企業業務招待費的規范化管理問題分析

黃冰冰

[摘 要]業務招待費用是企業在銷售過程中必然產生的一種費用。由于交際和應酬的范圍可大可小，所以不能完全對業務招待費進行嚴格管理和控制，這就很容易造成企業成本增加。因此，各企業都需要控制業務招待費并做到正確核算，從而避免出現招待費使用不規范的情況。

[關鍵詞]業務招待費；管理；規范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.019

[中圖分類號]F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-00-01

1 企業業務招待費用概念

在企業日常運營管理過程中，用于接待和應酬的各種費用的總和被稱為業務招待費，如商務洽談、公關交往、會議接待及產品營銷等。對企業來說，為提升自身的品牌屬性、市場占有率及競爭力等，投入資金非常必要，而且國家明確規定了這方面的計取比例?？墒遣簧倨髽I在運營過程中會遇到各種各樣難以控制的因素，導致業務招待費用嚴重超標。當前，中央領導集體倡導厲行勤儉節約，并提出“八項規定”整頓工作作風，為提升企業業務招待費用的管理水平提供了必要的環境基礎。分析目前企業業務招待費用超標的主要因素并加以管理，同時注重勤儉節約，以更好地優化和控制企業的業務招待費用。

2 企業業務招待費用管理的問題

2.1 攀比之風嚴重

當前，很多企業業務招待費用超標的一個重要因素就是攀比心理過于強烈。近年來，我國經濟發展速度很快，企業競爭也日益激烈，很多企業為了贏得客戶和市場，不斷提升招待規格、娛樂檔次，導致招待費用不斷創出新高。另外，很多企業不僅開展普通的宴請活動，還進入高檔會所消費，并且為客戶或者領導購買價格昂貴的高檔紀念品。這種招待方式顯然會讓企業的招待費用不斷攀升。企業之間的攀比之風愈演愈烈，這些高檔消費的支出比例越來越高，企業不得不增加招待費用，這不僅增加了企業的經濟負擔，而且還嚴重影響社會風氣。

2.2 企業招待費用的用途極其廣泛

當前，我國很多企業招待費用的支出范圍越來越廣，甚至將一些工作人員的私人宴請、送禮費用也納入其中。主要體現在以下幾點。第一，企業招待費用名目和種類增多，占據企業業務的諸多層面，如名煙名酒、購物、娛樂等。此外，還巧立名目增加招待費用。第二，部分工作人員將個人晉升或個人宴請朋友所花的費用也納入到企業的業務招待費用中；第三，不少企業的業務招待費科目中所反映出來的具體消費數據和真實數據之間存在差異，如有些招待費被歸入會議費或福利費中。

2.3 企業內控管理制度相對落后

部分企業采用的是先支付后報銷的管理制度，但是在費用支出環節缺乏完善的內控制度，導致存在很多漏洞，如報銷時存在發票作假甚至金額多開的現象，其真實性難以控制。這實際上反映了企業內控制度不完善。同時，很多地區的發票聯網技術還不夠完善，導致發票作假現象的產生。

2.4 節儉意識不夠強

當企業的日常招待費用轉化成公用費用時，部分管理人員認為，公費不屬于個人，產生“不花白不花”的小市民思想，缺乏應有的節約意識。另外，一些管理人員利用職權便利，在招待宴請時，不注重具體的業務需求而一味選擇高檔昂貴的會所進行消費和娛樂，導致企業的日常招待費用明顯增加，增加了企業的運營成本。

3 提升招待費用管理水平的對策

3.1 列出招待費用的具體明細

第一，規定招待費用的具體適用對象的細節，什么對象應用什么招待費用。第二，規定招待費用的列支明細，主要內容可包括招待就餐費用和特殊招待費用。第三，規定會議費用、差旅費用等相關明細，包括洽談費用及贈送禮品費用等，并明確規定這些費用的適用對象。

3.2 明確招待費用控制原則

明確招待費用的控制原則，其中包括總額控制、預算管理、獎懲措施、進度管理及杜絕例外等內容。具體要做到以下幾點。第一，加強總額控制。進行總額控制之前，要對單位的發展規模及階段等進行評估，招待費用的存在目的是維持企業的持續穩定發展。第二，進行分層量化。分層量化主要指的是要將招待費用具體預算到相關部門。第三，例外費用的使用原則明細。在企業招待費用中可能存在各種例外，對這些例外不能另開口子，要將其轉化成例內進行控制，有效杜絕招待費用的泛化問題。

3.3 嚴格管理及規范操作

從國家層面，需要針對財務主管部門和國庫集中支付制度等，改革招待費用管理制度，特別要加強招待費用的嚴格審批制度。同時，要將招待費用納入到對應級別的部門預算中。另外，進一步落實國庫集中支付制度，并嚴格按照政府采購的相關規定執行。對單位內部而言，需要進一步強化審批制度，采用一卡雙簽制度，并嚴格落實。

3.4 嚴格紀律，推行責任制

嚴格來說，單位在招待時，不可以無資金來源胡亂開支，也不能對無關人員消費的費用給予報銷。另外，不能以招待費用為借口挪用專項資金，更不能隨意突破招待費用的標準。杜絕弄虛作假騙報招待費用來滿足一己私欲的現象發生。杜絕以招待費用的名義來進行實質上的公款消費。企業要明確規定各項條例，將責任落實到個人，做到違反紀律必究，并由責任人承擔已經花費的費用。

3.5 創新招待方式

招待的目的是為了增強雙方交流效果，協商合作意向，并最終達成共識。隨著社會的發展，招待形式呈現多元化，對企業來說，要結合這些不同的招待方式進行自身的創新。一方面要滿足溝通的需要；另一方面，要節約經費。例如，可將傳統的吃飯唱歌活動改變成喝茶的方式，喝茶這種傳統交流模式更容易讓環境變得輕松，不僅節省了費用，還會提升溝通效果。創新招待方式，可節約招待費用，提升企業的經營管理水平。