如何提高高校會計檔案的利用效率

尹允

[摘 要]高等院校是培養人才的重要場所，因此，國家在教育事業上的投入非常大。高校為了維持學校的正常運行，對財務方面的問題都格外重視。高校會計檔案對過去高校經濟活動進行記錄，為高校財務決策提供依據。

[關鍵詞]高校；會計檔案；利用效率

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.027

[中圖分類號]G495 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-00-01

根據財務會計相關的法律法規規定，高校需要對會計憑證、會計賬簿以及相關會計核算的資料建立檔案，并對其進行妥善的保管。高校的會計檔案是對過去高校經濟活動的記錄，是將所有的原始數據以及原始檔案整合成為有效的數字電子檔案，為院校制定詳細的財務規劃、調查取證以及進行財務決策提供重要依據。

1 會計檔案基礎工作的重要性

在會計檔案管理中，只有領導重視，檔案管理的基礎工作才能順利進行，高校會計基礎工作的水平才能提高。如果領導對財務檔案工作高度重視，那么其檔案部門就會更加深刻地認識到自己的責任，更清楚地看到檔案基礎工作的問題。高校的管理人員不僅要加強學習，提高自身的檔案管理水平，還要采用多種管理方式對檔案管理人員進行培訓，按照相關的規章制度開展工作，為檔案部門創造良好的工作環境。

2 提高高校會計檔案利用效率的途徑探析

會計檔案是高校檔案的一個重要組成部分，如何有效地提高其利用效率對于高校檔案管理工作的效率提高來說至關重要。下面筆者將對如何提高高校會計檔案利用效率問題進行探討。

2.1 建立健全高校會計檔案規章制度

只有健全高校檔案規章制度，才能做好會計檔案的基礎工作。高校的會計檔案管理部門需要按照相關法律法規進行檔案的管理工作；同時，還需要結合本院校的實際情況，建立會計檔案管理制度，建立健全高校內部控制制度，保證本院校的會計檔案基礎工作的規范化與制度化。由此，各高校需要采取多種管理方法及措施，定期對會計檔案管理制度的落實情況進行檢查和改進，并對管理過程進行監督控制，一旦發現問題，及時加以解決，避免造成不必要的損失。

2.2 規范高校會計檔案管理工作

對會計檔案資料進行規范化管理是高校檔案管理工作的重要組成部分之一。規范會計檔案管理工作一方面可以對相關的檔案進行規范整理，方便使用并提高效率。另一方面，也可以提高工作人員的專業技能和綜合素質，促進高校會計檔案管理工作的科學化發展。高校會計檔案管理是一項復雜而細致的工作，有特定的要求。如裝訂憑證時，必須使用統一的會計憑證專用裝訂封皮；封粘裝訂線，并在封粘處加蓋相關的印章，會計憑證封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全；會計檔案的保管需要專業人員負責，要在檔案保管室內配置檔案專用柜和必要的防火防盜設施，保證檔案存放的安全性；對檔案的建立需要制定權責制度，對沒有權限的員工禁止隨意對相關財務檔案進行處理；相關檔案管理人員在職位變動時，要做好交接工作。

2.3 提高會計檔案管理的信息化水平

按照檔案管理的相關要求，高校會計檔案應由專門的人員和場所保管，檔案室應具有防磁、防塵、防潮等必備的硬件條件。目前，大多數檔案還是通過紙質會計檔案進行記錄和保存的，由于紙質檔案的字跡日久易消淡，在移交時容易出現丟失的現象，有些高校引入了局域網技術，將信息化融入到檔案管理工作中。

對于那些已經實現信息化會計檔案管理的高校，需要注意的就是相關設備的維護及使用。對于計算機來說，病毒無疑是威脅其安全的重要因素。為了防止病毒通過各種途徑傳播，檔案室的計算機系統要定期查殺毒和更新升級系統。如需安裝相關軟件，要請專業的計算機系統維護人員來進行。在信息化條件下，存放會計檔案的庫房一定要避開磁場，如果數據存儲在軟盤里，則要防止其接觸永久磁鐵。一般情況下，檔案存儲室的適宜溫度要保持在15℃～30 ℃，相對濕度保持在45%～65%，庫房應配有相關的測量儀器和空調器，定期檢查，要從根本上防范會計檔案信息化管理風險。

2.4 提高高校會計檔案的利用水平

檔案的一個重要用途就是可以為各種研究提供有利的歷史依據。會計檔案只有真正得到利用才能實現其價值，才能體現檔案管理的意義。對于高校會計檔案管理工作來說，在考慮如何將檔案管理好的同時，也需要去思考如何實現這些檔案的價值。要通過推進檔案數字化和資源的共享，為會計檔案的利用創造平臺。

3 結 語

作為高校檔案管理的一個重要組成部分，會計檔案管理工作的效率一方面體現了高校整體的管理水平，另一方面也影響到高校的良好發展。只有通過合理的途徑提高會計檔案管理的水平，才能實現檔案的真正價值。

主要參考文獻

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[2]高春雷.淺談財務檔案管理的規范與水平的提高[J].行政事業資產與財務，2011（12）.