關(guān)于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的幾點(diǎn)思考

邱進(jìn)文

【摘要】隨著改革開(kāi)放的不斷深入和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)得到了長(zhǎng)足的進(jìn)步，中國(guó)的檔案管理事業(yè)朝著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，大力推進(jìn)高校檔案數(shù)字化管理大有可為。全國(guó)普通高等院校是為社會(huì)輸送高素質(zhì)、專業(yè)型人才的優(yōu)質(zhì)基地，高等院校的學(xué)生是社會(huì)變革和推動(dòng)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的生力軍，開(kāi)展數(shù)字化管理模式，可以促進(jìn)檔案管理的科學(xué)性，順應(yīng)現(xiàn)代化管理的腳步。

【關(guān)鍵詞】高等院校 學(xué)籍檔案 數(shù)字化 管理

一、高等院校數(shù)字化檔案管理意義和現(xiàn)狀

（一）高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的重要意義

高等院校的檔案管理工作，關(guān)系到每一位學(xué)生順利畢業(yè)和成功就業(yè)。普通高等院校的學(xué)籍和檔案，記錄了每個(gè)同學(xué)在大學(xué)四年期間學(xué)習(xí)生活的各種細(xì)節(jié)、行為。它包過(guò)在校就讀期間，學(xué)生所獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)和證書(shū)影印、學(xué)校對(duì)于學(xué)生失當(dāng)?shù)男袨樽鞒龅姆N種懲罰和記錄、學(xué)生在每一個(gè)學(xué)年度參加各個(gè)課目的考試成績(jī)情況、學(xué)生在校期間參加的各種社團(tuán)組織和假期進(jìn)行的各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐成果，以及學(xué)生的詳細(xì)住址、受教育經(jīng)歷、老師和班干部評(píng)價(jià)等等原始和真實(shí)的信息。高校的學(xué)籍檔案工作能夠把學(xué)生在校期間的所有活動(dòng)真實(shí)地表現(xiàn)出來(lái)，學(xué)籍檔案將會(huì)成為社會(huì)的各個(gè)職能部門(mén)和企事業(yè)單位選擇人才的重要參考依據(jù)，是用工崗位招聘面試時(shí)獲得的重要參考指標(biāo)，同時(shí)也是企業(yè)使用畢業(yè)生人才的基本判斷條件。

（二）高校檔案數(shù)字化管理建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，信息全球化和辦公網(wǎng)路化趨勢(shì)越發(fā)強(qiáng)烈，不斷推進(jìn)的信息化進(jìn)程對(duì)全國(guó)普通高等院校的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理提出了更高的要求，高等院校的教育改革也要求在學(xué)生學(xué)籍檔案管理建設(shè)方面要做出創(chuàng)新。

傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式已經(jīng)不再滿足當(dāng)前信息量龐大和資料繁雜的學(xué)籍檔案管理，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理比較簡(jiǎn)單，學(xué)生的履歷可能只是一兩張紙的內(nèi)容，但是，如今隨著我國(guó)高等院校教育工作的不斷推進(jìn)，學(xué)生在在校活動(dòng)逐漸地豐富了起來(lái)，各種省內(nèi)省外的學(xué)科競(jìng)賽活動(dòng)，甚至與國(guó)外友好院校的交流活動(dòng)多了起來(lái)，學(xué)生的在校履歷不再像以前那樣單薄，學(xué)生的個(gè)人作品和參賽獲獎(jiǎng)資料等變得多了起來(lái)。

（三）必須高度重視高校學(xué)籍檔案管理工作

傳統(tǒng)的高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理是為以前的社會(huì)就業(yè)形勢(shì)服務(wù)的，上個(gè)世紀(jì)，由于大學(xué)生數(shù)量并不多，國(guó)家采取的是包分配的制度，大學(xué)畢業(yè)生畢業(yè)后只要拿著自己檔案按時(shí)到單位報(bào)到就行了。如今的社會(huì)，流行的是自主擇業(yè)方式，學(xué)生畢業(yè)之后，需要頻繁的前往就業(yè)市場(chǎng)，對(duì)于個(gè)人學(xué)籍檔案的攜帶提出了更高的要求。為了解決這一問(wèn)題，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)，各大高校的檔案管理人員必須要落實(shí)好數(shù)字化管理的各項(xiàng)要求。對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及檔案管理專用的軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行科學(xué)和電子化的檔案信息管理。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案袋管理方式，如今的信息化管理可以做到管理方式更加高效，管理手段更加便捷，管理過(guò)程更加快速。

二、改進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化管理措施，創(chuàng)建高效檔案系統(tǒng)

（一）發(fā)揮數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行學(xué)籍檔案管理數(shù)字化管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案紙很容易受到蟲(chóng)蛀、水漬泡的影響，由于紙質(zhì)的特殊性，學(xué)生檔案如果保存不當(dāng)，一旦發(fā)生火災(zāi)，后果不堪設(shè)想。另外，紙質(zhì)檔案管理，對(duì)保存環(huán)境的要求比較高，檔案的拿取和整理相當(dāng)不便，浩如煙海、數(shù)量龐雜而笨重的檔案資料需要大量的檔案管理人員來(lái)進(jìn)行擺放整理和日常維護(hù)。

紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中，還需要占用較大的空間來(lái)進(jìn)行物品存放，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。相比較傳統(tǒng)落后的學(xué)籍檔案管理，數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代檔案管理方式就顯現(xiàn)出巨大的優(yōu)勢(shì)。檔案管理人員在進(jìn)行日常管理時(shí)，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)康技術(shù)，將不同的檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的數(shù)字化形式存在的檔案資源，并對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化的保存，海量的檔案信息只需要儲(chǔ)存在輕便易攜帶的網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)中，就能夠方便的實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的儲(chǔ)存。同時(shí)，學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理還能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的資源共享，工作人員調(diào)取、學(xué)生運(yùn)送個(gè)人檔案將會(huì)變得十分方便，輕輕點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成這一過(guò)程，從而實(shí)現(xiàn)了檔案管理的功能完整和結(jié)構(gòu)有序。

（二）提高工作效率，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)

各大高校要想切實(shí)做好本校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，畢業(yè)要完善本校的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。各個(gè)高等院校需要按照本校的實(shí)際情況，結(jié)合校內(nèi)的檔案管理硬件設(shè)施，不斷完善系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)字化檔案管理。當(dāng)前，由于很多高校的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)僅僅是在學(xué)校系統(tǒng)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，并沒(méi)有連接上外部網(wǎng)絡(luò)，使得高校檔案部門(mén)的學(xué)籍管理水平程度比較低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的遠(yuǎn)程控制。結(jié)合這一現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，高校可以建立檔案管理辦公和網(wǎng)絡(luò)管理集為一體的信息化檔案管理系統(tǒng)，學(xué)校的檔案管理工作者可以把以前的網(wǎng)絡(luò)信息分散化朝網(wǎng)絡(luò)管理方向發(fā)展。

（三）外包網(wǎng)絡(luò)建設(shè)任務(wù)給專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)公司

高校檔案管理人員可以將檔案管理工作外包給校外網(wǎng)絡(luò)公司進(jìn)行管理，將圖書(shū)館內(nèi)部的學(xué)校檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)外包給其他的公司，可以極大的提高檔案管理的效率。這些公司常年從事各種數(shù)字化學(xué)籍檔案管理的建設(shè)工作，對(duì)于高等院校的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，他們可以用最先進(jìn)的Dreamweaver技術(shù)打造網(wǎng)頁(yè)更加簡(jiǎn)潔，讓校職工在查找檔案資料時(shí)更加方便。

打造智能高效的校內(nèi)網(wǎng)的內(nèi)部網(wǎng)站，可以方便學(xué)生通過(guò)Internet檢索，輕松的檢索到自己檔案的錄入情況。另外，經(jīng)過(guò)這些網(wǎng)絡(luò)公司優(yōu)化過(guò)的高效數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，可以同時(shí)容納更多的工作人員進(jìn)行網(wǎng)上在線檔案的瀏覽、整理和分類工作，方便教職員工查找各種需要的學(xué)籍檔案。經(jīng)過(guò)優(yōu)化后的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，教職員工可以通過(guò)Baidu、Google等外部網(wǎng)絡(luò)搜索引擎輕松實(shí)現(xiàn)檔案的訪問(wèn)和搜集工作，真正完善地管理了學(xué)籍檔案的數(shù)字化系統(tǒng)。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，我國(guó)的很多高等院校內(nèi)部系統(tǒng)的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作，都還處在相對(duì)初級(jí)的階段，數(shù)字化和信息化程度并不高，相比較于北美、日本、英國(guó)等東西方數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)，我國(guó)的學(xué)生檔案數(shù)字化管理還很不足。推進(jìn)高校數(shù)字化管理體系這一任務(wù)，是一項(xiàng)浩大而艱巨、復(fù)雜而偉大的工程。各大高效的檔案部門(mén)必須要根據(jù)自身的實(shí)際情況，循序漸進(jìn)的步步推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程，切記不可急于求成，建設(shè)不可急功近利。在進(jìn)行數(shù)字化管理的過(guò)程中，將21世紀(jì)最為先進(jìn)的電子信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)盤(pán)技術(shù)、多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)等科學(xué)巧妙地應(yīng)用到建設(shè)活動(dòng)中。只有這樣，才能夠最終實(shí)現(xiàn)高等院校學(xué)籍管理的數(shù)字化和科學(xué)化。

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