人才交流中心如何做好畢業生檔案管理

李思嘉

[摘 要]隨著我國經濟的發展和教育的普及，越來越多的大學生面臨就業，然而很多大學生沒有清楚認識到檔案的重要性，就業時很容易忽略。本文就人才交流中心如何做好畢業生檔案管理這一問題進行闡述。

[關鍵詞]人才交流中心；畢業生；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.10.162

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-0-01

學生檔案一般會有兩個去處：一是返回當地人社局，由畢業生持就業通知書到當地人社局報到，擇業期過后，學生檔案由當地就業指導部門轉入人才交流中心管理。二是將檔案直接存入就業所在地的人才交流中心管理。畢業生人數逐年增加，人才中心保管的檔案數量也在不斷增加，如何做好畢業生的檔案管理工作成為人才交流中心面臨的重要問題。

1 人才交流中心檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理信息化水平較低

隨著社會經濟的發展，信息科技技術也在不斷發展，但人才交流中心檔案管理的信息化水平并未緊跟時代步伐，影響檔案管理工作人員工作效率和服務質量的提升。我國已經頒布關于實現人才交流中心檔案管理信息化的通知部署，但基層人才交流中心實現真正的信息化管理仍相對較難。一是資金問題，一套高級的檔案管理軟件費用偏高，縣級人才中心各項支出費用均由縣級財政負擔，很難支付高額費用支出。目前，縣級人才中心管理檔案基本都是使用Excel表格進行管理。二是歷史原因，學生自初中開始就已經開始填寫檔案信息，但所填寫的檔案多是紙質版，再延續到高中、大學，等到大學或大學畢業后才將檔案信息輸入到電腦中，檔案轉到人才中心以后，仍是紙質版的檔案材料。要實現信息化管理，就需要將紙質檔案轉換成電子檔案，這需要大量的人力、物力和財力，縣級人才中心難以負擔。

1.2 被棄檔案難以管理

隨著經濟的迅猛發展，我國就業流動率也在不斷增大，給人才交流中心的檔案管理工作帶來一定壓力。一是部分學校畢業生畢業時，由學校就業指導中心統一將學生檔案轉至生源地人社局，而學生并未持就業通知書回原籍報到，致使檔案被棄置。二是大部分學生在畢業后將檔案寄放在人才交流中心，之后便對其置之不理，無法保證檔案的及時更新。面對大量被遺棄檔案，人才交流中心的檔案管理人員很難開展工作。多數檔案所有者都是等到需要檔案時才去人才交流中心索取檔案，但是由于這期間所有者對檔案置之不理，導致檔案一直“沉睡”在人才交流中心，給檔案管理工作帶來困難。

1.3 檔案管理人員不足

按檔案管理相關規定，每千卷檔案需要配備一名專職管理人員，但多數在崗工作的檔案管理人員均達不到規定比例。隨著畢業生人數的逐年累加，檔案數量也在不斷增長。因此造成的人力不足導致工作無法到位。

1.4 檔案流轉不規范

一是檔案由學校轉遞時，部分學校允許本人自帶。由于畢業生初入社會，忙于找工作，便委托父母到當地人才中心辦理報到及檔案接轉手續。這部分人員由于不懂檔案保管知識，經常私自拆封檔案。二是檔案由人才中心轉移時，調檔部門要求的報到時間較短，并要求本人自帶，違反檔案轉遞相關規定。

2 解決人才交流中心檔案管理中存在的問題

2.1 加快檔案管理電子化進度

為使檔案管理變得更加簡單并盡快實現管理信息化，在接收檔案時，人才交流中心應將畢業生檔案信息錄入電腦；在管理過程中，部分畢業生如需遞交后續檔案內容或需要提取其檔案，都應在電腦上做好記錄，規范流程，細致記錄，加強檔案管理。同時，地方財政應支持人才交流中心加大檔案管理信息化資金投入，比如加大對檔案管理軟件的資金投入，購買適合縣級人才交流中心實際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化和科學化水平以及檔案管理人員工作效率，從而為群眾特別是大中專畢業生提供更加優質和便捷的服務。

2.2 充足人員，加強檔案管理人員培訓，實現檔案科學有效管理

首先要加強對人事檔案管理工作的認識，切實加強對檔案管理工作的領導，配置配齊專職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。其次要加快檔案管理信息化進程，加強對檔案管理人員的素質培訓，提高檔案管理人員的專業素質。人才交流中心不僅要有相應的工作人員管理電子檔案，也需要專門人員管理紙質檔案。加強電子檔案的管理可以通過購買相應的電腦軟件來實現，但提高紙質檔案的管理效率，就需要提高檔案管理工作人員的專業素質。可以通過聘請一些高校檔案管理的專業老師對檔案管理工作開展培訓，通過培訓使人才交流中心檔案管理的存放更加科學合理，工作人員也可以更加細致全面地為辦事群眾和大中專畢業生提供服務。

2.3 完善檔案管理辦法

在管理檔案時，檔案管理工作人員應該應用統一歸類辦法，比如將全部檔案統一根據時間進行歸類，或者進行分級分類管理。如對于大量檔案，檔案管理人員可以先根據地區進行歸類，然后再對已經根據地區進行分類的檔案進行二次歸類，二次歸類即根據檔案的寄存日期進行分類，從而方便尋找。為提高檔案管理工作效率，檔案管理人員應盡快創新并完善檔案管理辦法。

2.4 規范檔案流轉手續，提高檔案流轉嚴密性和科學性。

建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格手續，按檔案管理相關規定辦理，檔案流轉中出現問題的要追究責任。

人才交流中心要提高檔案管理效率，減輕工作壓力，提高服務質量，就要加強對畢業生檔案管理工作的宣傳力度，提高畢業生們對檔案的認識，從而提高其對檔案的重視程度；除此之外，政府也應該加大對人才交流中心檔案管理的資金投入，從而提高人才交流中心檔案管理效率，將檔案管理工作做細、做全、做好。