現代信息技術形成檔案管理的網絡化建設，建立企業檔案三級網絡管理模式，形成一個以分管領導全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的企業檔案三級網絡管理模式。企業的檔案管理應統一領導、整體協調，統一操作、專業保管，有專人負責監督各職能部門的檔案工作，強化企業檔案收集和利用工作。進一步改善檔案室硬件設施的配置，尤其邊遠地區的國有企業要根據企業規模、職工人數和工作中的實際情況，逐步配備專業的數字化設備，特別要注重專用軟件的更新，更好地輔助企業大檔案管理過程中各項工作的有效開展。

4 圍繞企業發展增加檔案管理新內容

為提高企業管理水平，適應高科技發展，國有企業的檔案管理工作需要增添有利于現代企業發展的檔案管理新內涵。企業檔案管理中，依靠高科技的發展，通過對影像及其它數字資料的歸檔管理，也使檔案載體更加豐富多樣，如電子合同、電子圖標及電子檔案等，它以數據庫的形式，以電子文本進行貯存，方便及時調閱、查找、信息量大，是比較先進的現代信息檔案儲存與管理方法，能夠為企業的發展提供詳實而有效的原始資料。檔案管理數據庫的建立要圍繞企業發展的需要，進行科學分類，不斷增設新內容。檔案實行數字化集中管理后，有效保證了案卷質量，做到了管理規范化，提高檔案管理實效和工作效率，利用最新檔案信息化管理軟件，對文書檔案實行文件集錄入，對其他各類檔案實行案卷級錄入，對企業員工和技術類實行文件級和案卷級兩級錄入，形成了紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制；同時，建立科學的檢索方式，實現檔案工作信息化管理，強化管理效果，使檔案管理的安全性、完整性和保密性得到有效保障。

5 結 語

檔案管理是現代企業管理工作的一部分重要內容，借助信息技術優勢，實施科學有效的數字化檔案管理，有利于提高企業管理水平，服務于企業發展目標。推進邊遠地區國有企業檔案工作的數字化進程，充分發揮檔案管理在促進企業發展和創新實踐方面的重要作用，進一步通過反饋信息的管理，加強信息橫向聯系，實現檔案資源共享，有效促進各項工作的整體發展，提高檔案的利用率和使用價值。

主要參考文獻

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