合同數據庫的建立與數據分析

楊穎

摘 要：數據分析作為對企業實行科學管理，監督整個企業活動的重要手段，是企業制定政策和計劃的主要依據，而合同管理也是一個企業生存和發展的根基，應做好合同的統計工作，進一步改進工作方法，形成一套合理有效的統計管理模式，真正體現合同統計的“信息”、“咨詢”、“監督”三大職能。

關鍵詞：數據分析；合同；意義與作用；思考

1 合同數據庫的建立

隨著我院信息化三期工程項目的深入，我院的合同管理、項目管理等功能及軟件子系統現已初步開發完成，經安裝調試運行后，達到了預期效果。對于新的合同已經可以直接錄入信息并參與到系統管理之中，但原來簽訂的合同信息由于沒有電子化數據庫，只有紙質的信息而無法加載到管理系統里。而對于合同管理來說，合同數據信息庫是基礎。國內外就這方面的發展情況，只能提供各類數據庫管理操作系統（軟件），對于各使用者來說，必需要靠自己應用該系統來規劃設計、建立相應的數據庫。

為了使我院近10年來的合同信息進入到合同管理系統中參于管理，我們一是先對歷年來的合同文本進行歸類整理，提煉信息；二是按照合同管理子系統要求設計規劃數據庫；三是組織人力錄入數字信息，建立起合同數據信息庫。即將我院近10年的紙質合同信息化，建立數據庫，供院里進行統計、分析與管理應用。

“合同管理數據庫”采用網絡化管理，查詢、統計等各項功能設置全面，字段設置根據需要可及時增減，界面簡單易操作。該數據庫的全面啟用，將本院合同管理納入統一信息化管理模式，實行整體管理、分級維護、互動監督的管理機制，利用規范的數據錄入，幫助用戶清晰記錄合同簽訂、合同變更、合同結算、合同收（付）款等信息。并形成對應的合同臺帳、合同履約情況統計等各自綜合統計信息，使合同各種信息的查詢快捷、準確、清晰。為企業提供了更加便利的操作平臺，全面提升了合同管理工作質量。

本系統基于開放的平臺，B/S架構，后臺使用SQLSever數據庫系統，進行合同數據采集與統計分析、查詢管理等。前臺全面基于瀏覽器運行，用戶能夠隨時隨地登錄并進行業務處理，不需要安裝任何客戶端，利用它可以把繁多的合同數據管理得井井有條；系統提供多種查詢方式，有固定條件查詢和自定義條件查詢等，提供多種多樣的，人性化查詢服務。同時對于每個用戶都是一套獨立的權限，從根本上保證了客戶資料和合同信息等數據的安全。

研究內容主要包括信息化在實際工作中的具體應用，計劃經營與合同管理信息系統的設計與開發，管理信息系統與網絡技術的緊密聯系等方面。使用極其方便。強大的查詢、分類、排序功能，使用戶可以立即找到自己需要的內容，分析自己需要的數據，真正做到了隨時隨地、隨心所欲，支持excel信息的導出，可以把生成的數據導入到EXCEL表格中為將來的數據挖掘分析及其他分析應用提供數據；支持定制打印，提供多種報表打印功能，充分滿足使用者的需求。同時系統提供安全數據備份功能。

進一步完善我院合同管理工作，便于對2001年至今的合同進行查找以及對比分析。合同數據庫的建立將大大提高我院合同管理工作效率，為今后合同查找、分析工作提供更為快捷、便利的工作方式，為我院院領導及各生產部門分析市場提供第一手基礎資料。計劃經營管理信息自動、有序、快速流通，提高了我院管理水平和相關部門資源共享程度，減少了重復勞動。使管理規范化、標準化，避免手工管理過程的模擬。合同號數據庫的建立同時自動生成客戶名錄，用于年度顧客滿意度調查、工程回訪、顧客投訴，以及向保險公司提交相關資料。加強我院的信息效率、協作效率、辦公效率和管理效率，促進全院整體競爭能力的提升。

2 合同數據分析

在現實的企業經營運行中，談到企業管理，人們首先想到的是企業管理體制、經營方式、組織形式、運行機制等，而統計的重要性往往被企業管理者所忽視。的確，企業管理體制、經營方式、組織形式、運行機制的有效與否，對企業適應市場經濟要求，提高經濟效益，具有重要的影響和意義。但假如沒有科學的統計依據，從企業本身而言，各項管理就如空中樓閣，虛而不實，管理過程中就不能很好地找到切入點。因此，強化合同數據分析特別是合同統計，對企業的經營。

2.1 當前企業合同數據分析工作中存在的問題

目前的企業合同統計是將采集的合同信息設置為統計臺帳并加以匯總，其工作過程是以手工操作為主。對于數據檢索、分類查詢及數據分析不能在短時間內完成，不能滿足快節奏的經營管理模式，不能及時、準確、完整地進行統計調查，更不便于進行快速、科學、有效的統計加工和整理。

2.2 合同數據分析工作的意義與作用

我們有必要明確，對企業來說，合同數據分析工作是通過搜集、匯總、計算統計數據來反映所簽訂合同的分布及發展規律。合同數據分析信息有兩個鮮明的特點：一是數量性。即通過合同數量、合同金額揭示單位在特定時間合同的數量特征，幫助我們對生產任務進行定量乃至定性分析，從而做出正確的決策。正因為如此，合同統計信息正越來越多地和其他信息結合在一起，如情報信息、商品信息等；而諸如此類信息，若能以統計數字顯示或以統計數字為依據，則可利用程度也大為提高。二是綜合性，世間一切事物都具有普遍聯系。合同統計信息從整體上看，涉及國民經濟各個行業，社會、文化、科技各個領域和人民生活的各個方面；也涉及宏觀與微觀的各個領域和環節。利用統計信息，不僅可以對事物本身進行定量定性分析，而且可以對不同事物進行有聯系的綜合性分析，既可橫向對比，也可總結歷史預測未來。由統計的特性所決定，如果一個企業建立或完善了合同統計工作制度，形成一套合理有效的合同統計管理模式，強化了統計管理，對企業而言，將具有以下作用。

既可以反映企業在某一時點上的生產現狀，也可以反映企業在一個特定時期內的動態。從現狀看，它可以反映企業目前的各種社會與自然屬性，反映企業的機構、人員、資產、負債等各方面情況。從動態看，它可以反映企業的生產發展情況，產品質量狀況，以及科技開發、經營銷售（或稱市場營銷）財務盈虧等方面的情況；還可預測未來趨勢。

參考文獻

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