檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)策略

孫桂芝

[摘 要]檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是確保檔案資料規(guī)范安全使用，防止檔案資料泄密和提高檔案管理有效性的必然要求。為實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)從檔案工作的源頭入手，加強(qiáng)公文制發(fā)、立卷歸檔、檔案使用等環(huán)節(jié)，提高檔案質(zhì)量，強(qiáng)化過程管理，實(shí)現(xiàn)各個流程環(huán)節(jié)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從整體上提升檔案管理質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.157

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-0-01

檔案資料作為重要的文史資料，具有很大的研究價值。很多涉密檔案更是要求規(guī)范管理、嚴(yán)格管理，要求做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。但在檔案工作實(shí)踐中，檔案管理很多環(huán)節(jié)的規(guī)范性還不夠，資料的質(zhì)量也還有待于提高升。因此，有必要強(qiáng)化過程控制，加強(qiáng)檔案工作各個環(huán)節(jié)的管理，逐步推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。本文擬結(jié)合工作實(shí)踐，分析檔案工作存在的不足，提出推進(jìn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施策略，為檔案工作者改進(jìn)工作方法、轉(zhuǎn)變工作方式提供一定的參考。

1 做好公文制發(fā)工作，規(guī)范檔案基礎(chǔ)資料

公文是檔案的前身，是檔案的基礎(chǔ)資料。從基礎(chǔ)資料環(huán)節(jié)入手，建立系統(tǒng)思維，提高公文制發(fā)的管理，是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提。在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，雖然文書處理工作無論是在工作內(nèi)容和目的任務(wù)上都與檔案工作有著較大的不同，但事實(shí)上，不僅檔案資料的來源于文書，而且文書的最終取向也是檔案，因此，他們之間在事實(shí)上存在著天然的聯(lián)系，推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化依賴于基礎(chǔ)工作的規(guī)范化，取決于基礎(chǔ)資料的標(biāo)準(zhǔn)化，做好公文制發(fā)工作，是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的必然要求。

為了做好公文制發(fā)工作，首先要建立質(zhì)量意識，在公文的制發(fā)環(huán)節(jié)堅(jiān)持做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為提高檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下牢固的工作基礎(chǔ)。做好這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作需要從加強(qiáng)以下幾個方面的工作入手。一是要確保公文用紙的質(zhì)量。公文紙張的質(zhì)量對于今后檔案資料的保存有著直接的影響，紙張質(zhì)量不好，檔案資料在經(jīng)常翻閱中很容易損壞，不易于長期保存，紙張質(zhì)量好，則有利于翻閱和長期保存。其中，紙張的規(guī)格要統(tǒng)一，裝訂要規(guī)范，以利于歸檔整理和資料擺放。二是要確保公文內(nèi)容的質(zhì)量。作為公文，必須包含標(biāo)題、正文、簽發(fā)等。規(guī)范的公文應(yīng)該具備完整的內(nèi)容，并且能夠做到文種合理、擬制格式規(guī)范、簽發(fā)符合審批權(quán)限、公文標(biāo)題正確、主送單位和抄送單位準(zhǔn)確、落款與公文一致、日期與實(shí)際相符。此外，公文的行文應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范字，不要濫用簡稱，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。在此基礎(chǔ)上，還要確保公文印刷的質(zhì)量。公文的印刷應(yīng)當(dāng)保證字跡鮮明、清晰，并使用不容易褪色的筆種、墨水和紙張，以利于公文歸檔之后所形成的檔案資料能夠長久保管利用。

2 做好立卷工作，按標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)分類歸檔

檔案管理中，不同類型的檔案有不同的管理要求，更有不同的保密要求。為了做好不同類型檔案的保密管理，在檔案工作中，有必要對檔案進(jìn)行分類，根據(jù)檔案的不同類別、不同保密要求，進(jìn)行分類管理。科學(xué)合理的分類，既有便于保管，又便于檢索利用，可以更好地提高檔案資料的利用價值，這既是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，也是檔案資料管理的最終目的。做好立卷工作需要從以下幾個方面入手：一是要建立“以我為主”的意識，將本單位在各項(xiàng)重要工作中形成的文件作為主要的歸檔資料；二是要檢查“資料完整性”，不規(guī)范、不完整的文件資料不予立卷，只有做到規(guī)范、完整后才進(jìn)行立卷或歸檔，以免檔案資料的無序和混亂；三是要堅(jiān)持“價值原則”，正確區(qū)分文件與資料，根據(jù)文件內(nèi)容、形式和作用進(jìn)行分類整理，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，以提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，防止不該歸檔文件混入，同時，防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證。

3 加強(qiáng)使用環(huán)節(jié)控制，規(guī)范檔案調(diào)取回收管理

規(guī)范檔案的調(diào)取和回收管理，規(guī)范檔案使用環(huán)節(jié)的過程控制，是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要內(nèi)容。在檔案借閱、使用的過程中，對于檔案的調(diào)閱、移出、銷毀應(yīng)該按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，嚴(yán)格履行規(guī)定程序，經(jīng)過指定的領(lǐng)導(dǎo)人審批通過之后，做好登記，完成簽字等手續(xù)，然后才能調(diào)閱。檔案使用完畢后，應(yīng)及時收回，并進(jìn)行檢查、清理、核對，看是否有失密、泄密問題，如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)該及時查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

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