高職院校檔案管理的問題與對策

胡少霞

【摘要】 高職院校檔案管理不但是行政管理的一部分，還具有自然性和社會服務性。在高職院校檔案管理工作中，不僅要隨時更新檔案信息，也要對那些失去價值的檔案認真銷毀，還要消滅檔案管理的盲點，確保每一份檔案都是齊全、準備和規范的；院校領導要從思想上重視檔案管理工作，加大檔案管理工作的投入，才能輕松釋放檔案收集、保存、查閱等工作壓力，促進我國高職院校檔案管理的規范而有序。

【關鍵詞】 高職院校 檔案管理 問題與對策

高職院校的檔案管理工作涉及眾多方面，在各種工作中都會形成一定的資料進行保存，為高職院校的發展提供了詳細的檔案記錄。由此可見，檔案管理工作是高職院校的重點，隨著檔案管理工作的成熟與完善，高職院校檔案管理工作的服務性功能越來越明顯，只有發現我國高職院校檔案管理工作的不足，通過改革與創新來提高檔案管理化水準，才能突出高職院校檔案管理工作的價值與意義。

一、高職院校檔案管理工作的職能

目前，人們對檔案管理重要性認識越來越明確。從檔案的功能方面來看，檔案管理不僅是高職院校的行政管理的一部分，它的職能主要表現為檔案所具有的自然和社會服務性，具體的講：一是對高職院校檔案收集、保存等基礎性功能，也被稱為自然功能，主要是客觀地反映高職院校在招生就業、科研、社會實踐等方面的真實狀況；二是新時期的高職檔案管理，還應該提供一定的社會服務延伸功能，比如檔案的宣傳教育功能，對推進我國文化繁榮有積極的現實意義。

二、高職院校檔案管理的問題

從整體來看，較之以前，我國高職院校檔案管理工作已經有了較大的變化，檔案管理正向著規范化、系統化方面邁進。但在實際工作中，依然存在著一些問題限制了高職院校管理工作的開展。

一是與普通高校相比，高職院校的檔案管理工作難度較大。高職院校檔案工作受到生源、學生變動、體制等客觀因素的影響，不能對檔案進行及時或同步更新，這種檔案管理工作的滯后性，也大大降低了檔案的可信度。

二是檔案內容自身的缺失。我國很多高職院校是通過合并或升級等方式而組建，現行的一些檔案管理標準還有所欠缺，導致了很多檔案信息不完整，比如學籍檔案中有關入學前的信息被中斷，檔案中只是由在校成績或鑒定表構成，為學生未來畢業或就業造成了一定的困難。

三是信息化建設水平有待提高。信息技術為檔案管理帶來了新的活力，但要完成檔案管理信息化建設，需要大量的人力、資金的投入，高職院校為了更好地生存與發展，更多的將大量優質資源投入到教學或科研工作中，對檔案管理的現代化建設還有一定的距離。

三、優化高職院校檔案管理的措施

正因為檔案管理工作在高職院校中的作用如此顯著，通過檔案管理來促進高職院校的發展，讓檔案成為宣傳高職院校教育理念和成果的窗口，具體應從以下幾個方面進行：

首先，高職院校檔案種類繁多，可以是文書檔案、教學檔案，也可以是教育檔案、財務檔案，面對如此復雜的檔案管理工作，首先做好的是檔案的鑒定與銷毀，不僅要隨時更新檔案信息，也要對那些失去價值的檔案認真銷毀，保證檔案管理做到有的放矢。

其次，高職院校要積極借鑒國內外有關檔案管理的先進做法，消滅檔案管理的盲點，以細致入微的管理標準來查補缺漏，確保每一份檔案都是齊全、準備和規范的。以學生學籍檔案為例進行分析，由于高職就業十分強調學生的職業能力，那些素質全面的學生更容易受到就業單位的青睞，因此，可以在學生的個人檔案中增加企業感興趣的內容，比如要認真填寫學生在不同階段的實習考評情況，既可以為學生日后就業提供詳細記錄，又打破了學生檔案千篇一律的情形，體現了檔案管理的差異化服務。

最后，要全面對高職院校檔案管理工作進行改變，這是落實檔案管理成果的保證。所謂改變主要從思想和客觀條件兩方面入手，盡管高職院校是近些年來剛剛起步的新事物，但這不能成為忽視檔案管理工作的理由。一是要從思想上重視檔案管理工作，讓其能夠真正為招生、教學、科研等工作提供更加翔實的第一手資料；二是要加大檔案管理的硬件設施投入，建設用于檔案管理的專業場館，在網絡技術的支持下，構建檔案管理信息系統，不僅滿足院校內部人員的使用要求，還可以開放一定的權限供社會人員瀏覽查閱，提高檔案資源的利用效率。

四、結束語

總而言之，檔案管理是高職院校的一大重點，往往也是被高職院校所忽略的管理環節。在檔案管理快速發展的今天，盡管高職院校的檔案管理工作還有很多不足， 比如檔案信息的不全、管理手段的落后和內容填寫的不認真等，隨著時間的推移， 這些問題都將在深化檔案管理的改革中逐一被解決。所以，立足于高職院校檔案管理的實際，引進更多的科學管理手段和方法，才能輕松釋放檔案收集、保存、查閱等工作壓力，促進我國高職院校檔案管理的規范而有序。

參 考 文 獻

[1]黃夢華.如何提升高職院校檔案管理工作的服務能力和水平[J].漯河職業技術學院學報.2013（03）

[2]郭芙蓉.高職院校改善人事檔案管理的心理學路徑研究[J].辦公室業務.2013（15）