工程檔案的管理探析

陳紅

【摘要】工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義，分析了工程檔案與工程質量之間有著密切的關系，最后提出了如何做好工程檔案管理的應對措施，以確保工程質量。

【關鍵詞】工程項目；檔案管理；問題

【Abstract】Project files are an important part of the file. This paper analyzes the significance of the project file management， analyzes the relationship between works closely with the quality of the project file， and finally the question of how well the project file management response measures to ensure project quality.

【Key words】Project；Records management；Issues

對工程檔案的管理是整個工程建設管理中一項重要的基礎工作，指建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。保證工程檔案資料的準確、完整和系統尤為重要，因此，如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。

1. 工程檔案管理的重要意義

1.1完善工程實施狀態，確保質量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經理承包責任制的方式，由項目經理全權負責工程施工的質量、進度、安全等，以便突出工作效益和經濟效益。項目經理承包責任制對確保工程項目的完成起著重要的作用，在工程項目承包合同中，針對不同內容，確定不同的目標，只有在工程項目完成后，所有目標達到先前所制定的考核標準，項目承包獎才能得到兌現，如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中，就能保證工程施工文件材料的完整、準確、系統。

1.2建設工程檔案是建設工程的有機組成部分。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產生并積累。在項目開工建設前已經形成并積累的文件被稱為建設工程準備階段文件，項目經費落實和項目預算編制、概要設計、招投標、及項目具體實施的根本依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要經送檢合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用進程中，應該根據指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施中還有旁站監督記錄和檢測記錄，出現了問題還有調整指令和變更說明等等，這些都需要工程資料來指導。

1.3建設工程檔案直接反映建設工程質量的好壞。建設工程質量關系到人民的生命財產安全，因此，質量問題是重中之重，建設檔案的管理好壞也直接影響到工程質量的好壞，隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展，對建設工程質量有了嚴格的定義，即建設工程質量是指工程滿足業主需要的，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下，工程質量也會更加得到重視。

2. 如何完善工程項目檔案管理

2.1做好項目實施前的準備工作。先期介入，控制為主。在工程準備階段，建設單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務，所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此，為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全，建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任，做到以預防為主的重點。

2.2檔案管理要明確范圍，突出重點。總的來說，每一個工程項目都必須經過工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等；在監理方面有監理規劃、監理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監理總結等；在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等；竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對于不同地區、不同規模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此要把握重點，抓住主要環節。

2.3促進檔案信息化建設。

2.3.1檔案工作人員要樹立檔案信息意識。馬克思主義哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業相互結合，共同發展。

2.3.2提高檔案信息化水平技術。

（1）配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。

（2）檔案中心目錄及全文的數字化。檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。

（3）對上網信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。

2.3.3提高檔案信息管理水平。信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變。現今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統開發和檔案利用過程中發揮著重要作用。

（1）隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現實問題。早在2002年，國家檔案局就發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。

（2）檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經過軟件的整合和開發，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經濟社會發展過程中的一筆巨大的文化財富。

（3）“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。

（4）從安全角度來說，優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。

2.4進一步提高項目檔案管理人員的素質。檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。

提高認識，加強培訓。一是要提高各檔案館（室）對新形勢下檔案工作重要性的認識，從思想上強化服務意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓，提高業務素質。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設，對嚴重影響基建檔案質量的，就要追究相關人員的責任。

3. 結語

總之，相比一般的檔案管理，工程項目的檔案管理更加具有系統性、專業性。其檔案貫穿于工程實施的全過程，因此，是對工程項目的一個更加直接有效的控制，因此，在建設工程檔案管理已有成效的基礎上，進一步完善建設工程檔案管理工作，為建設社會主義和諧社會做出切實的努力。

參考文獻

[1]劉來芳. 對建筑工程技術資料管理若干問題的分析和建議. 城建檔案， 2007，（09） .

[2]張海艷，文毓初. 淺談工程項目檔案的管理. 科技信息， 2009，（02）.

[3]王云. 淺談建設項目檔案的管理. 山西檔案， 2008，（05）.