淺談高校二級學院研究生教學秘書管理工作

師歌

摘 要：在高校研究生教育工作中，研究生教學秘書是一個不可或缺的重要職位。為了使研究生教學管理工作更科學、更有效地進行，本研究結合研究生教學秘書的實際工作，分別對研究生教學秘書的工作職責、工作特點以及如何做好研究生教學秘書等方面進行了闡述。

關鍵詞：研究生教育;教學秘書;管理

近年來，隨著我國高校研究生招生數量的不斷擴增以及研究生管理工作的質量逐漸下降，二級學院研究生教學秘書的工作問題也越來越多。[1]研究生管理工作任務越來越繁重，如何使研究生教學秘書在管理工作中掙脫傳統的思想管理模式，開展更加有序的研究生教學管理工作，使研究生教學管理工作更加科學、有效，目前已經成為每一個基層管理人員面臨的主要問題。

一、研究生教學秘書的工作職責

在研究生工作中，從事最基礎的管理及服務的人員即為研究生教學秘書，他們是高校研究生教學管理鏈順利進行的基礎，是研究生教學管理各項工作的具體實行者，因此，研究生教學秘書是研究生管理體系中不可缺少的崗位。[2]通常，高校二級學院研究生教學秘書主要的工作包括以下幾個方面：

1.研究生專業課的設置與管理

研究生教學秘書主要是協助領導對日常教學進行管理，協助學科領導及分管主管對研究生培養方案進行制定與落實。每學期開學初，依據校級研究生培養計劃，對任課教師的教學任務進行落實，對本院研究生專業課課程表進行編排，對教學任務及開課計劃進行下達與上報，同時對教學管理中需要處理的各種問題進行協調與解決。

每學期快結束時，提醒任課教師出考試試題，安排學科考試，完成考試后，通知教師對研究生成績進行錄入，同時上交成績單及試卷進行歸檔管理。

2.研究生論文管理

協助領導及學科主任對研究生的論文開題、中期考核及答辯等工作進行安排與整理，并對較為復雜繁瑣的研究生畢業與學位授予資格進行審核。此外，還要對所有研究生的相關資料進行填寫、統計、分類及歸檔等。

3.研究生招生及檔案的管理

通常，研究生教學秘書都會參與研究生的招生宣傳、復試及面試的安排，同時還要參與研究生學籍管理及研究生培養環節的審核。此外，對于研究生成績、試卷及教學文件的整理、歸檔等工作也都離不開研究生教學秘書。

二、研究生教學秘書的工作特點

由于研究生管理工作較為繁瑣，研究生教學秘書的工作進而也較為復雜，其工作特點主要包括以下幾個：[3]

1.對象廣

學生與教師是研究生教學秘書工作的主要對象。根據我國社會目前的發展需要，高校對于研究生培養的方案也進行了相應調整，但其主體方向變化不大，相應任課教師的變化也不大。因此，研究生秘書不僅要對學生及教師進行教學服務，同時還要與相關職能部門打交道，只有及時、有效、融洽地與這些部門進行溝通，才能夠起到上傳下達、承上啟下的橋梁作用，才能夠確保院系各項教學計劃順利進行，確保教學培養方案能夠順利落實。[4]

2.內容多

研究生教學管理工作是一項綜合性的服務工作，其中常規性的管理工作包括招生工作、學籍管理、教務管理、成績管理、教學檔案管理等，這些工作的連續性較強，所有方面的管理都需要教學秘書的參與，且每一個環節都需要教學秘書進行較為大量的工作。

3.責任大

每個學期的各個時段，研究生教學秘書都要嚴格按照教學計劃進行工作，因此，在教學時間段安排方面，教學秘書的工作是存在一定規律的。對于研究生教學秘書的工作，多數人都認為是一些常務性的事務，毫無“含金量”技術可言，只要做到早準備、早計劃，就能夠確保教學管理工作的有序開展。但教學秘書的工作并不像人們想象的那么簡單，是比較復雜和繁瑣的。而且無論教學秘書工作是常規性的還是偶然性的，對于一些問題的解決稍有疏忽都會影響學生的學習進度，甚至影響學生就業及以后人生。[5]

三、如何有效開展研究生教學秘書工作

綜上所述，不難發現，要做一個合格、優秀的研究生教學秘書充滿了困難與挑戰。本研究認為，要想提高研究生管理水平，可以從以下幾方面著手：

1.加大對研究生教學秘書工作的重視

很多人認為，教學秘書的工作不是教學工作的主要部分，只不過是管管成績、排排課而已。然而，該工作并非如此，一名優秀的研究生教學秘書，不但要有秘書、管理方面的知識，同時還要對相關專業的內容較為熟悉。通常來說，考生首先聯系到的是教學秘書，教學秘書只有對相關專業熟悉才能更好地對專業進行介紹，增加那些喜歡本專業的考生信心。而且，熟悉相關專業還有利于與學生的日常溝通。研究生教學秘書不僅要管理招生、教務、學籍、考務等工作，還要管理研究生日常學習生活，如材料提交時間、證件注冊、各類活動的申請等，如果教學秘書不熟悉這些專業，那么，他們極有可能無法與學生溝通。

2.強化自覺服務的意識

研究生教學秘書不僅僅是一個管理者，同時還是一個服務者。教學秘書應充分認識自己的價值充分了解自己的工作性質，積極主動地服務于教師和學生，及時向師生傳達學校的方針政策，對本院教師與研究生的意見及構想及時反映給學校，做好學校與師生之間的橋梁。

為學生的學習生活服務，為教師的教學工作服務，為上級部門的管理服務是研究生教學秘書的工作重心。[6]因此，面對研究生這個較為特殊的群體，教學秘書應當切實地站在對方的角度去思考并解決問題，做到一切以學生的發展為主。

對于上級部門，應多請示、匯報，及時了解研究生整體情況，多收集、整理、分析信息，協助上級領導解決實際問題。

3.強化與研究生導師之間的聯系

高校研究生接觸最為頻繁，關系最為密切的是研究生導師。在研究生培養的全過程都離不開導師的指導。研究生學業論文的質量，各種能力的培養都是研究生教學質量的重要指標，這些都與導師密不可分。因此，在研究生教學管理工作中，就要求院系教學管理秘書充分與研究生導師和學生進行溝通，通過導師對研究生的情況進行及時了解，適當提取導師對研究生教學管理工作的意見，并及時反饋導師提出來的問題。

4.加強信息平臺在研究生教秘工作中的應用

現代社會是一個信息化社會，傳統行政管理方法已經不能適應新的發展需要，高校研究生教秘的日常工作不可避免地會參與到信息化的各種進程中。通過各種類型的信息管理平臺、系統控制平臺擺脫傳統工作方式，使工作更加高效、便捷。這就要求高校在研究生教秘管理的信息化方面要統一各種信息平臺，通過身份認證，能夠授權使用各種具體應用，使孤立的信息體成為一個整體，實現信息的開放和共享。

四、結論

近年來，隨著我國高校研究生教育的不斷發展及研究生教育管理的不斷變化，對于研究生管理和教育者的要求也越來越高。研究生教學秘書不但要有較高的責任心、服務意識、心理素質及管理水平，還要具備相關的專業知識，對當今現代化管理手段能熟練地使用。

為提高研究生教育管理的效率，研究生教學秘書必須在工作中不斷學習新的管理知識、專業知識及信息化技術等，并且切實提高自身的業務水平及政治素質，探索出更好的管理模式，為研究生的教育管理貢獻自己的力量。

參考文獻：

[1]趙 娜，徐 媛，濮 昱.淺議如何做好高校研究生教學秘書[J].中國電力教育，2008（23）.

[2]尹 典.高校教學秘書職業倦怠的成因及對策[J].長春工業大學學報（高教研究版），2013，06（04）：39—41.

[3]楊新艷.淺談高等院校教學秘書的角色定位與素質要求[J].輕工科技，2013，11（12）：125—126.

[4]梁小娟.淺議二級院系研究生教學秘書工作的復雜性及相應對策[J]. 當代教育論壇（教學研究），2010，9（10）：19—20.

[5]喬 暢.淺談教學秘書工作的幾點體會[J].科教文匯（上旬刊）， 2012，06（12）：7—9.

[6]李園樂.淺談高校二級學院教學秘書能力結構與個人發展[J].現代交際，2012，09（10）：211—222.

（作者單位：北京工商大學）